メールで受信したファイルをOCR処理し、ChatGPTで要約した内容をGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

受信したメールに添付されたファイルの内容を確認し、ChatGPTで要約してからGoogle スプレッドシートに転記する、といった一連の定型業務を手作業で行っていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、ChatGPTとGoogle スプレッドシートを連携させ、添付ファイルのOCR処理から要約、指定シートへの追加までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信する報告書などの内容を、手作業で要約・転記している方
• ChatGPTとGoogle スプレッドシートを活用した情報収集や管理業務を効率化したい方
• 定型的な情報処理業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信を起点に、ファイル内のテキスト抽出から要約、転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記漏れやコピペミス、要約内容のブレといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分岐させます
4. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
5. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
6. 次に、オペレーションでChatGPTを設定し、抽出したテキストを要約するよう指示します
7. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを設定し、生成された要約テキストを指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや、件名などに含まれるキーワードを任意で設定してください
• 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報を基に、後続のオペレーションを分岐させるための条件を柔軟にカスタマイズできます
• Outlookのオペレーション設定では、添付ファイルを取得する対象のメールIDなどを変数で指定してください
• OCR機能では、読み取りたいファイルの中から、抽出対象としたい項目を任意で設定することが可能です
• ChatGPTのオペレーションでは、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズでき、前段のOCRで取得した情報などを変数として利用できます
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、書き込み対象のスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意で設定してください

■注意事項

• Outlook、ChatGPT、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。