Gmailで添付ファイルを受信したら、ファイル名を生成しGoogle Driveにアップロードする

‍■概要

メールで受け取った添付ファイルの管理に手間取っていませんか？ファイル名の整理に特定の規則を設けても、手作業でのリネームは手間がかかり、命名ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルに対しAIが最適なファイル名を自動で生成し、Google Driveへアップロードする一連の流れを自動化できます。これにより、ファイル名を規則に沿って整理する手間を省き、管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信する添付ファイルの整理に日常的に時間を要している方
• ファイル名の整理に規則を設けたいが、手作業での運用に限界を感じている方
• GmailやGoogle Driveを活用し、ファイル管理業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信をトリガーに、AIによるファイル名生成からGoogle Driveへのアップロードまでが自動化され、手作業でのファイル整理の時間を短縮します。
• 手作業による命名ミスや、ファイル名の整理規則の不徹底といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の品質を均一に保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メールの内容などをもとにGoogle Driveに保存する際のファイル名を生成します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、生成したファイル名で添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（例：特定の差出人アドレスや件名の文言など）を任意で設定してください。
• AI機能でのテキスト生成では、どのような規則でファイル名を生成するかをプロンプトで指示します。例えば、「受信日_差出人名_ファイル種別」といった形式を指定できます。
• Google Driveへのファイルアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダを任意で指定したり、AIが生成したファイル名に固定の文言を追加したりするなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