「生徒一人ひとりの学習進捗をLMSから抜き出して、保護者向けの報告メールを作成するのが大変…」
「手作業での連絡だと、内容の記載ミスや宛先間違いが起きないか常に不安を感じる…」
このように、学習塾やオンラインスクールなどで、生徒の学習状況を保護者へ報告する定型業務に多くの時間と手間がかかっていませんか？
もし、LMSやGoogle スプレッドシートで管理している学習データを定期的に自動で集計し、個別の進捗状況をまとめた上で、保護者の方へメールで通知する仕組み があれば、これらの悩みから解放され、生徒一人ひとりへの指導やカリキュラム改善といった、より本質的な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはLMSなどに記録された学習進捗を保護者へ自動で通知する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にGoogle スプレッドシートの学習進捗をOpenAIでまとめ、保護者にGmailで自動通知する
試してみる
Google スプレッドシートの学習進捗を保護者に自動通知するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、定期的にGoogle スプレッドシートから学習進捗データを取得し、その内容をOpenAIで要約した上で、保護者宛にGmailで自動通知する フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail Google スプレッドシート OpenAI
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Gmail, Google スプレッドシート, OpenAIのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
スケジュールトリガー設定と各種アクション設定
フロー稼働の準備完了
定期的にGoogle スプレッドシートの学習進捗をOpenAIでまとめ、保護者にGmailで自動通知する
試してみる
ステップ1：Gmail、Google スプレッドシート、OpenAIのマイアプリ連携する ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
各アプリのマイアプリ連携を行っていきましょう！
【Google スプレッドシート・Gmailのマイアプリ連携】
以下のナビでは、Google スプレッドシートの連携方法を解説しています。
【OpenAIのマイアプリ連携】
以下のナビと注意事項を参照して連携を行ってください。
※ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
※アカウント名とアクセストークンの取得方法は下記のサイトをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
定期的にGoogle スプレッドシートの学習進捗をOpenAIでまとめ、保護者にGmailで自動通知する
試してみる
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定 最初の設定です。「定期的にGoogle スプレッドシートの学習進捗をOpenAIでまとめ、保護者にGmailで自動通知する毎朝Todoistの完了タスクを検索し、一括で再開する」 フローの設定をしていきます！スケジュールトリガーの設定方法
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
ステップ4：複数のレコードを取得する設定 以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
ここでGoogle スプレッドシートの画面に移動し、シートの用意を行います。「ステータス」 は必ず設定しましょう！
Yoom画面に戻って、「スプレッドシートID」 と「スプレッドシートのタブ名」 を設定します。
「テーブル範囲」 は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」 を設定する画面に遷移します。
取得した値に表示されたことを確認できたら「完了」をクリックしましょう！※ 取得した値 とは？
ステップ5：繰り返し処理の設定 ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
次の画面で、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。「オペレーション」 は、「複数のレコードを取得（最大300件）」を選択してください。「取得した値」 は、下記画像のように、先ほどのステップで取得した値を設定します。
ステップ6：OpenAIでテキスト生成する設定 ※OpenAIは利用方法により、OpenAI社側への支払いが発生する可能性があります。
次にテキスト生成を行っていきます。赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認しましょう。
次の画面で、必須項目を入力します。「メッセージコンテンツ」 には、OpenAIへの指示内容を入力しましょう。
「段落や改行を挟む箇所には、<br>と入力して文章を作成してください。」
「モデルID」 は、以下のように入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
他の項目を任意で設定したら「テスト」をクリックしましょう！
ステップ7：Gmailのアクション設定 最後の設定です！
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
To ：通知先となるメールアドレスを設定
CC/BCC ：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
差出人の名前 ：差出人の名前を設定
件名 ：通知するメールの件名を設定
本文 ：任意の文章を設定
入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
Gmailに通知されたか確認してください。通知されましたね！
ステップ8：Google スプレッドシートのレコードを更新する設定 ここでは、レコードを更新する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！
「スプレッドシートID」 ：入力欄をクリックして表示される候補から選択。
「スプレッドシートのタブ名」 ：入力欄をクリックして表示される候補から選択。
テーブル範囲 ：今回はステップ4で使用したシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:H」になります。
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、「更新したいレコードの条件」 を設定しましょう。
次に、「更新したいレコードの値」 を設定します。
「テスト」をクリックしてください。
Google スプレッドシートの画面に移り、更新されたか確認をしてみましょう。
ステップ9：フロー稼働の準備完了 フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
GmailやGoogle スプレッドシートのAPIを使ったその他の自動化例 GmailやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Gmailを使った自動化例 Google アナリティクスのレポート送信や、問い合わせメールへのAI回答生成・返信を自動化できます。また、SalesforceやSmartHRなど外部ツールでのアクションをトリガーに、特定の宛先へGmailで自動通知を行う運用も可能です。
Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動で送信
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SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailで送信する
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Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
WordPressで投稿が公開されたらGmailを通知する
試してみる
フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信する
試してみる
受信したメールの差出人をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付する
試してみる
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
定期的にアンケートの集計結果をHugging Faceで要約し、Gmailで通知する
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本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
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毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Gmailを送信する
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Google スプレッドシートを使った自動化例 AsanaやBacklogの課題、Calendlyの予約情報などをGoogle スプレッドシートに同期して一元管理できます。さらに、シートに行が追加された際にAirtableのレコードを自動作成するなど、多種多様なツールとのデータ連携が実現可能です。
Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する
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Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに同期する
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Apolloで登録されたコンタクト情報をGoogle スプレッドシートに追加する
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Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加する
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BubbleでThingが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
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Brushupで新たにアイテムが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
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Calendlyで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する
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Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
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Brevoで登録されたコンタクト情報をGoogle スプレッドシートに追加する
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Acuity Schedulingで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
まとめ LMSやGoogle スプレッドシートで管理している学習進捗の報告を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ集計やメール作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はより生徒への指導や教育コンテンツの改善といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォーム
よくあるご質問
Q：Gmail以外のメールアプリも使えますか？
A：
はい、可能です。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：成績に応じて通知文面を変えられますか？
A：
はい、可能です。
例えば、「成績が基準以下の生徒の保護者には、面談を促す一文を追加してください」といった指示も設定できるため、個々の状況に応じた通知文を作成することが可能です。
Q：OpenAIのAPI料金の目安は？
A：
OpenAIのAPI料金は、モデルや処理するトークン数（文字数に相当）によって異なります。一般的に短文の要約であれば数円〜数十円程度で収まるケースが多く、YoomではAPIキーを設定して利用します。OpenAI APIの料金ページ
Yoomの料金プランについては、以下のリンクをご参照ください。
