OutlookでPDFファイルを受信したら、RPAでWordに変換しBoxに格納する

■概要

メールで受け取ったPDFファイルの内容を編集するために、都度Word形式に変換する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この手作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの変換忘れや保存場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFをWord（doc）形式に自動で変換しBoxへ格納する一連の処理を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するPDFをWord（doc）へ変換する作業に手間を感じている方
• 手作業によるファイルの変換やBoxへの格納で、ミスや対応漏れを防ぎたい方
• 定型的なファイル処理を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、PDFからWord（doc）への変換とBoxへの格納が自動で完結するため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YoomとOutlook、Boxを連携します。
2. トリガーとしてOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションで添付ファイルの有無などを条件に、その後の処理を「分岐」させます。
4. Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションで、PDFファイルを取得します。
5. 「ブラウザを操作する」アクション（RPA）で、オンラインの変換サービスなどを操作し、PDFをWord形式に変換します。
6. 「正規表現によるデータの置換」アクションで、ファイル名を任意のルールに沿って整形します。
7. 最後に、Boxの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換・整形したWordファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定できます。
• RPA機能では、PDFをWordに変換するために操作するWebページのURLや、ファイル名の命名規則などを柔軟にカスタマイズ可能です。
• Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイルに付与する情報を、固定値や前段で取得した情報を用いて設定してください。

■注意事項

• Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。