【簡単設定】様々なSaaSの決済情報を自動で記録・管理する方法

日々のビジネスで発生する決済情報、その管理に手間を感じていませんか？

「決済があったら手動でデータベースに入力している…」

「ECサイトの売上と基幹システムへの登録を二重で行っていて時間がかかる…」

このように、決済データの入力や転記作業に追われ、本来集中すべき業務に手が回らないという悩みを抱えている方も、多いのではないでしょうか。また、手作業による入力ミスや計上漏れは、月次決算の遅延や経営判断の誤りを引き起こすリスクもありますよね…

そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">Stripeのような決済サービスからの入金情報や、ECサイトの注文情報、さらにはメールで受信する請求情報などを、Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートといった表計算ソフト、あるいはNotionのようなデータベースへ自動で記録・集約できる仕組み</span>です！
この仕組みを活用すれば、これらの反復作業から解放され、ヒューマンエラーのない正確なデータ管理を実現し、経理業務の大幅な効率化や迅速な経営判断に繋げることができるはず。

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も不要です。
ぜひこの機会に決済業務の自動化を導入して、日々の業務をもっとスムーズにしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには、<span class="mark-yellow">決済情報を表計算ソフトに自動で記録する</span>業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！

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決済情報の自動記録を実現する連携パターン

決済に関する情報は、決済サービスだけでなく、フォームやメールなど、様々なツールで扱われることがあります。ここでは、それぞれのツールを起点として、決済情報を自動で記録・管理するための具体的な連携パターンをテンプレートと共に紹介します！
これらの自動化を活用することで、手入力の手間やミスを削減し、経理業務の効率を格段に向上させることができるでしょう。

気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！

決済サービスからの情報を自動で記録する

<span class="mark-yellow">Stripeなどの決済サービスで支払いが行われた際に、その取引詳細をMicrosoft Excelなどの表計算ソフトへリアルタイムに自動で追加・更新する</span>ことができます。
売上データの転記作業を完全に撤廃し、常に最新の状態で売上状況を把握したり、迅速な分析業務に着手したりすることが可能になるでしょう。

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フォームで収集した情報を自動で記録する

<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け付けた取引申し込みや支払い情報を、Notionのようなデータベースツールへ自動的に項目を整理して記録する</span>こともできます。
手動でのデータ入力やシステムへの転記作業の手間を大幅に削減し、顧客情報や注文情報を一元的に、かつ正確な管理をサポートします。

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メールで受信した情報を自動で記録する

<span class="mark-yellow">Gmailなどで受信した取引完了通知メールや請求書メールから必要な情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートなどの表計算ソフトの指定されたシートへ自動的に記録する</span>ことも可能です。
メールボックスに埋もれがちな重要な決済情報を確実に捉え、手作業による情報抽出や入力作業をなくし、見落としや入力ミスの防止に役立ちます。

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Stripeの決済情報をExcelに自動記録するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、「Stripeで支払いが行われた際に、その決済情報をMicrosoft Excelの指定したシートに自動で追加記録する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• StripeとMicrosoft Excelのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• Stripeのトリガー設定とMicrosoft Excelのアクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

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ステップ1：StripeとMicrosoft Excelのマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！

マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。

【Stripeのマイアプリ登録】

検索窓にStripeと入力し、表示された候補から選択します。

※Stripeは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているStripeも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！

Yoomと連携するStripeアカウントの「アカウント名」を入力し、「アクセストークン」にはStripe管理画面で取得する値を入力しましょう。入力後は「追加」をクリックして、連携完了です！
※Stripeのマイアプリ登録について、詳しくはこちらをご参照ください。

【Microsoft Excelのマイアプリ登録】

先ほどと同じように検索窓でMicrosoft Excelを検索し、表示された候補から選択します。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。

Yoomと連携するアカウントにログインして、連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

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クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！

ステップ3：Stripeのトリガー設定

最初の設定です！
まずは、Stripeで支払いが正常に完了したら、フローボットが起動するように設定を行います。

コピーしたテンプレートの、「支払いが正常に完了したら」をクリックしてください。

タイトルを必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので間違いないかを確認しましょう。基本的には、アカウント情報はステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは「支払いが正常に完了したら」のままにして、「次へ」をクリックしてください。

次に、Stripeで行われた支払いデータのテスト送信をします。
「テスト」ボタンを押し、「テスト成功」と表示がされたら次へ進みましょう。

下図の手順通りにテスト送信を行い、先ほど同様に「テスト成功」を表示されたら「保存する」をクリックして次の設定に進みます。

ステップ4：Microsoft Excelのレコード追加設定

続いて、ステップ3で取得した支払いデータをMicrosoft Excelに追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。

先ほど同様に、タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので間違いないかを確認しましょう。実行アクションは変更せず、「データベースの連携」設定に進みます。

データベースの連携設定は、下記のようにしていきましょう！

・ファイルの保存場所：支払いデータを追加するMicrosoft Excelの保存先を、OneDriveまたはSharePointから選択してください。

・ドライブID：入力欄をクリックして表示される候補から、フローで使用するドライブを選びましょう！

・アイテムID：支払いデータを管理しているMicrosoft ExcelのアイテムIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

・シート名：こちらも同様に、候補から選択してくださいね！

設定が完了したら「次へ」をクリックして、データベース操作の詳細設定を行います。

「追加するレコードの値」の各項目を、アウトプットを使って設定していきましょう！たとえば、「金額」には、「取得した値」の「支払いが正常に完了したら」内にある「金額」を選択します。

同じようにその他の項目も、アウトプットを使って適切な値を設定してみてくださいね！
※「追加するレコードの値」は、連携しているMicrosoft Excelのデータベースに紐づいて表示されています。項目を編集したい場合は、データベース側を編集してください。

全ての項目の設定が完了したら「テスト」をクリックして、実際にMicrosoft Excelに支払いデータが反映されていることを確認してみてくださいね！
確認後は「保存する」を押して、設定完了です。

ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認

以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！

以上が、「Stripeで支払いが行われた際に、その決済情報をMicrosoft Excelの指定したシートに自動で追加記録する」フローの作成手順でした。

ECサイトなどでの決済に関するその他の自動化例

Yoomでは他にも、決済に関する自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

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まとめ

いかがでしたか？決済に関する一連の業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間を費やしていた売上データの入力、転記、確認といった手作業から解放され、ヒューマンエラーによる計上ミスや二重入力といったリスクを根本から取り除くことができるでしょう。</span>これにより、経理担当者は日々のルーティンワークの負担が軽減されるだけでなく、月次決算の早期化や、より戦略的な財務分析、予算策定といったコア業務に集中できる貴重な時間を確保できるようになるはず！

Yoomを使えば、このような自動化設定をノーコードで誰でも簡単にできるのも魅力ですよね。
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。

業務効率の改善は小さな改善の積み重ねです。まずは本記事を参考に、決算業務の自動化からぜひスタートしてみてくださいね！