OutlookからPDFファイルが送信されたら、RPAでMicrosoft Excelファイルに変換しOneDriveに格納する

‍■概要

取引先からOutlookに届く請求書や注文書などのPDFファイルを、都度手作業で開き、内容をMicrosoft Excelに転記していませんか。この定型的な作業は時間を要するだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、PDFからExcelへのファイル変換とOneDriveへの格納までを自動化でき、手作業によるデータ入力の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取ったPDFの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
• PDFからExcelへのファイル変換を自動化し、業務を効率化したい方
• RPAを活用して、手作業によるデータ入力ミスや確認の手間を削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からPDFのExcel変換、ファイル保存までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記そのものが不要になるため、入力内容の間違いや添付ファイルの見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進む、といった条件を設定します。
4. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. オペレーションでRPA機能を設定し、ダウンロードしたPDFファイルをMicrosoft Excel形式に変換するためのブラウザ操作を行います。
6. オペレーションでデータ変換機能を使用し、正規表現を用いてファイル名などを任意の命名規則に整えます。
7. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、変換・整形したファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
• 分岐機能では、前段のOutlookトリガーで取得した添付ファイルの情報などを用いて、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、PDFからExcelへの変換に使用するWebサイトのURLや、操作対象、入力するテキストなどを実際の環境に合わせて設定してください。
• データ変換機能では、正規表現を用いてファイル名を「日付_取引先名.xlsx」のように、任意のルールで整形することが可能です。
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を用いて指定できます。

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。