■概要

Googleフォームで受け取った請求書PDFの内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりやすく悩みの種になりがちです。このワークフローは、フォームに添付された請求書PDFをOCR機能で自動的に読み取り、明細情報を含むデータをMicrosoft Excelに直接追加することで、請求書処理の手間とミスを減らして業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った請求書をMicrosoft Excelで管理している経理担当者の方
• 請求書処理における手作業での転記ミスや、作業時間の長さに課題を感じている方
• OCR機能を活用して、PDFで受領する書類のデータ化を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答送信からExcelへのデータ追加までが自動化され、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
• 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された請求書PDFを取得します。
4. OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」で、ダウンロードしたPDFから明細情報などのテキストデータを抽出します。
5. 読み取った内容に応じて処理を分ける場合は、分岐機能で条件を設定します。
6. Microsoft Excelの「レコードを追加する」で、OCRで抽出したデータを指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 受付に利用するGoogleフォームでは、設問項目や添付ファイルの形式などを自由に設定してください。
• Google Driveからファイルをダウンロードする設定では、請求書PDFが保存されているフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を自由に設定可能です。
• 分岐機能では、例えば特定の取引先からの請求書のみ処理するなど、任意の条件を設定してワークフローの実行を制御できます。
• Microsoft Excelへの追加設定では、どのファイルのどのシートに、OCRで読み取ったどのデータを記録するかを自由に設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。