「毎月、boardで納品書を発行して送付する作業が地味に時間を取られる…」
「受注件数が増えてきて、手作業での納品書作成にミスが起きないか心配…」
このように、クラウド型業務システム・boardを利用した納品書関連の業務に、手間や不安を感じていませんか？
もし、boardで案件が受注確定になったら、自動で納品書の情報を取得し、指定のチャットツールに通知できる仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されるでしょう。より付加価値の高いコア業務に集中する時間を創出できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、毎月の請求業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはboardの納品書発行業務を自動化するフローのテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
boardで案件の受注が確定したら、納品書を取得してMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
boardで案件が受注確定するたびに、手動で納品書を確認し、関係者へ通知する作業に手間を感じていませんか？こうした手作業は、確認漏れや共有遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、boardで案件が特定ステータスに更新されると、関連する納品書の情報を自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知できます。boardの納品書共有を自動化し、業務の迅速性と正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardの案件の納品書管理を担当している営業事務や経理担当の方
- boardで作成した納品書の情報共有を自動化し、チームの連携を円滑にしたい方
- 受注後の請求関連業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで案件が受注確定すると納品書の情報が自動で取得・通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や共有の時間を短縮することができます。
- 手作業による納品書情報の取得漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」を設定し、案件のステータス変更を検知します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、案件のステータスが「受注」になった場合のみ、後続の処理が実行されるように条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで検知した案件の詳細情報を取得します。
- 次に、boardの「納品書の取得」アクションを設定し、対象案件の納品書情報を取得します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した納品書と案件の情報を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定では、ご利用のアカウントに応じたAPIキーを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- board、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardの納品書を自動取得してMicrosoft Teamsに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、boardで案件の受注が確定したら、納品書を自動で取得してMicrosoft Teamsで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board／Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- boardとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- boardのトリガー設定と各アクション設定
- フローをONにして動作を確認
boardで案件の受注が確定したら、納品書を取得してMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
boardで案件が受注確定するたびに、手動で納品書を確認し、関係者へ通知する作業に手間を感じていませんか？こうした手作業は、確認漏れや共有遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、boardで案件が特定ステータスに更新されると、関連する納品書の情報を自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知できます。boardの納品書共有を自動化し、業務の迅速性と正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardの案件の納品書管理を担当している営業事務や経理担当の方
- boardで作成した納品書の情報共有を自動化し、チームの連携を円滑にしたい方
- 受注後の請求関連業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで案件が受注確定すると納品書の情報が自動で取得・通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や共有の時間を短縮することができます。
- 手作業による納品書情報の取得漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」を設定し、案件のステータス変更を検知します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、案件のステータスが「受注」になった場合のみ、後続の処理が実行されるように条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで検知した案件の詳細情報を取得します。
- 次に、boardの「納品書の取得」アクションを設定し、対象案件の納品書情報を取得します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した納品書と案件の情報を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定では、ご利用のアカウントに応じたAPIキーを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- board、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：boardとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.boardとYoomのマイアプリ登録
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。boardを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択しましょう。
boardのマイアプリ連携について、詳しくは「boardのマイアプリ登録方法」を参考にしてくださいね。
「マイアプリ」にboardが表示されていれば連携完了です！
2.Microsoft TeamsとYoomのマイアプリ登録
【注意】
- 「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
boardで案件の受注が確定したら、納品書を取得してMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
boardで案件が受注確定するたびに、手動で納品書を確認し、関係者へ通知する作業に手間を感じていませんか？こうした手作業は、確認漏れや共有遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、boardで案件が特定ステータスに更新されると、関連する納品書の情報を自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知できます。boardの納品書共有を自動化し、業務の迅速性と正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardの案件の納品書管理を担当している営業事務や経理担当の方
- boardで作成した納品書の情報共有を自動化し、チームの連携を円滑にしたい方
- 受注後の請求関連業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで案件が受注確定すると納品書の情報が自動で取得・通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や共有の時間を短縮することができます。
- 手作業による納品書情報の取得漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」を設定し、案件のステータス変更を検知します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、案件のステータスが「受注」になった場合のみ、後続の処理が実行されるように条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで検知した案件の詳細情報を取得します。
- 次に、boardの「納品書の取得」アクションを設定し、対象案件の納品書情報を取得します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した納品書と案件の情報を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定では、ご利用のアカウントに応じたAPIキーを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- board、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：boardで新しい案件が登録または更新されたら
「新しい案件が登録または更新されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「boardと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
boardの「APIキー」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
※boardのAPIキーは「設定」→「開発者用API設定」から確認可能です！
「APIキー」を設定できたら、受注ステータスが受注確定になっている案件をテスト用に登録して、「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：分岐設定
【注意】
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐する」を選択します。
今回は、案件の受注が確定したか否かで分岐させたいので、以下のように設定しました！
設定できたら「完了」を選択しましょう。
ステップ5：boardで案件詳細を取得する
「案件詳細を取得」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「boardと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
先ほどと同様にboardの「APIキー」を手動で入力します。
「案件ID」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
ステップ6：boardで納品書を取得する
「納品書の取得」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「boardと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
先ほどと同様にboardの「APIキー」を手動で入力しましょう。
「納品書ID」を「取得した値」から設定します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
