「Google Driveに請求書や領収書をアップロードするたびに、ファイル名を変更して、内容をGoogle スプレッドシートに手入力するのが面倒…」
「大量の書類を扱うから、どうしても転記ミスや登録漏れが発生してしまう…」
このように、Google Driveを使った請求書や領収書の管理業務において、手作業による手間やヒューマンエラーに悩んでいませんか？
もし、Google Driveに請求書や領収書のファイルが追加されたら、ファイル内の情報を自動で読み取り、指定のGoogle スプレッドシートに登録まで完了する仕組み があれば、これらの煩わしい作業から解放され、経費精算の締め作業や分析といった、より重要な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはGoogle Driveに保存された請求書や領収書などの書類から情報を自動で抽出する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveに領収書が格納されたら、データをOCRで抽出してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされる領収書の情報を、一枚ずつ確認してGoogle スプレッドシートに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveに領収書ファイルが追加されるだけで、AI-OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートに情報を記録します。手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、経費精算などの業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle スプレッドシートで領収書管理や経費精算を行っている方 領収書の転記作業に時間がかかり、コア業務に集中できないと感じている担当者の方 経費精算業務のヒューマンエラーを減らし、業務プロセスを標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveに領収書が追加されると自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートに記録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 AIが情報を読み取ることで、手作業による金額の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーで、Google Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定し、領収書が格納されるフォルダを指定します。 オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 続いて、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、仕訳の内容を生成します。 最後に、Google スプレッドシートで領収書情報を追加するオペレーションを設定し、抽出した情報を指定のシートに記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「領収書を読み取る」アクションでは、店名や合計金額、日付など、読み取りたい項目を任意でカスタム設定できます。 AI機能の「テキストを生成」アクションでは、仕訳を行うなど、任意のプロンプトを設定できます。 Google スプレッドシートに追加する際、AI-OCR機能で読み取ったどの値をどの列に記録するかを、変数をマッピングして自由に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Drive上の領収書をGoogle スプレッドシートに自動登録するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Google Driveに領収書ファイルが格納されたら、ファイル内の情報をOCR機能で自動で抽出し、Google スプレッドシートに登録する フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシートとGoogle Driveとのマイアプリ連携 テンプレートをコピー トリガーとアクションの設定 フローをONにして動作確認
Google Driveに領収書が格納されたら、データをOCRで抽出してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされる領収書の情報を、一枚ずつ確認してGoogle スプレッドシートに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveに領収書ファイルが追加されるだけで、AI-OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートに情報を記録します。手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、経費精算などの業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle スプレッドシートで領収書管理や経費精算を行っている方 領収書の転記作業に時間がかかり、コア業務に集中できないと感じている担当者の方 経費精算業務のヒューマンエラーを減らし、業務プロセスを標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveに領収書が追加されると自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートに記録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 AIが情報を読み取ることで、手作業による金額の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーで、Google Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定し、領収書が格納されるフォルダを指定します。 オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 続いて、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、仕訳の内容を生成します。 最後に、Google スプレッドシートで領収書情報を追加するオペレーションを設定し、抽出した情報を指定のシートに記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「領収書を読み取る」アクションでは、店名や合計金額、日付など、読み取りたい項目を任意でカスタム設定できます。 AI機能の「テキストを生成」アクションでは、仕訳を行うなど、任意のプロンプトを設定できます。 Google スプレッドシートに追加する際、AI-OCR機能で読み取ったどの値をどの列に記録するかを、変数をマッピングして自由に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、Google スプレッドシートのマイアプリ連携方法を解説しています。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Google Driveに領収書が格納されたら、データをOCRで抽出してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされる領収書の情報を、一枚ずつ確認してGoogle スプレッドシートに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveに領収書ファイルが追加されるだけで、AI-OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートに情報を記録します。手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、経費精算などの業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle スプレッドシートで領収書管理や経費精算を行っている方 領収書の転記作業に時間がかかり、コア業務に集中できないと感じている担当者の方 経費精算業務のヒューマンエラーを減らし、業務プロセスを標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveに領収書が追加されると自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートに記録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 AIが情報を読み取ることで、手作業による金額の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーで、Google Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定し、領収書が格納されるフォルダを指定します。 オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 続いて、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、仕訳の内容を生成します。 最後に、Google スプレッドシートで領収書情報を追加するオペレーションを設定し、抽出した情報を指定のシートに記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「領収書を読み取る」アクションでは、店名や合計金額、日付など、読み取りたい項目を任意でカスタム設定できます。 AI機能の「テキストを生成」アクションでは、仕訳を行うなど、任意のプロンプトを設定できます。 Google スプレッドシートに追加する際、AI-OCR機能で読み取ったどの値をどの列に記録するかを、変数をマッピングして自由に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定 最初の設定です！「Google Driveに領収書が格納されたら、データをOCRで抽出してGoogle スプレッドシートに追加する」 フローボットを設定していきます。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。ファイルの容量制限について
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
ここで、Google Driveの画面に移動し、任意のフォルダに新しくファイルを作成してください。
Yoomの画面に戻って、API接続設定を行います。「トリガーの起動時間」 は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プラン
続いて、「フォルダID」 を設定します。
「テスト」をクリックしましょう！※ 取得した値 とは？
「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ4：Google Driveのアクション設定 ここでは、ファイルをダウンロードする設定を行います。
