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「チャットで受け取った請求書PDFを、いちいち会計ソフトに手入力するのが面倒…」
「月末の請求書処理に追われて、本来やるべきコア業務に集中できない…」
このように、毎月発生する請求書の処理業務に多くの時間を費やし、非効率だと感じていませんか？
もし、チャットツールに投稿された請求書をOCRで自動的に読み取り、会計ソフトにデータを反映できる仕組みがあれば、これらの煩わしい手作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひこの機会に導入して、経理業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには受け取った請求書をOCRで読み取る業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Discordで受け取る請求書を都度ダウンロードし、内容を確認してfreee会計へ手入力する作業に手間を感じていませんか。
このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordに投稿された請求書のOCR処理からfreee会計へのデータ登録までを自動化できるため、請求書処理に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordとfreee会計を利用して請求書処理を行っている経理担当者の方
・請求書のOCR処理を手作業で行っており、一連の業務を自動化したいと考えている方
・請求書の転記作業におけるヒューマンエラーをなくし、業務効率を改善したい方
■注意事項
・Discord、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Discordに投稿された請求書をOCRで読み取り、会計ソフトに連携するフローを作ってみよう
それではここからDiscordに請求書が投稿されたら、OCRで内容を読み取り、freee会計に取引データとして自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Discord／freee会計
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Discordで受け取る請求書を都度ダウンロードし、内容を確認してfreee会計へ手入力する作業に手間を感じていませんか。
このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordに投稿された請求書のOCR処理からfreee会計へのデータ登録までを自動化できるため、請求書処理に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordとfreee会計を利用して請求書処理を行っている経理担当者の方
・請求書のOCR処理を手作業で行っており、一連の業務を自動化したいと考えている方
・請求書の転記作業におけるヒューマンエラーをなくし、業務効率を改善したい方
■注意事項
・Discord、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：Discordとfreee会計をマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Discordのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
2．freee会計のマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでfreee会計と検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので内容を確認し、最下部の「許可する」をクリックします。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Discordで受け取る請求書を都度ダウンロードし、内容を確認してfreee会計へ手入力する作業に手間を感じていませんか。
このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordに投稿された請求書のOCR処理からfreee会計へのデータ登録までを自動化できるため、請求書処理に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordとfreee会計を利用して請求書処理を行っている経理担当者の方
・請求書のOCR処理を手作業で行っており、一連の業務を自動化したいと考えている方
・請求書の転記作業におけるヒューマンエラーをなくし、業務効率を改善したい方
■注意事項
・Discord、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3： Discordのトリガー設定
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「チャンネルでメッセージが送信されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Discordと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Discordで連携させるチャンネルへメッセージを送信しておきましょう。
今回は以下のような内容でメッセージを送信しました。
また、今回はメッセージ内のファイルをダウンロードしOCR処理を行うフローのため、以下の請求書ファイルをテスト用に添付しています。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でDiscordをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はチャンネルでメッセージが送信されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
サーバーID
連携させるサーバーのIDを入力します。
注釈に沿って確認し入力してください。
チャンネルID
入力欄をクリックすると、連携が有効になっているサーバー内のチャンネル一覧が候補として表示されます。
そこから対象のチャンネルを選択しましょう。
（事前準備でテスト用にメッセージを送信したチャンネルを選択してください。）
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Discordに送信されたメッセージに関する情報が一覧で表示されます。
以下の取得した値は、この後のステップでメッセージ内のファイルをダウンロードする際に利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
ステップ4： Discordのメッセージ内のファイルをダウンロードする
続いて、前のステップでDiscordから取得した値を利用して、PDFファイルをダウンロードする設定を行いましょう。
「メッセージ内のファイルをダウンロードする」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Discordと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
ファイルID
入力欄をクリックすると前のステップでDiscordから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、ファイルが複数存在する場合は、まとめて処理することができないため、「同じ処理を繰り返す」オペレーションなどを使用し、ファイルURLを一つ一つダウンロードしてください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でファイルが正しくダウンロードされるか確認しましょう。
