SlackからPDFファイルが送信されたら、Microsoft Excelファイルに変換しBoxに格納する

■概要

Slackで共有されたPDFファイルの内容を、一件ずつ手作業でMicrosoft Excelに転記する作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローは、こうしたファイル変換とデータ転記に関わる一連の作業を自動化するために設計されました。Slackに特定のPDFファイルが投稿されると、その内容を自動でMicrosoft Excelファイルに変換しBoxへ格納するため、定型業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで受け取るPDFの情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
• ファイル形式の変換作業の効率化を検討している方
• Boxを活用し、チーム内で作成・変換したファイルを一元的に管理したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFからExcelへのファイル変換とBoxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータの転記作業が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたファイルがPDF形式の場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したPDFファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、PDFの内容をMicrosoft Excelに転記するといったブラウザ操作を自動化します。
6. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、必要に応じてデータを整形します。
7. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガーでは、フローボットを起動する対象のチャンネルを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル形式や投稿内容など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を実行する条件を自由にカスタマイズ可能です。
• RPA機能では、操作したいWebページのURLや取得したいテキスト、クリックしたいボタンなどを自由に設定できます。また、各項目に固定値や前段のアクションで取得した情報を変数として利用することもできます。
• 正規表現によるデータの置換では、置換したい文字列や置換後の文字列などを、固定値や変数を用いて自由に設定できます。
• Boxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダIDやファイル名などを、固定値や前段で取得した情報を変数として利用し任意に設定してください。

■注意事項

• Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。