■概要
会議の予定が決まるたびに、議事録用のGoogle ドキュメントを手作業で作成・共有していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや共有忘れといったミスにつながることもあります。このワークフローは、GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントの連携を自動化することで、そうした課題を解消します。Googleカレンダーに新しい予定が登録されると、自動で議事録用のドキュメントが作成されるため、会議準備の手間を省き、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントを連携させ、議事録作成の手間を省きたい方
- 会議の予定登録からドキュメント準備までのフローを自動化し、抜け漏れを防ぎたい方
- チーム全体のドキュメント管理を効率化し、生産性を高めたいプロジェクトリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定が登録されると、議事録用のGoogle ドキュメントが自動生成されるため、手作業での作成時間を短縮できます。
- 手作業によるドキュメントの作成漏れや、会議情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleカレンダー、Google ドキュメント、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションで議事録ファイルを作成します。
- 続いて、Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションで、議事録のテンプレートなどを追記します。
- 次に、Googleカレンダーの「予定を更新」アクションで、作成したドキュメントのURLなどを予定の詳細欄に追記します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、関係者にドキュメント作成完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleカレンダーでは、対象のカレンダーIDや予定の種別、特定のキーワードを含む予定のみを対象にするなど、細かく条件を設定できます。
- 作成されるGoogle ドキュメントのタイトルは、Googleカレンダーの予定名などを変数として使用し、動的に設定することが可能です。
- Google ドキュメントに追加するテキストや、Googleカレンダーの予定を更新する際の説明文には、固定の文章だけでなく、前のステップで取得した情報を変数として埋め込めます。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルを任意で指定できるほか、メッセージ本文にも作成したドキュメントのURLなど、動的な情報を組み込めます。
■注意事項
- Googleカレンダー、Google ドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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