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「Salesforceの商談が更新されるたびに、関係者にメールで連絡するのが面倒…」
「重要な更新を見逃してしまい、対応が遅れてしまった…」
Salesforceで日々発生する商談情報の共有や進捗管理に、課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Salesforceで商談が登録された際、関係者へ自動でメール通知される仕組み</span>があれば、より迅速な顧客対応や営業活動に集中できる時間を生み出せます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしてみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">Salesforceの商談情報を取得する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Salesforceの商談情報が更新された際、情報共有を効率化する方法を具体的なテンプレートを使ってご紹介します。
<span class="mark-yellow">Salesforceで商談が登録されたり、特定のフェーズに更新されたりした際、GmailやOutlookなどへ自動で通知を送る</span>ことができます。手動での連絡作業をなくし、スムーズな情報共有を実現しましょう。
それではここから代表的な例として、Salesforceに商談が登録された際にGmailで通知を自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
Salesforce
【要確認】Salesforceについて
Gmail
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「マイドメインURL」は手動で入力します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「商談名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Salesforceの商談情報をGmailに送るにあたって、通知に必要なレコードの取得設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「レコードを取得する：Account」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、データベース操作の詳細設定です。
「取得したいレコードの条件」（この記事では「取引先」）を、取得した値から選択します。
※取得した値を使用することで、毎回最新のレコード情報を取得可能です。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
再び、Salesforceから、レコードを取得するための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「レコードを取得する：Contact」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、データベース操作の詳細設定です。
「取得したいレコードの条件」（この記事では「商談」）を、取得した値から選択します。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
Salesforceの商談情報をGmailに送るための設定をします。
最後のオペレーションにある、「メールを送る」をクリックしてください。
続いて、メールの設定に進みます。
まずは、以下の項目を確認しましょう。
必要に応じて、「From」を候補から選択します。
※未設定または不正なメールアドレスが設定された場合は、Gmailと連携したアカウントのメインアドレスからメールが送信されます。
「To」は手動で入力してください。
「件名」「本文」は取得した値から選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
次に、メール送信のテストです。
「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、Gmailにメールが届いていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
SalesforceとメールツールのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信したり、Salesforceの取引先責任者情報をもとにOutlookで定型メールを送信したりできます。また、Salesforceで商談オブジェクトレコードが登録されたらOutlookでフォローアップメールを自動送信したり、Salesforceで商談がステージ更新されたらChatGPTで次のアクションプランを作成したりすることも可能です。さらに、Outlookに届いたサポート依頼メールをSalesforceのケースとして自動作成したりといった自動化も行えます。
Amazon Seller Centralで注文情報が作成されたらGmailを自動送信したり、Shopifyで特定の商品の注文が発生したらGmailでクーポン情報を送信したりできます。また、Google スプレッドシートにナレッジが登録されたら、AIで要約してGmailで通知したり、Salesforceで商談オブジェクトが受注に更新されたら、請求書を発行しGmailで送付したりすることも可能です。さらに、Gmailで受信したPDFファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加するといった自動化も行えます。
Salesforceとメールツールの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業での通知作業を減らし、関係者への迅速な情報共有とヒューマンエラーの防止を実現</span>できます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Salesforceのカスタム項目も通知に含められますか？
A：はい、可能です。Salesforceにレコードを追加するステップで、「追加したいレコードの条件」にカスタム項目が表示されます。表示された該当の項目に、登録したい値を設定することで、連携の設定が完了します。
Q：メールだけでなくSlackなどにも通知できますか？
A：はい、可能です。例えば、以下のようなテンプレートを活用して、SlackやMicrosoft Teamsで通知を受け取る業務フローを構築してみてください。
Q：連携が失敗した場合に気づく方法はありますか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法について
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