「毎月、boardで納品書を発行して送付する作業が地味に時間を取られる…」
「受注件数が増えてきて、手作業での納品書作成にミスが起きないか心配…」
このように、クラウド型業務システム・boardを利用した納品書関連の業務に、手間や不安を感じていませんか？
もし、boardで案件が受注確定になったら、自動で納品書の情報を取得し、指定のチャットツールに通知できる仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されるでしょう。より付加価値の高いコア業務に集中する時間を創出できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、毎月の請求業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはboardの納品書発行業務を自動化するフローのテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
boardで案件の受注が確定したら、納品書を取得してMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
boardの納品書を自動取得してMicrosoft Teamsに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、boardで案件の受注が確定したら、納品書を自動で取得してMicrosoft Teamsで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board／Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- boardとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- boardのトリガー設定と各アクション設定
- フローをONにして動作を確認
boardで案件の受注が確定したら、納品書を取得してMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
ステップ1：boardとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.boardとYoomのマイアプリ登録
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。boardを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択しましょう。
boardのマイアプリ連携について、詳しくは「boardのマイアプリ登録方法」を参考にしてくださいね。
「マイアプリ」にboardが表示されていれば連携完了です！
2.Microsoft TeamsとYoomのマイアプリ登録
【注意】
- 「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
boardで案件の受注が確定したら、納品書を取得してMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：boardで新しい案件が登録または更新されたら
「新しい案件が登録または更新されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「boardと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
boardの「APIキー」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
※boardのAPIキーは「設定」→「開発者用API設定」から確認可能です！
「APIキー」を設定できたら、受注ステータスが受注確定になっている案件をテスト用に登録して、「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：分岐設定
【注意】
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐する」を選択します。
今回は、案件の受注が確定したか否かで分岐させたいので、以下のように設定しました！
設定できたら「完了」を選択しましょう。
ステップ5：boardで案件詳細を取得する
「案件詳細を取得」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「boardと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
先ほどと同様にboardの「APIキー」を手動で入力します。
「案件ID」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
ステップ6：boardで納品書を取得する
「納品書の取得」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「boardと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
先ほどと同様にboardの「APIキー」を手動で入力しましょう。
「納品書ID」を「取得した値」から設定します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
ステップ6：Microsft Teamsでチャネルにメッセージを送る
「チャネルにメッセージを送る」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
Microsoft Teamsでメッセージを送りたい「チームID」と「チャネルID」を候補から選択しましょう。
「メッセージ」を設定しましょう。
今回は例として「取得した値」と固定のテキストを使って以下のように設定しました！
ステップ7：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
boardを使ったその他の自動化例
boardを中心に、顧客や案件の登録、請求情報の取得といった業務を自動化することで、日々の管理作業をよりスムーズに進められます。
GoogleカレンダーやClickUp、各種フォーム、メール、CRMツールなどと連携し、顧客登録からタスク作成、書類更新、データ蓄積までを一連の流れで自動化することで、入力作業の削減と対応漏れの防止を実現します。
Salesforceで特定条件の新規リードが登録されたら、boardに顧客を作成する
試してみる
■概要
Salesforceで管理しているリード情報を、案件・顧客管理ツールのboardに手作業で転記するのは手間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。特に、特定の条件を満たす重要なリードへの迅速な対応はビジネスの成否を分けます。このワークフローは、Salesforceとboardを連携させることで、こうした課題を解決します。Salesforceに特定の条件を満たす新規リードが登録されると、自動でboardに顧客情報を作成し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとboardを併用しており、リード情報を手動で転記している営業担当者の方
・リード情報の入力ミスや対応漏れをなくし、データ管理を正確に行いたいチームリーダーの方
・Salesforceとboard間の連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Slackの投稿内容をもとに、boardに顧客を登録する
試してみる
■概要
Slackで共有された新しい顧客情報を、手作業でboardに登録する業務に手間を感じていませんか。こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスが発生する原因にもなります。このワークフローは、特定のSlackチャンネルへの投稿をきっかけに、投稿内容から顧客情報を抽出して自動でboardに登録します。Slackとboardを連携させることで、顧客登録のプロセスを自動化し、手作業による負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackで共有される顧客情報を、手作業でboardに転記している営業担当者の方
