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「お客様からの予約情報を手作業で管理するのが大変…」
「予約内容の確認や転記に時間がかかって、他の業務が進まない…」
このように、日々の予約管理業務に追われ、本来集中すべき業務に手が回らないと感じていませんか？
特に、予約情報の確認漏れや入力ミスは、顧客満足度の低下に直結しかねない重要な課題です。
もし、<span class="mark-yellow">予約フォームから入った情報をAIが自動で整理・要約し、必要な情報を関係各所にスムーズに連携できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、予約管理業務の効率化はもちろんのこと、顧客対応の質向上にも繋がり、より戦略的な業務に注力する時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">予約フォームで受け付けた情報をAIで自動整理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
予約フォームを通じて寄せられるお客様からの情報を、AIを活用して自動的に整理し、普段お使いの様々なツールへスムーズに連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどの予約フォームで受け付けた情報をAIが自動で内容を整理し、Notionなどのデータベースサービスに記録する</span>ことができるので、予約情報の一元管理と見える化を実現し、対応漏れや重複対応を防ぎ、業務の正確性を高めます。
<span class="mark-yellow">Tallyなどの予約フォームで受け付けた情報をAIが自動で内容を整理し、Slackなどのチャットツールにタイムリーに通知する</span>こともできるので、担当者への迅速な情報共有が可能となり、スピーディーな顧客対応を実現し、顧客満足度の向上に貢献します。
<span class="mark-yellow">各種予約フォームで受け付けた情報をAIが自動で内容を整理し、Gmailなどのメールツールを通じて関係者へ自動で通知する</span>こともできるので、予約受付の確認やリマインドメールの送信作業を自動化し、手作業による送信漏れや誤送信のリスクを減らし、確実な情報伝達をサポートします。
それではここから代表的な例として、Google フォームで予約が送信された際に、AIがその予約内容を自動でまとめてNotionのデータベースに追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
まず、自動化に必要なGoogle フォームとNotionをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォームをクリックします。
(2)Googleのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
(3)アカウントを選択します。
(4)「次へ」をクリックします。
(5)Yoomがアクセスできる情報をチェックボックスから選択し、「続行」をクリックします。
(6)次にNotionの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からNotionをクリックします。
アクセスをリクエスト画像から、「ページを選択する」をクリックします。
(4)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogle フォームとNotionが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
始める前に、予めGoogle フォームに専用のフォームを作成しておきましょう！
それでは、Yoomに戻り、Google フォームと連携して、回答が送信された際の設定を行います！
(1)アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
(2)Google フォームの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google フォームと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※起動間隔はプランによって異なりますので、ご注意ください。
基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
下へ進み、赤枠を確認の上、先ほど作成したフォームのフォームIDを入力しましょう。
入力が終わったら、Google フォームにテスト回答を送信し、Yoomに戻り「テスト」をクリックしましょう。
Google フォームの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
アウトプットについて
また、Google フォームをトリガーに設定した場合はテストが成功しても自動で質問内容が表示されない場合があります。
その場合は「＋取得する値を追加」をクリックして回答データを取得しましょう。
回答内容の詳しい取得方法については、下記のサイトをご確認ください。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法
設定が完了したら「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
(1)次に、YoomのAI機能を使って、テキストを生成します。
「テキストを生成する」をクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
また、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください！
(2)「アクションを選択」画面から、生成するテキストの文字数をプルダウンから選択し、「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、プロンプトにAIへの指示内容を入力します。
文中に取得した値を使って入力することで、都度変更することなくGoogleフォームの情報が自動で反映されます！
下へ進み、出力したい言語を入力します。
今回は日本語の文章にするため、未記入にします。
入力が終わったら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値に生成結果が追加されました！
この値は次の工程で使用します。
「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう！
(1)次に、Notionと連携して、レコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。
(2)Notionの「データベースの連携」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。
下へ進み、データベースIDを候補から選択します。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、追加するレコードの値を取得した値を使って入力します。
ここで先ほどAIが生成した内容を取得した値を使って入力しましょう！
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Notionに情報が追加されていました！
Yoomに戻り、「保存する」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Googleフォームで予約が送信されたら、AIで予約内容をまとめてNotionに追加されているか確認してみてくださいね！
AIを使った自動化は、今回ご紹介したテンプレート以外にも業務効率化につながるものがたくさんあります！
以下を参考に「これも使ってみたい」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください！
予約フォームから受け付けた情報をAIで自動整理し、各種ツールに連携することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた予約内容の確認、転記、関係者への連絡といった一連の業務プロセスを効率化し、ヒューマンエラーを削減できます。</span>
これにより、予約管理にかかる時間と手間を削減できるだけでなく、顧客への迅速かつ正確な対応が可能となり、顧客満足度の向上にも繋がり、スタッフはより付加価値の高い業務に集中できる環境が整いやすくなるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に予約管理をはじめとする様々な業務フローを構築できるので、もしAIを活用した予約業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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