Salesforceの商談が特定のフェーズに更新されたら、Gmailでフォローアップメールを送信する

■概要

Salesforceで管理している商談の進捗に合わせて、手作業でフォローアップメールを作成・送信する業務は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Salesforceの商談が特定のフェーズに更新された際に、Gmailから自動でフォローアップメールを送信する仕組みを構築でき、営業活動の効率化と顧客対応の質向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの商談フェーズ更新に応じたメール連絡を手作業で行っている営業担当者の方
• SalesforceとGmailを連携させ、営業プロセス全体の自動化を推進したいマネージャーの方
• 手動でのメール送信による対応漏れや遅延を防ぎ、顧客体験を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの更新を起点に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での対応に費やしていた時間を削減し、コア業務に集中できます。
• 手作業による宛先の設定ミスや、多忙な際の送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客フォローアップを実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の商談フェーズの場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 続けて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、メール送信に必要な取引先責任者などの情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を基にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、後続処理に進む条件として、「提案」「交渉」「契約締結」など任意の商談フェーズを自由に設定することが可能です。
• Salesforceから取得する情報は、商談オブジェクトに加えて、紐づく取引先や取引先責任者など、他のオブジェクトからも取得できます。
• Gmailで送信するメールは、通知先を任意に設定できるほか、件名や本文にSalesforceから取得した顧客名や商談名などを変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。