「添付ファイルのファイル名がバラバラで、後から探すのが大変…」
「ファイル名の命名規則を決めているのに、なかなか徹底されない…」
このように、日々の業務で扱うファイルの管理に手間やストレスを感じていませんか？
手作業で一つひとつファイル名を変更したり、正しいフォルダに格納したりするのは時間がかかり、ヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、受信したメールの添付ファイルや特定のフォルダに追加されたファイルの名前をあらかじめ設定したルールに基づいて自動で変更し、所定の場所に整理・保存できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、ファイルを探す無駄な時間をなくし、より重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してファイル管理をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはファイル名を特定の規則に沿って自動で整理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで添付ファイルを受信したら、ファイル名を生成しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
メールで受け取った添付ファイルの管理に手間取っていませんか？ファイル名の整理に特定の規則を設けても、手作業でのリネームは手間がかかり、命名ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルに対しAIが最適なファイル名を自動で生成し、Google Driveへアップロードする一連の流れを自動化できます。
これにより、ファイル名を規則に沿って整理する手間を省き、管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受信する添付ファイルの整理に日常的に時間を要している方
・ファイル名の整理に規則を設けたいが、手作業での運用に限界を感じている方
・GmailやGoogle Driveを活用し、ファイル管理業務を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Gmailで受信したファイルの整理を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで添付ファイルを受信したら、ファイル名を指定の規則に沿って自動で変更し、Google Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Google Drive]
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：GmailとGoogle Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Gmailのマイアプリ連携
YoomとGmailの連携は、Gmailのアカウントでログイン認証を行うだけで簡単に完了します。
以下の手順をご参照ください。※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
2．Google Driveのマイアプリ連携
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Google Driveを検索して選択しましょう。
そのあとはGmailと同様の手順で設定してください。
「マイアプリ」にGoogle Driveが表示されていれば連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Gmailで添付ファイルを受信したら、ファイル名を生成しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
メールで受け取った添付ファイルの管理に手間取っていませんか？ファイル名の整理に特定の規則を設けても、手作業でのリネームは手間がかかり、命名ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルに対しAIが最適なファイル名を自動で生成し、Google Driveへアップロードする一連の流れを自動化できます。
これにより、ファイル名を規則に沿って整理する手間を省き、管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受信する添付ファイルの整理に日常的に時間を要している方
・ファイル名の整理に規則を設けたいが、手作業での運用に限界を感じている方
・GmailやGoogle Driveを活用し、ファイル管理業務を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：アプリトリガー「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」
事前にテスト用メールを用意しましょう。今回は、以下のようなメールを受信しました。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットの起動間隔と検知するキーワードを設定してください。フローボットの起動間隔と、検知するキーワードを設定します。
連携アカウントとアクションを選択
この項目はすでに初期設定されています。
→次へをクリックします。
アプリトリガーのAPI詳細設定
- トリガーの起動間隔
- フローの起動間隔を選択してください。最短で5分間隔の起動が可能です。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
- キーワード
- 件名や本文の中から、検知するキーワードを設定してください。
→テストをクリックします。 →成功すると以下の項目ように取得した値が表示されます。これらの値は次の操作で使用します。
→保存するをクリックします。
ステップ4 : AIでファイル名を生成する設定
アプリと連携する
AIのアイコンの「テキストを生成する」をクリックします。
次へを押してください。
※AIのアクションは有料プラン限定となります。有料プランは2週間のトライアルが可能です。
プロンプトの設定
AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
今回は投稿された内容からファイル名を自動生成します。
ボックスをクリックし、取得した値から挿入してください。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
挿入できると以下の画像のようになります。
テストの実行
テストが成功したら完了です。保存を押しましょう。
ステップ5：Google Driveでファイルをアップロードする
「ファイルをアップロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「格納先のフォルダID」を候補から選択しましょう。
例としてGoogle Drive内のフォルダにアップロードするように設定しました！
「ファイル名」を「取得した値」から設定しましょう。
「ファイルの添付方法」が「取得した値を使用する」に、「ファイル」が「ダウンロードしたファイル」に設定されていることを確認します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Google Driveにファイルがアップロードされました！
ステップ6：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Google Driveを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Google Driveを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Google Driveに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、まずGoogle Chatに通知します。その後、OCRでファイルを読み取り、SmartHRやSalesforce、Xeroに情報を登録。
さらに、AIで要約しスプレッドシートに記録したり、見積書を自動作成したりします。
また、HubSpotからフォルダを作成したり、Drive内のファイルをメールで送付したりできます。
これにより、ファイルからのデータ入力と情報活用のプロセスを自動化し、作業効率とデータの一元管理を実現できます。
Google Driveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要
