Salesforceで商談が登録されたら、Gmailで通知する

■概要

Salesforceに新しい商談が登録された際、関係者へのメール通知を手作業で行っていませんか？
この手作業は、通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーの原因になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談登録をトリガーとしてGmailで関連部署へ自動でメール通知を送信できるため、こうした課題をスムーズに解消し、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceでの商談登録後、Gmailでの関係者への共有に手間を感じている営業担当者の方
• Salesforceとメールを連携させ、手作業による通知業務を効率化したいと考えている方
• 営業活動における情報共有の迅速化や、プロセスの自動化を検討しているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの商談登録をトリガーに自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮できます
• 手作業によるメールの送信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録された商談や関連する取引先の情報を取得します
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだ通知メールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceのオペレーションでは、商談の情報に加えて、紐づく取引先や取引先責任者など、他のオブジェクトからも情報を取得し、通知内容に含めることが可能です
• Gmailで送信するメールは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを設定したり、Salesforceから取得した商談名や金額などの情報を差し込んだりすることもできます

■注意事項

• Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。