Salesforceで商談オブジェクトレコードが登録されたらOutlookでフォローアップメールを自動送信する

■概要

Salesforceで新しい商談が生まれるたびに、Outlookを開いて手動でフォローアップメールを作成・送信する作業に、手間や時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Salesforceに商談レコードが登録されると、Outlookからフォローアップメールが自動で送信されるため、こうした定型業務を効率化し、迅速かつ確実な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとOutlookを使い、商談後のフォローアップメール送信を効率化したい営業担当者の方
• 営業チーム全体の対応速度と品質を標準化し、生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
• 手作業による定型業務を自動化し、ヒューマンエラーの削減やコア業務への集中を促したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの商談登録をトリガーにメールが自動送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成や送信にかかる時間を削減できます。
• 手作業による宛先の設定ミスや、多忙による送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客フォローを実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてSalesforceの「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」を設定します。
3. 最後に、オペレーションとしてOutlookの「メールを送る」を設定し、商談情報に基づいたフォローアップメールが自動で送信されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceのトリガー設定では、URLサンプルに任意のレコードURLを設定することで、フローを起動させたい商談レコードを特定することが可能です。
• Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。

■注意事項‍

• Salesforce、OutlookとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。