Salesforceで商談が登録されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Salesforceに新しい商談が登録された際、関係者へのメール通知を手作業で行っていませんか？
この手作業は、通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーの原因になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談登録をトリガーとしてGmailで関連部署へ自動でメール通知を送信できるため、こうした課題をスムーズに解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談登録後、Gmailでの関係者への共有に手間を感じている営業担当者の方
- Salesforceとメールを連携させ、手作業による通知業務を効率化したいと考えている方
- 営業活動における情報共有の迅速化や、プロセスの自動化を検討しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへの商談登録をトリガーに自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮できます
- 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録された商談や関連する取引先の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだ通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのオペレーションでは、商談の情報に加えて、紐づく取引先や取引先責任者など、他のオブジェクトからも情報を取得し、通知内容に含めることが可能です
- Gmailで送信するメールは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを設定したり、Salesforceから取得した商談名や金額などの情報を差し込んだりすることもできます
■注意事項
- Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Salesforceの商談が更新されるたびに、関係者にメールで連絡するのが面倒…」
「重要な更新を見逃してしまい、対応が遅れてしまった…」
Salesforceで日々発生する商談情報の共有や進捗管理に、課題を感じていませんか？
もし、Salesforceで商談が登録された際、関係者へ自動でメール通知される仕組みがあれば、より迅速な顧客対応や営業活動に集中できる時間を生み出せます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしてみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSalesforceの商談情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Salesforceで商談が登録されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Salesforceに新しい商談が登録された際、関係者へのメール通知を手作業で行っていませんか？
この手作業は、通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーの原因になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談登録をトリガーとしてGmailで関連部署へ自動でメール通知を送信できるため、こうした課題をスムーズに解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談登録後、Gmailでの関係者への共有に手間を感じている営業担当者の方
- Salesforceとメールを連携させ、手作業による通知業務を効率化したいと考えている方
- 営業活動における情報共有の迅速化や、プロセスの自動化を検討しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへの商談登録をトリガーに自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮できます
- 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録された商談や関連する取引先の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだ通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのオペレーションでは、商談の情報に加えて、紐づく取引先や取引先責任者など、他のオブジェクトからも情報を取得し、通知内容に含めることが可能です
- Gmailで送信するメールは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを設定したり、Salesforceから取得した商談名や金額などの情報を差し込んだりすることもできます
■注意事項
- Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceの情報をメールで連携する方法
Salesforceの商談情報が更新された際、情報共有を効率化する方法を具体的なテンプレートを使ってご紹介します。
メールツールと連携してSalesforceの情報を通知する
Salesforceで商談が登録されたり、特定のフェーズに更新されたりした際、GmailやOutlookなどへ自動で通知を送ることができます。手動での連絡作業をなくし、スムーズな情報共有を実現しましょう。
Salesforceで商談が登録されたら、Gmailで通知する
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■概要
Salesforceに新しい商談が登録された際、関係者へのメール通知を手作業で行っていませんか？
この手作業は、通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーの原因になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談登録をトリガーとしてGmailで関連部署へ自動でメール通知を送信できるため、こうした課題をスムーズに解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談登録後、Gmailでの関係者への共有に手間を感じている営業担当者の方
- Salesforceとメールを連携させ、手作業による通知業務を効率化したいと考えている方
- 営業活動における情報共有の迅速化や、プロセスの自動化を検討しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへの商談登録をトリガーに自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮できます
- 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録された商談や関連する取引先の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだ通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのオペレーションでは、商談の情報に加えて、紐づく取引先や取引先責任者など、他のオブジェクトからも情報を取得し、通知内容に含めることが可能です
- Gmailで送信するメールは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを設定したり、Salesforceから取得した商談名や金額などの情報を差し込んだりすることもできます
■注意事項
- Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceの商談が特定のフェーズに更新されたら、Gmailでフォローアップメールを送信する
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■概要
Salesforceで管理している商談の進捗に合わせて、手作業でフォローアップメールを作成・送信する業務は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Salesforceの商談が特定のフェーズに更新された際に、Gmailから自動でフォローアップメールを送信する仕組みを構築でき、営業活動の効率化と顧客対応の質向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの商談フェーズ更新に応じたメール連絡を手作業で行っている営業担当者の方
