「Google Driveに請求書や領収書をアップロードするたびに、ファイル名を変更して、内容をGoogle スプレッドシートに手入力するのが面倒…」
「大量の書類を扱うから、どうしても転記ミスや登録漏れが発生してしまう…」
このように、Google Driveを使った請求書や領収書の管理業務において、手作業による手間やヒューマンエラーに悩んでいませんか？
もし、Google Driveに請求書や領収書のファイルが追加されたら、ファイル内の情報を自動で読み取り、指定のGoogle スプレッドシートに登録まで完了する仕組み があれば、これらの煩わしい作業から解放され、経費精算の締め作業や分析といった、より重要な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはGoogle Driveに保存された請求書や領収書などの書類から情報を自動で抽出する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveに領収書が格納されたら、データをOCRで抽出してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Google Drive上の領収書をGoogle スプレッドシートに自動登録するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Google Driveに領収書ファイルが格納されたら、ファイル内の情報をOCR機能で自動で抽出し、Google スプレッドシートに登録する フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシートとGoogle Driveとのマイアプリ連携 テンプレートをコピー トリガーとアクションの設定 フローをONにして動作確認
Google Driveに領収書が格納されたら、データをOCRで抽出してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、Google スプレッドシートのマイアプリ連携方法を解説しています。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Google Driveに領収書が格納されたら、データをOCRで抽出してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定 最初の設定です！「Google Driveに領収書が格納されたら、データをOCRで抽出してGoogle スプレッドシートに追加する」 フローボットを設定していきます。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。ファイルの容量制限について
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
ここで、Google Driveの画面に移動し、任意のフォルダに新しくファイルを作成してください。
Yoomの画面に戻って、API接続設定を行います。「トリガーの起動時間」 は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プラン
続いて、「フォルダID」 を設定します。
「テスト」をクリックしましょう！※ 取得した値 とは？
「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ4：Google Driveのアクション設定 ここでは、ファイルをダウンロードする設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
クリックすると、API接続設定画面に移ります。「ファイルID」 を設定してください。
「テスト」をクリックします。
ステップ5：OCRでの読み取り設定 以下の注意事項を確認後、「 画像・PDFから文字を読み取る 」 をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まずは、注意事項を確認しましょう。
続いて、以下の項目を設定します。
OCR画像 ：プルダウンから選択し、以下のように設定しましょう。
追加で抽出したい項目 ：入力欄下の注釈を参照して設定してください。
使用するAI ：任意で設定します。言語 ：日本語を設定してください。
「テスト」をクリックしましょう！
ステップ6：テキストを生成する設定 ここでは、生成AIを使用してテキストを生成する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
ここでは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
「テスト」をクリックします。
ステップ7：Google スプレッドシートにレコードを追加する設定 最後の設定です！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！
スプレッドシートID ：入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。スプレッドシートのタブ名 ：入力欄をクリックし、候補から選択してください。
テーブル範囲 ：今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:H」です。設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。「追加するレコードの値」 を設定しましょう。
※「URL」は、取得した値の「新しくファイル・フォルダが作成されたら」から選択できます。
テストをクリックします。
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしてみましょう。
ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了 フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Google DriveのAPIを使ったその他の自動化例 Google DriveのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google Driveを使った自動化例 Google Driveを活用すれば、Misocaで作成された請求書の自動保存や、Zoomミーティングのレコーティングファイルの格納を自動化できます。また、YoomフォームやSmartHRへの登録をきっかけに専用フォルダを作成したり、ドキュメントで書類を発行して保存したりすることも可能です。さらに、音声ファイルの文字起こし結果の保存とChatworkへの通知、Slack経由のファイルアップロードと管理ドキュメントの更新、CSVデータの読み取りによる複数宛先へのメール送信、Geminiで生成した記事案の保存など、情報の集約と共有をスムーズにする多彩な連携を実現します。
Slackに送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
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SmartHRで従業員が登録されたら、Google Driveでフォルダを作成する
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Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する
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Yoomフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
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Zendeskでチケットが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
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Misocaで請求書が作成されたら、Google Driveに自動保存する
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Google DriveにCSVファイルがアップロードされたら、データをもとに複数宛先へメールを送信する
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音声ファイルを文字起こしし、音声ファイルとテキストをGoogle Driveに追加してChatworkに通知
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フォームの回答内容をもとにGeminiで記事案を自動生成し、下書きをGoogle Driveに保存する
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毎月SmartHRの本人確認書類をGoogle Driveから一括更新する
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まとめ Google Drive上での請求書や領収書の管理業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのリネームや内容の転記といった作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、経理担当者は面倒なルーティンワークから解放され、月次の締め作業や予実管理といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォーム
よくあるご質問
Q：手書きの領収書の読み取り精度は？
A：
A：YoomのOCRは、PDFや画像ファイルから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が異なります。
項目名が明確 値がユニーク 6500文字以内 筆跡が読み取りやすい 詳しくは以下のヘルプページをご参照ください。
Q：読み取りエラー時の通知や修正方法は？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：書類の種類で保存先シートを分ける方法は？
A：
Yoomでは、分岐設定を使うことで、書類の種類に応じて保存先のシートを自動的に切り替えることができます。
例えば、請求書・契約書などの種類ごとに条件を設定し、それぞれ対応するシートへ保存するフローを作成可能です。
条件は複数組み合わせることもできるため、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
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