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「災害発生時や従業員の体調不良など、緊急時にHRMOSから連絡先を探す作業、手間がかかかる…」
「いざという時に、すぐに情報が見つからず焦ってしまった経験がある」
このように、緊急時の情報検索に時間や手間がかかることに課題を感じていませんか？
もし、普段お使いのチャットツールから従業員名を指定するだけで、HRMOSから緊急連絡先を自動で取得できる仕組みがあれば、こうした緊急時の対応が迅速かつ正確に行えるようになります。人事・総務担当者の負担を軽減できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSから従業員の緊急連絡先を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
SlackからHRMOSの緊急連絡先を取得するフローを作ってみよう
それではここから、Slackの特定の投稿をきっかけに、HRMOSから従業員の緊急連絡先を取得してスレッドに返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：SlackとHRMOSをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Slackのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
HRMOSのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
詳しい設定方法については、以下ページをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Slackのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Slackと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
「チャンネルID」は、対象とするチャンネルを候補から選択しましょう。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「テキスト」は、トリガーの条件となるテキストを入力します。
ここで指定したテキストがメッセージ内に含まれる場合に限り、フローボットが起動します。
今回は【緊急】をトリガーとして設定しました。
次に、テストを行うので実際に指定したチャンネルにメッセージを投稿しましょう。
メッセージは以下２点を含めて作成してください。
完了したらYoomに戻り「テスト」を押しましょう。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
メッセージの内容が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ4：AI機能でテキストからデータ抽出
「テキスト抽出」をクリックしてください。
変換タイプは 「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 が、デフォルトで設定されています。
抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動するので、「変更」から任意の変換タイプを選択してください。
詳しくは、AIを使用した「データの抽出」アクションの設定方法もご参照ください。
「対象のテキスト」は、AIに抽出させるテキストを設定します。
Slackに投稿したメッセージを取得した値から設定しましょう。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
「抽出したい項目」は、テキストの中からどの項目を抽出するかを入力します。
今回は【メールアドレス】を抽出します。
設定できたら「テスト」を押してください。
テストに成功するとメールアドレスが抽出されます。
確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：メールアドレスを基に社員を検索する
「社員を検索」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
HRMOSと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「検索項目」：メールアドレス(業務情報)
「検索キーワード」：抽出したメールアドレス
を設定し「テスト」を行います。
テストに成功すると、社員情報が取得できます。
確認し「完了」をクリックしてください。
ステップ6：社員IDを基に緊急連絡先を取得する
「社員の緊急連絡先情報を取得」をクリックしてください。
再度、HRMOSと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「社員ID」は前ステップで取得したIDを設定してください。
設定後「テスト」を押しましょう。
テストに成功すると、緊急連絡先が取得できます。
確認し「完了」をクリックしてください。
ステップ7：Slackに通知する
「スレッドにメッセージを送る」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Slackと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「投稿先のチャンネルID」は、ステップ3と同じIDを候補から設定してください。
「タイムスタンプ」は、取得した値から設定できます。
「メッセージ」も、取得した値を活用して自由に入力できます。
用途に合わせて、固定値と変数（取得した値）を組み合わせ設定してみましょう。
入力が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にメッセージが通知されるので、Slackを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Slackの特定の投稿をきっかけに、HRMOSから従業員の緊急連絡先を取得してスレッドに返信するフローの連携手順になります！
HRMOS APIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
フォームの情報をもとにHRMOSから銀行口座情報や住所情報を取得して、Google スプレッドシートに追加したり、定期的にHRMOSから社員の基本情報を取得して、Google スプレッドシートを更新したりできます。また、毎月Google スプレッドシートの情報からHRMOSへ社員を一括登録したり、HRMOSの休職情報から添付ファイルを取得して、Google Driveに格納したりすることも可能です。さらに、入力フォームに新入社員情報が入力されたら、HRMOSに登録し、その内容をSlackにも通知したり、クラウドサインで雇用契約が完了したらHRMOSに登録したりといった、人事関連の様々な自動化も行えます。
まとめ
HRMOSからの緊急連絡先取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報検索の手間を削減し、災害時や有事の際にも迅速かつ正確な対応が可能になります。
これにより、人事・総務担当者は緊急時の初動対応に集中でき、従業員の安全確保に貢献できる体制が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Slack以外のチャットツールでも利用できますか？（Microsoft Teamsなど）
A：
可能です。
Yoomではフローボットを自由に作成・カスタマイズできるため、お使いのチャットツールとも連携できます。
具体的な設定手順は「基本的なフローボットの作成方法」をご確認ください。
Q：取得した連絡先をスプレッドシートに転記できますか？
A：
はい、可能です。
後続に転記したいアプリのアクションを追加する事で、取得した連絡先を自動で転記できます。
スプレッドシート側で一覧リストとして管理が可能になります。
Q：検索対象の社員が見つからない場合はどうなりますか？（エラーで止まるのか、メッセージが返るのか）
A：
エラーが発生し、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
