■概要
日々の業務で、メールで受け取ったWordファイルをExcelに変換して保存する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。単純な作業でありながら、手動で行うとミスが発生する可能性もあり、注意が必要です。
このワークフローは、Outlookで特定のWordファイルを受信した際に、RPA機能がオンラインツールを操作して自動でWordをExcelに変換し、指定のOneDriveフォルダへ保存する一連の流れを自動化するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するWord形式の報告書などを、手作業でExcelに変換している方
- WordからExcelへのデータ転記やファイル変換における、入力ミスや作業漏れを防ぎたい方
- ファイルの変換と保存作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- WordをExcelに変換し、指定のフォルダに保存するまでの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手動でのファイル変換や保存作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや形式の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 添付ファイルがある場合のみ処理を進めるよう、分岐機能で条件を設定します
- オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインファイル変換ツールを操作してWordファイルをExcel形式に変換します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたExcelファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象とする受信フォルダや、メール件名に含まれる特定のキーワードを任意で設定できます
- RPA機能（ブラウザ操作）では、利用するオンライン変換ツールのURLや、ファイルのアップロードからダウンロードまでの一連のブラウザ操作を自由にカスタマイズしてください
- OneDriveへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダや保存するファイル名を任意の値で設定することが可能です
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
