■概要
キャンペーンの案内やイベントのリマインドなどで、CSVファイルの情報をもとに複数名へ一斉にメールを送る作業は、手間がかかる上に宛名や内容の間違いといったミスも起こりがちです。 このワークフローは、Google Driveに特定のCSVファイルをアップロードするだけで、ファイル内のデータを参照し、宛先ごとにパーソナライズされたメールを自動で送信します。手作業で行っていたmail mergeのような定型業務を自動化し、作業時間の短縮とミスの防止に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- CSVファイルを使ったmail merge作業を手作業で行い、効率化したいと考えている方
- Google Driveを活用し、複数名へのメール一斉送信を定期的に行っている方
- 手作業によるメール送信時の宛名間違いや、内容の入力ミスなどを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにCSVファイルをアップロードするだけでメールが自動送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 宛先や本文へのデータ転記を自動化することで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：ファイルがCSV形式であること）に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「CSVファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、メール送信に必要な情報を取得します。
- 最後に、取得したレコードの件数分メールを送信するため、繰り返し処理とYoomの「メールを送る」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、アップロードを検知する対象のフォルダを任意で指定することが可能です。
- 分岐機能では、ファイル名の拡張子や特定のキーワードが含まれる場合など、後続の処理に進むための条件を自由に設定できます。
- CSVから変換したGoogle スプレッドシートから情報を取得する際、特定の条件に合致するデータのみを抽出するよう設定することも可能です。
- メールの宛先には、Google スプレッドシートから取得したメールアドレスの情報を割り当てることができます。また、件名や本文にも取得した氏名などの情報を変数として埋め込み、パーソナライズされた内容にカスタムできます。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「分岐する」はミニプラン以上、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
新しいシート（タブ）を追加する
新しくファイル・フォルダが作成されたら
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