Outlookに届いたサポート依頼メールをSalesforceのケースとして自動作成する

■概要

Outlookに届くサポート依頼メールを、一件ずつSalesforceに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、手作業による情報の入力ミスや対応漏れが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容をSalesforceのケースとして自動で作成できます。顧客対応の初動を迅速化し、属人化の解消にも繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとSalesforceを用いて顧客サポート業務を行っている担当者の方
• 手作業によるメール内容の転記に時間がかかり、コア業務に集中できない方
• 顧客対応のプロセスを自動化し、サービス品質の向上を目指しているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からSalesforceへのケース作成までが自動化されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちなコピー＆ペーストのミスや、重要な依頼の見落としといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。これにより、指定した件名を含むメールの受信を検知してフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」を設定し、受信したメール本文からSalesforceのケース作成に必要な情報を抽出・加工します。
4. 最後に、オペレーションでSalesforceの「メールメッセージを登録」アクションを設定し、加工した情報をもとにケースを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールの件名キーワードや、対象とするメールフォルダなどを任意で指定してください。
• AI機能のオペレーションでは、受信メールの本文からどのテキストを抽出し、どのようなルールで変換するかをご自身の業務に合わせて設定できます。
• Salesforceへの登録設定では、ご自身の環境のマイドメインURLのほか、作成されるケースの件名や本文にどの情報を反映させるかを指定できます。

■注意事項

• Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。