・Slackとboardを連携させ、顧客登録プロセスを自動化・効率化したいと考えているチームリーダーの方
・手作業による入力ミスをなくし、顧客データ管理の正確性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Slack、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Trelloのカードが特定のリストに移動されたら、boardに顧客を登録する
試してみる
■概要
Trelloで案件管理を行っているものの、顧客情報を営業支援ツールのboardへ手作業で転記する作業に手間を感じていないでしょうか。
この作業は単純でありながら、入力ミスや反映漏れが起きやすく、正確なデータ管理の妨げになることもあります。
このワークフローは、Trelloのカードを特定のリストへ移動させるだけで、boardへの顧客登録を自動化します。
Trelloとboardを連携させることで、手作業による転記作業をなくし、より正確な顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloで案件管理を行い、boardで顧客情報を管理している営業担当者の方
・手作業でのデータ移行に課題を感じ、Trelloとboardの連携を模索している方
・営業チームのデータ入力業務を効率化し、生産性を向上させたいマネージャーの方
■注意事項
・Trello、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・Trelloのカード説明欄にboardへの登録内容をあらかじめ入力することを想定しています。
boardで新しい案件が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
boardで管理している案件の情報を、都度Googleカレンダーに手作業で登録していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、boardに新しい案件が登録されると、その情報を基にGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されます。スケジュール管理に関する手作業をなくし、より正確で効率的な案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardとGoogleカレンダーを併用しており、手作業での予定登録に手間を感じている方
・boardの案件情報を基にしたスケジュール管理のミスや漏れを防止したいチームリーダーの方
・Googleカレンダーとboardの連携を自動化し、業務全体の効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・board、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
boardで特定条件に合う顧客が登録されたら、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
クラウド型業務管理ツール「board」で管理している顧客情報を、議事録やレポート作成のために「Google ドキュメント」へ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、boardで特定の条件に合致する顧客情報が登録・更新された際に、指定したGoogle ドキュメントへ自動でテキストを追加できます。手作業による情報転記の手間をなくし、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardとGoogle ドキュメントを日常的に利用し、顧客情報の転記作業に手間を感じている方
・顧客管理やプロジェクトのレポート作成プロセスを自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
・Google ドキュメントとboardを連携させ、より効率的な情報管理体制を構築したいと考えている方
■注意事項
・boardとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
Gmailで検収完了メールを受信したら、boardの検収書を自動更新する
試してみる
boardに顧客が作成されたら、HubSpotにチケットを作成する
試してみる
boardに新しい顧客が作成されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
指定日時にboardで請求リストを取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
boardで案件の受注が確定したら、ClickUpでタスクを作成する
試してみる
■概要
案件管理にboard、タスク管理にClickUpをご利用の場合、受注確定後に手動でタスクを作成する作業に手間を感じていませんか。特に複数の案件を並行して管理していると、タスクの作成漏れや転記ミスが発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、boardで案件のステータスが受注確定に更新されると、その情報を基にClickUpへ自動でタスクを作成し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardで管理している案件情報を、手作業でClickUpのタスクに転記している方
・ClickUpでのタスク作成漏れを防ぎ、プロジェクト管理を効率化したいと考えている方
・boardとClickUpを連携させ、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・board、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで回答が送信されたら、boardの発注先を取得し発注書の作成とメールの送信を自動化する
試してみる
まとめ
boardとその他のツールを連携させて納品書発行業務を自動化することで、これまで手作業で行っていた納品書の発行や関係者への共有作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は請求関連の定型業務から解放され、月末月初の忙しい時期でも、より重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築可能です！もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：自動化がエラーで止まったらどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：納品書ではなく、見積書でも応用できますか？
A：
はい、可能です！まず、見積書を取得したい場合は、boardの「納品書を取得」オペレーションを削除します。
削除したら、boardの「案件詳細を取得」オペレーション直下にある「+」マークをクリックし、boardを検索して「見積書の取得」を選択しましょう。
・🔰基本的なフローボットの作成方法
Q：Microsoft Teams以外のツールにも連携できますか？
A：
はい、可能です！例えば、Slackに連携できます！
Slackに連携したい場合、まずはMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」オペレーションを削除します。
boardの「納品書を取得」オペレーション直下の「+」マークからSlackを検索して、該当のオペレーションを設定しましょう。
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