フォームから回答が送信されたら、boardに顧客を登録しOpenAIで備考を要約後、通知する

‍■概要

フォームからの問い合わせや顧客情報を、手作業でSaaSに入力する業務に手間を感じていませんか。特に、備考欄などのフリーテキストの内容把握に時間がかかることも少なくありません。このワークフローは、フォーム回答をトリガーにクラウド型業務管理ツールであるboardへの顧客登録を自動化し、さらにOpenAIが備考欄の内容を要約してDiscordに通知します。OpenAIとboardを連携させることで、一連の顧客登録と情報共有のプロセスを効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由の顧客情報をboardで管理しており、登録作業の自動化を検討している方
• OpenAIを活用してboardに登録するテキスト情報を要約し、内容の把握を効率化したい方
• 顧客情報の登録からチームへの共有までを自動化し、対応の効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの回答を基にboardへの顧客登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業による転記ミスや登録漏れを防ぎ、OpenAIによる要約で内容の把握が標準化されるため、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、board、OpenAI、DiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、フォームに回答が送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に顧客情報を登録します。
4. 続けて、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、フォームの備考欄の内容を要約させます。
5. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、登録情報とOpenAIによる要約を指定チャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する入力フォームの項目は、収集したい情報に応じて自由にカスタマイズが可能です。
• boardの顧客登録アクションでは、各項目に固定値を設定したり、前段のステップで取得した情報を変数として設定したりできます。
• OpenAIにテキスト生成を依頼する際のプロンプトは自由にカスタマイズでき、フォームの回答内容などを変数として利用することも可能です。
• Discordへの通知メッセージは、通知先のチャンネルを任意で選択できるほか、本文も固定値と変数を組み合わせて自由に作成できます。

■注意事項

• board、OpenAI、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。