名刺やアンケート用紙といった紙媒体で得た情報を、手作業でSalesforceに登録する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、対象のファイルをGoogle Driveに格納するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取りSalesforceのレコードに登録するため、こうした課題を解消し、正確なデータ入力を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとSalesforceを利用したレコード管理に手間を感じている営業担当者の方
・紙媒体で得た情報のデータ化と登録作業を効率化したいマーケティング担当者の方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成する
試してみる
Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成するフローです。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する」ワークフローを利用すると、ドキュメント管理が容易になります。
ファイルをアップロードすると自動的にOCR処理とメール送信が行われます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用している方
・ドキュメントの管理や共有にGoogle Driveを活用しているが、手動でのファイル処理に時間がかかっている方
・迅速にファイルの内容を把握し、整理したいと考えている方
・Gmailを利用してコミュニケーションや情報共有を行っている方
・Gmailを日常的に利用していて、迅速にファイルの内容を他のメンバーと共有したい方
・ファイルのアップロードから内容確認、共有までのプロセスをスピーディに行いたい方
■注意事項
・Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する
試してみる
■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Geminiで要約してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google Driveに保存されたファイルをgemini OCRでテキスト化し、Geminiで要約します。そして、その結果を自動的にGoogle スプレッドシートに追加することが可能です。これにより、書類のデジタル化とデータ整理がスムーズに行え、日常業務の効率化が図れます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで多くのファイルを管理しているビジネスユーザー
・書類や画像データのテキスト化を自動化したい事務担当者
・手動でのデータ入力作業を削減したいチームリーダー
・Geminiを活用して業務プロセスを改善したいIT担当者
・データ整理やレポート作成の効率化を目指す企業の経営者
■注意事項
・Google Drive、Gemini、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに格納された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する
試してみる
■概要
「Google Driveに格納された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する」フローは、入社手続きの効率化を目指す業務ワークフローです。
Google Driveに保存された履歴書をOCR技術で自動的に読み取り、SmartHRへスムーズに従業員情報を追加できます。
これにより、人事担当者の負担を軽減し、より迅速な人材管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに履歴書を多数保存しており、手動でのデータ入力に時間を取られている方
・SmartHRを利用して従業員管理を行っているが、登録作業の効率化を図りたい人事担当者の方
・入社手続きにおけるデータ処理の自動化を検討している経営者の方
・OCR技術を活用して書類管理を改善したいIT担当者の方
■注意事項
・Google Drive、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveに追加されファイルをOCRで読み取り、XeroでContactsを作成する
試してみる
■概要
「Google Driveに追加されたファイルをOCRで読み取り、XeroでContactsを作成する」ワークフローは、ドキュメント管理と顧客情報の登録を自動化する業務ワークフローです。
日々多くのファイルがGoogle Driveに保存される中、必要な情報を手作業で抽出しXeroに入力するのは手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、ファイルが追加された瞬間にOCR技術で必要なデータを抽出し、XeroのContactsに自動登録されます。
これにより、データ入力の効率化とヒューマンエラーの削減が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに多数のファイルを保存し、情報の手動入力に時間を取られている会計担当者の方
・Xeroを利用して顧客管理を行っており、自動化で業務効率を向上させたい経営者の方
・OCR技術を活用してデータ入力の精度を高めたいIT担当者の方
・日常的にSaaSアプリを連携させて業務を効率化したい中小企業の方
■注意事項
・Google DriveとXeroのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
GoogleDrive内のファイルを取得し、メールで送付
試してみる
GoogleDriveから資料をダウンロードし、Yoomデータベースで指定した宛先にメールで送付します。
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携してフォルダを作成する
試してみる
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。
Google Driveに追加された音声ファイルを文字起こしし、DeepSeekで要約してGoogle ドキュメントに追加する
試してみる
■概要
「Google Driveに追加された音声ファイルを文字起こしし、Deepseekで要約してGoogle ドキュメントに追加する」ワークフローは、音声データの効率的な管理と情報共有を実現します。Google Driveに保存された音声ファイルを自動で文字起こしし、Deepseekを活用して要約。要約結果をGoogle ドキュメントに自動追加することで、重要な情報を素早く確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・音声会議やインタビューの内容を迅速に整理したいビジネスパーソン
・手動での文字起こしや要約作業に時間を取られているチームリーダー
・Google DriveとGoogle ドキュメントを日常的に活用しているユーザー
・Deepseekを利用して情報の要点を効率的に把握したい方
・業務プロセスの自動化を検討中で、ワークフローの最適化を目指している経営者
■注意事項
・DeepSeek、Google ドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・[文字起こし]オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
ファイル名の整理を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル名の変更やフォルダへの格納といった手間のかかる作業をなくし、ファイルを探す時間を大幅に短縮できます。
これにより、チーム内でのファイル管理のルールが徹底され、誰でも必要な情報に素早くアクセスできる環境が整い、コア業務に集中できる時間を生み出します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：ファイル名の命名規則はどこまで細かく設定できますか？
A：
はい。可能です。実運用では「【請求書】A社_202407.pdf」のように、取引先名や受信月を含んだファイル名に変更できます。取得した値と入力する文字を組み合わせ、自由にファイル名を変更しましょう。
Q：1通のメールに複数ファイルが添付されていた場合の挙動は？
A：
1通のメールに10件のファイルが処理対象になります。すべての添付ファイルが処理対象であり、特定のファイルだけを選択することも可能です。
Q：記事の途中で紹介されたAI機能は何に使えるのですか？
A：
AIを使ってメールやPDFからデータ抽出、文書の要約・翻訳、社内ナレッジの自動生成・検索などができます。複数のSaaSと連携し、手作業の業務を効率化しましょう。
なお、プランによって利用できる機能がことなりますので、ご注意ください。