- SalesforceとGmailを連携させ、営業プロセス全体の自動化を推進したいマネージャーの方
- 手動でのメール送信による対応漏れや遅延を防ぎ、顧客体験を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの更新を起点に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での対応に費やしていた時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業による宛先の設定ミスや、多忙な際の送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客フォローアップを実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の商談フェーズの場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、メール送信に必要な取引先責任者などの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を基にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、後続処理に進む条件として、「提案」「交渉」「契約締結」など任意の商談フェーズを自由に設定することが可能です。
- Salesforceから取得する情報は、商談オブジェクトに加えて、紐づく取引先や取引先責任者など、他のオブジェクトからも取得できます。
- Gmailで送信するメールは、通知先を任意に設定できるほか、件名や本文にSalesforceから取得した顧客名や商談名などを変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
定期的にSalesforceから特定フェーズの商談情報を取得し、Outlookで通知する
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■概要
Salesforceで管理している特定の商談情報を定期的に確認し、関係者にメールで共有する作業は、手間がかかるだけでなく共有漏れのリスクも伴います。特に、Salesforceとメールツールを連携させたいと考えているものの、手作業に頼っている方も多いのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Salesforceから指定したフェーズの商談情報を自動で取得し、Outlookで定期的に通知することが可能になるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの特定フェーズの商談進捗を、関係者に手動でメール報告している営業担当者の方
- Salesforceとメールツールを連携させ、チームへの定期的な情報共有を自動化したいと考えているマネージャーの方
- 手作業での情報共有による報告漏れや遅延を防ぎ、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceから定期的に情報を自動取得しOutlookで通知するため、これまで手作業で行っていた確認やメール作成の時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローが起動する日時を設定します。
- オペレーションで、Salesforceの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、指定したフェーズなどの条件に合致する商談情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した複数の商談情報を見やすいリスト形式などに整形します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、整形した情報を本文に記載したメールを関係者に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい日付や曜日、時刻を任意で設定してください。
- Salesforceでレコードを取得する際に、対象としたい商談のフェーズなどを任意で設定することが可能です。
- AI機能のテキスト生成では、取得したSalesforceの情報一覧をもとに、通知内容を整形するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。ただし、プロンプトの文字数で消費タスクが異なるためご注意ください。
- Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文には、Salesforceから取得した情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceの商談登録をGmailで通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Salesforceに商談が登録された際にGmailで通知を自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SalesforceとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Salesforceのトリガー設定とGmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Salesforceで商談が登録されたら、Gmailで通知する
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■概要
Salesforceに新しい商談が登録された際、関係者へのメール通知を手作業で行っていませんか？
この手作業は、通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーの原因になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談登録をトリガーとしてGmailで関連部署へ自動でメール通知を送信できるため、こうした課題をスムーズに解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談登録後、Gmailでの関係者への共有に手間を感じている営業担当者の方
- Salesforceとメールを連携させ、手作業による通知業務を効率化したいと考えている方
- 営業活動における情報共有の迅速化や、プロセスの自動化を検討しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへの商談登録をトリガーに自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮できます
- 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録された商談や関連する取引先の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだ通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのオペレーションでは、商談の情報に加えて、紐づく取引先や取引先責任者など、他のオブジェクトからも情報を取得し、通知内容に含めることが可能です
- Gmailで送信するメールは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを設定したり、Salesforceから取得した商談名や金額などの情報を差し込んだりすることもできます
■注意事項
- Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：SalesforceとGmailのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
Salesforce
【要確認】Salesforceについて
- Salesforceは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープラン・ミニプランの場合、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーとなるため、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中は、制限対象のアプリもご利用いただけます。
Gmail
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
Salesforceで商談が登録されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Salesforceに新しい商談が登録された際、関係者へのメール通知を手作業で行っていませんか？
