■概要
Google Driveにアップロードされる領収書の情報を、一枚ずつ確認してGoogle スプレッドシートに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveに領収書ファイルが追加されるだけで、AI-OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートに情報を記録します。手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、経費精算などの業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGoogle スプレッドシートで領収書管理や経費精算を行っている方
- 領収書の転記作業に時間がかかり、コア業務に集中できないと感じている担当者の方
- 経費精算業務のヒューマンエラーを減らし、業務プロセスを標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveに領収書が追加されると自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートに記録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- AIが情報を読み取ることで、手作業による金額の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーで、Google Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定し、領収書が格納されるフォルダを指定します。
- オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「領収書を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートで領収書情報を追加するオペレーションを設定し、抽出した情報を指定のシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「領収書を読み取る」アクションでは、店名や合計金額、日付など、読み取りたい項目を任意でカスタム設定できます。
- Google スプレッドシートに追加する際、AI-OCR機能で読み取ったどの値をどの列に記録するかを、変数をマッピングして自由に設定できます。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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