■概要
案件管理ツールboardでの情報更新のたびに、Google Chatへ手動で通知する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、対応漏れが許されない重要な業務であり、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、boardで特定の条件に合致する新しい顧客情報が作成された際に、Google Chatへ自動で通知できます。手作業による情報共有の手間を省き、重要な更新を迅速かつ正確にチームへ展開することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとGoogle Chatを日常的に利用し、手作業での情報共有に課題を感じている方
- boardで管理する顧客情報や案件の進捗を、チームに迅速に共有したいと考えている方
- boardとGoogle Chatの連携を通じて、定型業務の自動化を推進したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- boardに新しい案件が登録されると自動でGoogle Chatへ通知が飛ぶため、手作業による情報共有の時間を短縮することができます。
- 手動での通知作業がなくなることで、情報の伝達漏れやコピー＆ペーストによる間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ通知が飛ぶようにします
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定のスペースに案件情報を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定では、通知の元情報としたいアカウントのAPIキーを任意で設定してください。
- 分岐機能では、通知を実行する条件を任意で設定できます。例えば、特定の顧客名や案件の種別など、条件を細かく指定することが可能です。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信したいスペースのリソース名を任意で設定してください。
■注意事項
- board、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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