この手作業は、通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーの原因になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談登録をトリガーとしてGmailで関連部署へ自動でメール通知を送信できるため、こうした課題をスムーズに解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談登録後、Gmailでの関係者への共有に手間を感じている営業担当者の方
- Salesforceとメールを連携させ、手作業による通知業務を効率化したいと考えている方
- 営業活動における情報共有の迅速化や、プロセスの自動化を検討しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへの商談登録をトリガーに自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮できます
- 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録された商談や関連する取引先の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだ通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのオペレーションでは、商談の情報に加えて、紐づく取引先や取引先責任者など、他のオブジェクトからも情報を取得し、通知内容に含めることが可能です
- Gmailで送信するメールは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを設定したり、Salesforceから取得した商談名や金額などの情報を差し込んだりすることもできます
■注意事項
- Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Salesforceのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
- タイトル：任意設定
- トリガーアクション：「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「マイドメインURL」は手動で入力します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用のプランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
【要確認】テストを行う際の注意点
- テストを行う際は、トリガーとなるレコードが必要です。以下のように、Salesforceで商談を登録してみてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「商談名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：レコードの取得設定（1）
Salesforceの商談情報をGmailに送るにあたって、通知に必要なレコードの取得設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「レコードを取得する：Account」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、データベース操作の詳細設定です。
「取得したいレコードの条件」（この記事では「取引先」）を、取得した値から選択します。
※取得した値を使用することで、毎回最新のレコード情報を取得可能です。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：レコードの取得設定（2）
再び、Salesforceから、レコードを取得するための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「レコードを取得する：Contact」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、データベース操作の詳細設定です。
「取得したいレコードの条件」（この記事では「商談」）を、取得した値から選択します。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6： Gmailのアクション設定
Salesforceの商談情報をGmailに送るための設定をします。
最後のオペレーションにある、「メールを送る」をクリックしてください。
続いて、メールの設定に進みます。
まずは、以下の項目を確認しましょう。
必要に応じて、「From」を候補から選択します。
※未設定または不正なメールアドレスが設定された場合は、Gmailと連携したアカウントのメインアドレスからメールが送信されます。
「To」は手動で入力してください。
「件名」「本文」は取得した値から選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
次に、メール送信のテストです。
「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、Gmailにメールが届いていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
SalesforceとメールツールのAPIを使ったその他の自動化例
SalesforceとメールツールのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Salesforceを使った自動化例
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信したり、Salesforceの取引先責任者情報をもとにOutlookで定型メールを送信したりできます。また、Salesforceで商談オブジェクトレコードが登録されたらOutlookでフォローアップメールを自動送信したり、Salesforceで商談がステージ更新されたらChatGPTで次のアクションプランを作成したりすることも可能です。さらに、Outlookに届いたサポート依頼メールをSalesforceのケースとして自動作成したりといった自動化も行えます。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信
試してみる
■概要
Salesforceの特定のリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。
メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
また、添付資料なども自由に設定が可能です。
■注意事項
・Chrome拡張機能を使用するため、Chrome上でのみご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceで商談オブジェクトレコードが登録されたらOutlookでフォローアップメールを自動送信する
試してみる
■概要
Salesforceで新しい商談が生まれるたびに、Outlookを開いて手動でフォローアップメールを作成・送信する作業に、手間や時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Salesforceに商談レコードが登録されると、Outlookからフォローアップメールが自動で送信されるため、こうした定型業務を効率化し、迅速かつ確実な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとOutlookを使い、商談後のフォローアップメール送信を効率化したい営業担当者の方
- 営業チーム全体の対応速度と品質を標準化し、生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
- 手作業による定型業務を自動化し、ヒューマンエラーの削減やコア業務への集中を促したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへの商談登録をトリガーにメールが自動送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成や送信にかかる時間を削減できます。
- 手作業による宛先の設定ミスや、多忙による送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客フォローを実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてSalesforceの「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」を設定します。
- 最後に、オペレーションとしてOutlookの「メールを送る」を設定し、商談情報に基づいたフォローアップメールが自動で送信されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、URLサンプルに任意のレコードURLを設定することで、フローを起動させたい商談レコードを特定することが可能です。
- Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Salesforce、OutlookとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookに届いたサポート依頼メールをSalesforceのケースとして自動作成する
試してみる
■概要
Outlookに届くサポート依頼メールを、一件ずつSalesforceに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、手作業による情報の入力ミスや対応漏れが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容をSalesforceのケースとして自動で作成できます。顧客対応の初動を迅速化し、属人化の解消にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとSalesforceを用いて顧客サポート業務を行っている担当者の方
- 手作業によるメール内容の転記に時間がかかり、コア業務に集中できない方
- 顧客対応のプロセスを自動化し、サービス品質の向上を目指しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からSalesforceへのケース作成までが自動化されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちなコピー＆ペーストのミスや、重要な依頼の見落としといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。これにより、指定した件名を含むメールの受信を検知してフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」を設定し、受信したメール本文からSalesforceのケース作成に必要な情報を抽出・加工します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「メールメッセージを登録」アクションを設定し、加工した情報をもとにケースを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールの件名キーワードや、対象とするメールフォルダなどを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、受信メールの本文からどのテキストを抽出し、どのようなルールで変換するかをご自身の業務に合わせて設定できます。
- Salesforceへの登録設定では、ご自身の環境のマイドメインURLのほか、作成されるケースの件名や本文にどの情報を反映させるかを指定できます。
■注意事項
- Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceの取引先責任者情報をもとにOutlookで定型メールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceの取引先責任者情報をもとにOutlookで定型メールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用する営業・マーケティング担当者
・手動でのメール送信の手間を省いて顧客への対応スピードを向上させたい方
・Salesforceの取引先責任者情報とメール送信履歴を一元管理したい方
2.顧客とのコミュニケーションを強化したい企業
・顧客との接点を増やしてエンゲージメントを高めたい方
・Outlookを活用してリードナーチャリングや顧客満足度向上を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客管理に非常に強力なツールですが、取引先責任者との良好な関係構築には、定期的なコミュニケーションが不可欠です。
このフローを活用すれば、取引先責任者の情報に応じて自動的にOutlookから定型メールが送信されるため、担当者は手作業での送信作業を行う必要がなく業務効率が大幅に向上されヒューマンエラーの軽減に繋がり、より丁寧かつ正確な顧客対応が可能になります。
■注意事項
・Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceの商談がステージ更新されたら次のアクションプランをChatGPTで作成する
試してみる
■概要
Salesforceの商談管理において、ステージが更新されるたびに次のアクションプランを策定するのは重要な業務ですが、その都度内容を検討する手間や、担当者による内容のばらつきに課題を感じることはないでしょうか。このワークフローは、Salesforceでのステージ更新をトリガーとし、ChatGPTが自動でアクションプランを生成しSalesforceに記録します。これにより、営業活動の効率化と標準化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceを利用し、営業活動の効率化を図りたいと考えている営業担当者の方
- 営業チーム全体のネクストアクションの質を標準化したいと考えているマネージャーの方
- ChatGPTとSalesforceを連携させ、手作業による定型業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談ステージが更新されると自動でアクションプランが作成されるため、これまでプラン策定に費やしていた時間を短縮できます。
- 担当者によるアクションプランの内容のばらつきを防ぎ、チーム全体の営業活動の質を安定させることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、特定の商談ステージが更新されたらフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能を使い、特定のステージに更新された場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、Salesforceから取得した商談情報をもとに、アクションプランを生成するよう指示します。
- 最後に、再度オペレーションでSalesforceを選択し、ChatGPTが生成したアクションプランを該当の商談レコードに自動で記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガーおよびオペレーション設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLや、対象となるオブジェクトのAPI参照名を設定してください。
- ChatGPTにアクションプランの生成を依頼する際のメッセージ内容は自由にカスタマイズできるため、目的に応じたテキストを生成させることが可能です。
■注意事項
- SalesforceとChatGPTをYoomに連携する必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
メールを使った自動化例
Amazon Seller Centralで注文情報が作成されたらGmailを自動送信したり、Shopifyで特定の商品の注文が発生したらGmailでクーポン情報を送信したりできます。また、Google スプレッドシートにナレッジが登録されたら、AIで要約してGmailで通知したり、Salesforceで商談オブジェクトが受注に更新されたら、請求書を発行しGmailで送付したりすることも可能です。さらに、Gmailで受信したPDFファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加するといった自動化も行えます。
Gmailで受信したPDFからOCRでメールアドレスを抽出して、Microsoft Excelに追加する
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■概要
Gmailに届く請求書や申込書などのPDFファイル。その都度ファイルを開き、必要な情報を手作業でMicrosoft Excelに転記するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付されたPDFからOCR機能で文字情報を自動で読み取り、Microsoft Excelの指定したシートに行として追加します。この定型業務を自動化することで、作業負担を軽減し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFの内容を、日常的にMicrosoft Excelへ手入力している方
- 請求書や申込書などの処理が多く、転記ミスや確認作業に時間を要している方
