Microsoft Teamsで画像ファイルが投稿されたら、OCRでテキスト化しMicrosoft Excelにレコードを追加する

■概要

Microsoft Teamsに投稿された画像に含まれる文字情報を、一つひとつ手作業で転記していませんか。このような作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、画像からテキストを抽出する（from pic to text）処理を自動化し、抽出したデータをMicrosoft Excelへ自動でレコード追加できます。手作業による転記作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsに投稿される画像情報の管理を手作業で行っている方
• 画像からテキストへの変換（from pic to text）を効率化したいと考えている方
• Microsoft Excelへのデータ転記ミスをなくし、業務を標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの画像投稿を起点に、テキスト抽出からMicrosoft Excelへの記録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft ExcelをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定する
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、投稿された画像ファイルを取得する
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像からテキストを抽出する
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を任意のファイルに追加する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です。
• Microsoft Excelへレコードを追加する際には、どの項目に前段のオペレーションで取得した値を埋め込むかなど、柔軟なカスタムが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924