定期的にSalesforceから特定フェーズの商談情報を取得し、Outlookで通知する

■概要

Salesforceで管理している特定の商談情報を定期的に確認し、関係者にメールで共有する作業は、手間がかかるだけでなく共有漏れのリスクも伴います。特に、Salesforceとメールツールを連携させたいと考えているものの、手作業に頼っている方も多いのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Salesforceから指定したフェーズの商談情報を自動で取得し、Outlookで定期的に通知することが可能になるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの特定フェーズの商談進捗を、関係者に手動でメール報告している営業担当者の方
• Salesforceとメールツールを連携させ、チームへの定期的な情報共有を自動化したいと考えているマネージャーの方
• 手作業での情報共有による報告漏れや遅延を防ぎ、業務効率化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceから定期的に情報を自動取得しOutlookで通知するため、これまで手作業で行っていた確認やメール作成の時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローが起動する日時を設定します。
3. オペレーションで、Salesforceの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、指定したフェーズなどの条件に合致する商談情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した複数の商談情報を見やすいリスト形式などに整形します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、整形した情報を本文に記載したメールを関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい日付や曜日、時刻を任意で設定してください。
• Salesforceでレコードを取得する際に、対象としたい商談のフェーズなどを任意で設定することが可能です。
• AI機能のテキスト生成では、取得したSalesforceの情報一覧をもとに、通知内容を整形するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。ただし、プロンプトの文字数で消費タスクが異なるためご注意ください。
• Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文には、Salesforceから取得した情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。