- OCR技術を活用した業務の自動化や効率化に関心のあるすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFを開いてコピー＆ペーストする一連の手作業が自動化されるため、データ入力に費やしていた時間を短縮し、業務効率を高めることができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、トリガーで取得したPDFファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を追加するファイルとシートを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定してください。
- OCR機能は、対象ファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です。
- Microsoft Excelでは、任意のファイルとシートを指定でき、各項目に対して、前段階で取得したどの情報を変数として割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムが可能です。
■注意事項
- GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceで商談が登録されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Salesforceに新しい商談が登録された際、関係者へのメール通知を手作業で行っていませんか？
この手作業は、通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーの原因になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談登録をトリガーとしてGmailで関連部署へ自動でメール通知を送信できるため、こうした課題をスムーズに解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談登録後、Gmailでの関係者への共有に手間を感じている営業担当者の方
- Salesforceとメールを連携させ、手作業による通知業務を効率化したいと考えている方
- 営業活動における情報共有の迅速化や、プロセスの自動化を検討しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへの商談登録をトリガーに自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮できます
- 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録された商談や関連する取引先の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだ通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのオペレーションでは、商談の情報に加えて、紐づく取引先や取引先責任者など、他のオブジェクトからも情報を取得し、通知内容に含めることが可能です
- Gmailで送信するメールは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを設定したり、Salesforceから取得した商談名や金額などの情報を差し込んだりすることもできます
■注意事項
- Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceの商談が特定のフェーズに更新されたら、Gmailでフォローアップメールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceで管理している商談の進捗に合わせて、手作業でフォローアップメールを作成・送信する業務は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Salesforceの商談が特定のフェーズに更新された際に、Gmailから自動でフォローアップメールを送信する仕組みを構築でき、営業活動の効率化と顧客対応の質向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの商談フェーズ更新に応じたメール連絡を手作業で行っている営業担当者の方
- SalesforceとGmailを連携させ、営業プロセス全体の自動化を推進したいマネージャーの方
- 手動でのメール送信による対応漏れや遅延を防ぎ、顧客体験を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの更新を起点に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での対応に費やしていた時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業による宛先の設定ミスや、多忙な際の送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客フォローアップを実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の商談フェーズの場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、メール送信に必要な取引先責任者などの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を基にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、後続処理に進む条件として、「提案」「交渉」「契約締結」など任意の商談フェーズを自由に設定することが可能です。
- Salesforceから取得する情報は、商談オブジェクトに加えて、紐づく取引先や取引先責任者など、他のオブジェクトからも取得できます。
- Gmailで送信するメールは、通知先を任意に設定できるほか、件名や本文にSalesforceから取得した顧客名や商談名などを変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceの商談オブジェクトが受注に更新されたら、請求書を発行しGmailで送付する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が受注になった後、請求書を作成してメールで送付する一連の作業は、定型的でありながらもミスが許されない重要な業務です。この手作業に時間を取られたり、入力ミスが発生したりすることに課題を感じている方も多いのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズの更新をきっかけに、請求書の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの受注後の請求書発行業務に手間を感じている営業担当者の方
- 請求書の作成やメール送付で、宛先や金額の間違いといったヒューマンエラーを防ぎたい経理担当者の方
- 営業プロセス全体の効率化を図り、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceでの受注更新を起点に請求書発行とメール送付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記や宛先の入力が不要になることで、請求金額の間違いや誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの「分岐」機能を使い、商談のフェーズが「受注」に更新された場合のみ、後続の処理が進むように設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、受注した商談に紐づく取引先や商品などの詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して担当者宛にメールを自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceと連携する際は、ご自身の環境に合わせたマイドメインURLと、商談や取引先といったオブジェクトのAPI参照名をそれぞれ設定してください。
- 請求書のテンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートは、対象となるファイルのシートIDを正しく指定する必要があります。
- Gmailで送付するメールの件名や本文は、自社の運用に合わせて自由に編集することが可能です。
■注意事項
- Salesforce、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
