Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する

■概要

お客様から受け取った申込書や問い合わせ内容のPDFなどをGoogle Driveに保存した後、その内容を確認して手作業でZendeskのチケットを作成していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能がファイル内の文字を自動で読み取り、その内容をもとにZendeskでチケットを起票するため、こうした課題を解消し業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存されたファイルをもとに、Zendeskで手動でチケットを作成している方
• 書類の情報をシステムへ転記する際の入力ミスや、対応漏れなどの課題を解決したいと考えている方
• 顧客からの問い合わせ対応を効率化し、より迅速なサポート体制を構築したいチームの管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納を起点に、OCRでの読取からZendeskのチケット作成までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、チケット情報の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、抽出した情報をチケットの件名や本文に紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象とするフォルダを任意で指定できます。また、特定のファイル名や拡張子を持つファイルのみを対象とするよう、条件を絞り込むことも可能です。
• AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するかを設定したり、使用するAIモデルや言語を任意で変更したりできます。

■注意事項

• ‍‍Google Drive、ZendeskとYoomを連携してください。
• Zendeskとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。