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「freee会計で定期的に経費申請の一覧を確認するのが手間…」
「申請状況をチームに共有するのに時間がかかってしまう…」
このように、freee会計での経費申請一覧の確認や共有作業に、多くの時間を費やしてはいませんか？
これらの作業は重要である一方、手作業で行うには確認漏れや共有の遅れといったミスにも繋がりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">freee会計から指定した日時に経費申請の一覧を自動で取得し、Slackなどのチャットツールに通知できる仕組み</span>があれば、経費精算プロセスの迅速化と、より付加価値の高い業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">freee会計から経費申請一覧を取得する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それでは例として、指定した日時にfreee会計から経費申請一覧を取得し、Slackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[freee会計]／[Slack]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
freee会計とYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、freee会計を検索し、クリックしてください。
以下の画面を下にスクロールし、「許可する」をクリックします。
これでアプリ登録は完了です！
SlackとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
指定したスケジュールになったらフローボットが起動する設定を行いましょう。
今回は、毎月1日の9時にフローボットが起動するように設定しました。
詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
設定したら「完了」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
ここでは、freee会計から経費申請一覧を取得する設定を行いましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
事業所IDのフィールドをクリックすると、候補が出てくるので選択しましょう。
申請ステータスを選択し、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
次に3つ目の工程をクリックします。
ここでは前項で取得した値からAIでテキストを生成する設定をしましょう！
「変更」よりプロンプトの文字数を変更できます。
なお、設定するプロンプトの文字数によって、消費するタスク数が異なります。
適切なものを選択してください。
「テキストを生成する」の設定方法
プロンプトには、前項で取得した値から「経費申請IDの一覧」「申請日の一覧」「申請タイトルの一覧」「申請者のユーザーIDの一覧」「申請Noの一覧」「申請ステータスの一覧」を選択し、この情報を申請ごとにまとめるように指示しました。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ。
設定したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のようにテキストが生成されています！
確認し「完了」をクリックしましょう。
次に4つ目の工程をクリックします。
Slackに送信するメッセージを設定しましょう。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
投稿先のチャンネルIDを選択します。
フィールドをクリックし、候補の中からチャンネルを選択してください。
なお、事前にSlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法 を確認し、該当のチャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しておいてください。
送信するメッセージを設定します。
定型文と、前項で取得した値から「生成結果」を選択しました。
取得した値を使用することで、値が固定化されずトリガーが実行されるたびに新しい情報が反映されます。
設定したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、Slackにもメッセージが送信されていますね！
確認し「完了」をクリックしてください。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
指定した日時にfreee会計から経費申請一覧を取得し、Slackに自動で通知する方法は以上です。
Yoomでは、freee会計を活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、freee会計に関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleフォームからの取引先作成や支払依頼の自動登録から、経費申請作成時の通知、承認後の通知、さらにはChatGPTによる申請内容の高度な分析までをシームレスに自動化できます。
これにより、経費申請・承認プロセスを迅速化し、支払い遅延リスクを低減しながら、ガバナンスと処理スピードを両立させます。
freee会計と各種ツールを連携し、経費申請一覧の取得や通知を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた定期的な確認作業やチームへの共有の手間を減らし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、承認プロセスを迅速化できるため、月末の繁忙期の負担を軽減し、より分析的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：取得する経費申請の条件を細かく指定できますか？
A：取得する経費申請の条件は、申請ステータスの他にも、発生期間の開始日と終了日、金額の下限と上限などを設定し絞り込むことが可能です。
Q：Slack以外のツール（Teamsなど）にも通知できますか？
A：Microsoft Teamsなどご利用中のチャットツールと連携することも可能です。
その場合は、Slackのアクションを削除し、他のツールとアプリ連携した後、アクションを再度追加してお試しください。
連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：この自動化はYoomの無料プランで運用できますか？
A：freee会計とSlackはフリープランから利用できるアプリです。
今回設定方法を解説した連携では、1回につき最大27タスク消費します。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、フリープランでは毎月100タスクまで利用可能です。
毎月100タスクを超える場合は、有料プランの利用がおすすめです。
詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
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