テストに成功すると、ダウンロードされたファイル情報が表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、この後のステップでOCR処理を行い文字を抽出することが可能です。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ5： OCRで文字を抽出
続いて、Discordからダウンロードしたファイルに対して、OCRで文字を読み取る設定を行いましょう。
「OCRで文字を抽出」をクリックします。
画像やPDFファイルから文字を読み取るアクションを設定します。
デフォルトで 「[v2] 任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」 が選択されていますので、内容を確認してください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
OCR画像
前のステップでDiscordからダウンロードしたファイルがデフォルトで設定されているため、そのまま使用します。
抽出したい項目
対象のファイルから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回はダウンロードした請求書ファイルから各項目を抽出し、freee会計に未決済取引として登録したいため以下の内容で設定しました。
使用するAI
使用する言語
それぞれ注釈に沿って設定しましょう。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく読み取りされるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、AIによって添付ファイルから抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の取得した値を利用して、この後のステップで取引先の検索が可能です。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ6： freee会計で取引先の検索
続いて、OCRで抽出した取引先名を使用して、freee会計で取引先の検索を行いましょう。
「取引先の検索」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
freee会計と連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事業所ID
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
検索キーワード
入力欄をクリックすると、前のステップでOCRで抽出した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で取引先が正しく検索されるか確認しましょう。
テストに成功すると、freee会計で検索された取引先に関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、この後のステップで未決済取引の登録を行います。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ7： freee会計で未決済取引の登録
いよいよ最後のステップです！
前のステップで取得した値を利用して、freee会計で未決済取引を登録しましょう。
「未決済取引の登録」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
freee会計と連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事業所ID
税区分コード
勘定科目ID
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
発生日
支払期日
取引先ID
取引金額
入力欄をクリックすると、前のステップでOCRで抽出した値やfreee会計から取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがfreee会計に登録されてしまうので注意が必要です。
取引タイプ
プルダウンから該当の項目を選択しましょう。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈に沿って入力してください。
各項目について入力が完了したら、「テスト」をクリックして、設定した内容で未決済取引が登録されるか確認しましょう。
テストが成功したらfreee会計の画面を開き、実際に未決済取引が登録されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり登録されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
ステップ8： トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Discordでファイル付きのメッセージが投稿されたタイミングで、OCR処理が自動的に実行され、抽出された内容がfreee会計に未決済取引として登録されるようになります。
実際にDiscordのチャンネルへ請求書などのファイルを投稿し、freee会計に取引データが反映されるかを確認してみましょう。
メール添付ファイルやフォーム、ストレージサービスにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、その内容をデータベースへ自動追加、連絡先の作成、SNSへの投稿、プロジェクト管理ツールへのタスク起票を行います。
さらに、AI連携による要約・翻訳、チャットツールへの通知にも対応。
手動でのデータ入力や転記の手間を解消し、情報活用を加速します。
まとめ
チャットツールなどで受け取った請求書の処理を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力の手間を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、経理担当者は月末の繁忙期に請求書処理に追われることなく、より分析的で戦略的な業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面に沿って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし請求書処理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：OCRの読み取り精度は？
A：
PDFや画像ファイルから文字を高精度で抽出できます。
ただし、読み取り精度はファイルの構成やフォーマットに左右されます。
たとえば、項目名が明確で値が一意に記載されている請求書などは高い精度で認識されますが、縦書きの文書、表が複雑なレイアウト、手書き文字、大量のテキストを含む場合は精度が低下することがあります。
Q：読み取り後に承認フローを挟めますか？
A：
はい、承認フローを挟むことができます。
フローの中で、OCRで文字を抽出アクション以下の＋ボタンをクリックし、「担当者へ対応を依頼」のステップを追加しその後の設定を進めてください。
これにより、OCRで読み取った内容を自動登録する前に、担当者や上長が内容を確認・承認するプロセスを設けられます。
Q：エラーが発生した場合はどうなりますか？
A：
設定している場合、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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