■概要
Gmailで受信する取引関連のメールを、都度Google スプレッドシートの決済シートへ手作業で転記するのは時間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、その情報を自動でGoogle スプレッドシートへ追加処理するため、手作業による手間やヒューマンエラーの課題を解消し、業務の正確性と効率性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した取引情報をGoogle スプレッドシートで管理している経理や営業事務担当の方
- 手作業でのデータ転記に時間を要し、他の重要な業務への集中が難しいと感じている方
- 入力ミスを削減し、決済情報の正確な記録と迅速な処理を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで取引情報メールを受信するたびに発生していたGoogle スプレッドシートへの転記作業が自動化され、作業時間を短縮し、より生産的な業務に時間を活用できます。
- 手作業によるデータの転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、決済情報の正確性を維持することで、信頼性の高いデータ管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomのマイアプリへ登録し、Yoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションで、自動化を開始するメールの条件を設定します。
- 続いて、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信メールの本文や件名から必要な取引情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定の決済シートの該当する列へ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動処理の対象としたいメールに付与されているラベル名を任意で指定してください。例えば「決済完了」や「新規取引」といったラベルが考えられます。
- データ抽出機能の設定では、抽出するメール本文の文字数などに応じて適切な変換タイプを選択し、抽出対象となるテキスト（メール本文全体、特定の部分など）、抽出したい項目（取引日、金額、商品名など）、そしてAIへの具体的な指示内容を任意で設定します。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションでは、データを追加するスプレッドシートのID、シート名、そして抽出した各データをどの列に追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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