定期的にSalesforceから特定フェーズの商談情報を取得し、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Salesforceで管理している特定の商談情報を定期的に確認し、関係者にメールで共有する作業は、手間がかかるだけでなく共有漏れのリスクも伴います。特に、Salesforceとメールツールを連携させたいと考えているものの、手作業に頼っている方も多いのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Salesforceから指定したフェーズの商談情報を自動で取得し、Outlookで定期的に通知することが可能になるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの特定フェーズの商談進捗を、関係者に手動でメール報告している営業担当者の方
- Salesforceとメールツールを連携させ、チームへの定期的な情報共有を自動化したいと考えているマネージャーの方
- 手作業での情報共有による報告漏れや遅延を防ぎ、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceから定期的に情報を自動取得しOutlookで通知するため、これまで手作業で行っていた確認やメール作成の時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローが起動する日時を設定します。
- オペレーションで、Salesforceの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、指定したフェーズなどの条件に合致する商談情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した複数の商談情報を見やすいリスト形式などに整形します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、整形した情報を本文に記載したメールを関係者に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい日付や曜日、時刻を任意で設定してください。
- Salesforceでレコードを取得する際に、対象としたい商談のフェーズなどを任意で設定することが可能です。
- AI機能のテキスト生成では、取得したSalesforceの情報一覧をもとに、通知内容を整形するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。ただし、プロンプトの文字数で消費タスクが異なるためご注意ください。
- Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文には、Salesforceから取得した情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Salesforceとメールツールの連携を自動化することで、手作業での通知作業を減らし、関係者への迅速な情報共有とヒューマンエラーの防止を実現できます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Salesforceのカスタム項目も通知に含められますか？
A：はい、可能です。Salesforceにレコードを追加するステップで、「追加したいレコードの条件」にカスタム項目が表示されます。表示された該当の項目に、登録したい値を設定することで、連携の設定が完了します。
Q：メールだけでなくSlackなどにも通知できますか？
A：はい、可能です。例えば、以下のようなテンプレートを活用して、SlackやMicrosoft Teamsで通知を受け取る業務フローを構築してみてください。
Salesforceに新規リードが登録されたらSlackに通知
試してみる
◼️概要
Salesforceに新しいリードが登録されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
チャットツールにアクセスせずに、リード情報を自動的に展開することができます。
また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
◼️設定方法
①アプリトリガーからSalesforceを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：リードオブジェクトに新規リードが登録されたらを選択します。
・トリガー起動間隔：5分に設定します。
・マイドメインURL：指定のマイドメインURLを入力します。
②＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlack選択して、以下の設定後テスト・保存します。
・アクション：チャンネルにメッセージを送るを選択します。
・投稿先のチャンネルID：指定のチャンネルIDを候補から選択します。
・メッセージ内容：①で取得したアウトプット含め、任意の文字列を入力します。
・アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
・Slackの投稿先のチャンネルIDやSalesforceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録された際、都度Microsoft Teamsで営業担当に連絡する作業に手間を感じていませんか。
こういった連絡は通知漏れやタイムラグの原因となり、貴重なビジネスチャンスを逃すことにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Microsoft Teamsへ即座に通知を自動化できます。
迅速で確実な情報共有を実現し、営業活動のスピードを高めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでリードを管理し、Microsoft Teamsで部署内の連携を行っている方
- リード発生時の通知を手作業で行っており、タイムラグや連絡漏れに課題を感じている方
- 営業チームへの迅速な情報共有を自動化し、機会損失を防ぎたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録と同時にMicrosoft Teamsへ通知が自動で作成されるため、手作業での連絡業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報伝達時に起こりがちな、通知漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定してフローを開始します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して通知内容を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、監視対象となるSalesforceアカウントのマイドメインを指定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送りたいチャネルを指定し、メッセージ本文にSalesforceから取得したリード情報を埋め込んでください。
■注意事項
- Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceで商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
◼️概要
SalesforceとTeamsを連携し、Salesforceの商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知するフローボットです。
Salesforceに新規商談が登録、または更新された場合にMicrosoft Teamsの指定のチャネルにメッセージを送信します。
通知先のチャネルやメッセージ内容を自由に変更してご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとMicrosoft Teamsを普段からメインに利用しており、この２つのアプリを毎日何度も開いている方
・Salesforce上の情報の変更に応じて顧客対応等の対応を行う必要のある方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用したフローボットを利用することで、Salesforce上での情報変更をMicrosoft Teamsに通知することが可能です。
これを利用することで管理部門に即時に営業情報を連携することが可能になり、営業部門・管理部門の双方の円滑なコラボレーションを実現します。
◼️注意事項
・Microsoft Teams、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceの商談情報が登録または更新されてから5~15分程でフローボットが起動します。
・Yoomのチームプランもしくはサクセスプランでご利用いただけます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Q：連携が失敗した場合に気づく方法はありますか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法について
