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「毎朝boardを開いて、前日の発注データをコピーしてスプレッドシートに貼り付ける作業が地味に面倒…」
「手作業での転記だと、どうしても入力ミスや抜け漏れが発生してしまい、データの正確性に不安が残る…」
このように、購買管理システム「board」の発注データ管理に関する定型業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、毎朝決まった時間にboardから前日分の発注一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートなどの表計算ソフトに記録できる仕組みがあれば、これらの日々の煩わしい作業から解放されるでしょう。発注データの分析やコスト管理といった、より戦略的な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、導入の手間や時間もかかりません。ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはboardの発注一覧データを自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
boardの発注一覧をスプレッドシートに自動記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎朝boardで前日分の発注一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：boardとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.boardとYoomのマイアプリ連携
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。boardを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択しましょう。
boardのマイアプリ連携について、詳しくは「boardのマイアプリ登録方法」を参考にしてくださいね。
「マイアプリ」にboardが表示されていれば連携完了です！
2.Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
「スケジュールトリガー」を選択します。
フローボットを起動させるスケジュールを設定しましょう。
「日付指定」「曜日指定」「Cron設定」が可能です。
今回は例として毎日9時に起動するように設定しました！
設定できたら「完了」を選択しましょう。
ステップ4：boardで発注の一覧を取得する
「発注の一覧を取得」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「boardと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
boardの「APIキー」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
※boardのAPIキーは「設定」→「開発者用API設定」から確認可能です！
「APIキー」を設定できたら「指定日時以降に作成された発注」と「指定日時以前に作成された発注」を注釈に沿って設定しましょう。
今回は前日分の発注一覧を取得したいので、以下のように設定しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ5：同じ処理を繰り返す
【注意】
「同じ処理を繰り返す」を選択します。
取得したレコードを1件ずつ処理するために、「同じ処理を繰り返す」設定を行います。
「繰り返し対象の取得した値」を設定しましょう。
「オペレーション」を「発注の一覧を取得」に設定します。
「取得した値」を設定しましょう。
Google スプレッドシートにレコードを追加する際に使用したい値を設定してくださいね。
今回は例として、「取得した値」に「発注IDのリスト」・「発注名のリスト」・「発注日のリスト」を設定しました！
また、「+取得した値を追加」から「繰り返し対象の取得した値」を増やすことが可能です！
設定できたら「完了」を選択します。
ステップ6：Google スプレッドシートでレコードを追加する
「レコードを追加する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認してください。
今回のフローで使用したいGoogle スプレッドシートの「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択しましょう。
「テーブル範囲」を手動で入力しましょう。
「追加するレコードの値」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
「完了」を選択しましょう
Google スプレッドシートにレコードが追加されました！
ステップ7：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
board APIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Googleフォームで回答が送信されたら、boardの発注先を取得し発注書の作成とメールの送信を自動化したり、Gmailで検収完了メールを受信したら、boardの検収書を自動更新したりできます。また、boardで案件の受注が確定したら、見積書や納品書を取得してSlackやMicrosoft Teamsに通知したり、kintoneでレコードが登録されたら、boardで発注を自動登録したりすることも可能です。さらに、boardで顧客が作成されたら、Confluenceでページを作成したり、Googleカレンダーに予定を作成したりといった、営業・管理業務の自動化も行えます。
まとめ
boardの発注データ取得とスプレッドシートへの転記作業を自動化することで、これまで毎日手作業で行っていたデータ集計の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はいつでも正確な発注状況を把握でき、コスト分析や取引先との関係構築といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：月次でのデータ取得は可能ですか？
A：
はい、可能です！例えば、「スケジュールトリガー」を1日の9時に設定し、boardの「発注の一覧を取得」オペレーションで、「指定日時以降に作成された発注」を前月初日の00:00:00に、「指定日時以前に作成された発注」を前月末日の23:59:59に設定することで、毎月1日の9時に前月分のデータを取得できます！
Q：Google スプレッドシート以外のツールにも連携できますか？
A：
はい、可能です！例えば、Microsoft Excelに連携できます。
Microsoft Excelに連携したい場合は、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションを削除します。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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