Salesforceで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しAsanaにタスクを追加する

■概要

Salesforceにアップロードされた請求書や申込書などの画像ファイルを確認し、内容をAsanaに手入力してタスクを作成する作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内のテキストを自動で読み取り、その内容を基にAsanaへタスクを自動で追加するため、一連のプロセスを効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとAsanaを連携させ、手作業による情報転記の手間をなくしたいと考えている方
• 契約書や請求書などの書類をOCRでデータ化し、業務の自動化を進めたい方
• 定型的なタスク作成業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SalesforceへのファイルアップロードからOCR処理、Asanaのタスク作成までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキスト情報をタスクの内容に反映させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取りたい書類の形式に合わせて、どの項目をテキストとして抽出するかを任意で設定することが可能です。
• Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスク名や詳細説明に、前段のOCR機能で抽出したテキストを変数として埋め込むなどのカスタムができます。

■注意事項

• Salesforce、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforce、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924