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「毎朝boardを開いて、前日の発注データをコピーしてスプレッドシートに貼り付ける作業が地味に面倒…」
「手作業での転記だと、どうしても入力ミスや抜け漏れが発生してしまい、データの正確性に不安が残る…」
このように、購買管理システム「board」の発注データ管理に関する定型業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、毎朝決まった時間にboardから前日分の発注一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートなどの表計算ソフトに記録できる仕組みがあれば、これらの日々の煩わしい作業から解放されるでしょう。発注データの分析やコスト管理といった、より戦略的な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、導入の手間や時間もかかりません。ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはboardの発注一覧データを自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
boardの発注一覧をスプレッドシートに自動記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎朝boardで前日分の発注一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：boardとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.boardとYoomのマイアプリ連携
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。boardを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択しましょう。
boardのマイアプリ連携について、詳しくは「boardのマイアプリ登録方法」を参考にしてくださいね。
「マイアプリ」にboardが表示されていれば連携完了です！
2.Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
「スケジュールトリガー」を選択します。
フローボットを起動させるスケジュールを設定しましょう。
「日付指定」「曜日指定」「Cron設定」が可能です。
今回は例として毎日9時に起動するように設定しました！
設定できたら「完了」を選択しましょう。
ステップ4：boardで発注の一覧を取得する
「発注の一覧を取得」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「boardと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
boardの「APIキー」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
※boardのAPIキーは「設定」→「開発者用API設定」から確認可能です！
「APIキー」を設定できたら「指定日時以降に作成された発注」と「指定日時以前に作成された発注」を注釈に沿って設定しましょう。
今回は前日分の発注一覧を取得したいので、以下のように設定しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ5：同じ処理を繰り返す
【注意】
「同じ処理を繰り返す」を選択します。
取得したレコードを1件ずつ処理するために、「同じ処理を繰り返す」設定を行います。
「繰り返し対象の取得した値」を設定しましょう。
「オペレーション」を「発注の一覧を取得」に設定します。
「取得した値」を設定しましょう。
Google スプレッドシートにレコードを追加する際に使用したい値を設定してくださいね。
今回は例として、「取得した値」に「発注IDのリスト」・「発注名のリスト」・「発注日のリスト」を設定しました！
また、「+取得した値を追加」から「繰り返し対象の取得した値」を増やすことが可能です！
設定できたら「完了」を選択します。
ステップ6：Google スプレッドシートでレコードを追加する
「レコードを追加する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認してください。
今回のフローで使用したいGoogle スプレッドシートの「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択しましょう。
「テーブル範囲」を手動で入力しましょう。
「追加するレコードの値」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
