「毎月、boardで納品書を発行して送付する作業が地味に時間を取られる…」
「受注件数が増えてきて、手作業での納品書作成にミスが起きないか心配…」
このように、クラウド型業務システム・boardを利用した納品書関連の業務に、手間や不安を感じていませんか？
もし、boardで案件が受注確定になったら、自動で納品書の情報を取得し、指定のチャットツールに通知できる仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されるでしょう。より付加価値の高いコア業務に集中する時間を創出できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、毎月の請求業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはboardの納品書発行業務を自動化するフローのテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
boardで案件の受注が確定したら、納品書を取得してMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
boardで案件が受注確定するたびに、手動で納品書を確認し、関係者へ通知する作業に手間を感じていませんか？こうした手作業は、確認漏れや共有遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、boardで案件が特定ステータスに更新されると、関連する納品書の情報を自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知できます。boardの納品書共有を自動化し、業務の迅速性と正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardの案件の納品書管理を担当している営業事務や経理担当の方
- boardで作成した納品書の情報共有を自動化し、チームの連携を円滑にしたい方
- 受注後の請求関連業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで案件が受注確定すると納品書の情報が自動で取得・通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や共有の時間を短縮することができます。
- 手作業による納品書情報の取得漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」を設定し、案件のステータス変更を検知します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、案件のステータスが「受注」になった場合のみ、後続の処理が実行されるように条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで検知した案件の詳細情報を取得します。
- 次に、boardの「納品書の取得」アクションを設定し、対象案件の納品書情報を取得します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した納品書と案件の情報を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定では、ご利用のアカウントに応じたAPIキーを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- board、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardの納品書を自動取得してMicrosoft Teamsに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、boardで案件の受注が確定したら、納品書を自動で取得してMicrosoft Teamsで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board／Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- boardとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- boardのトリガー設定と各アクション設定
- フローをONにして動作を確認
boardで案件の受注が確定したら、納品書を取得してMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
boardで案件が受注確定するたびに、手動で納品書を確認し、関係者へ通知する作業に手間を感じていませんか？こうした手作業は、確認漏れや共有遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、boardで案件が特定ステータスに更新されると、関連する納品書の情報を自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知できます。boardの納品書共有を自動化し、業務の迅速性と正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardの案件の納品書管理を担当している営業事務や経理担当の方
- boardで作成した納品書の情報共有を自動化し、チームの連携を円滑にしたい方
- 受注後の請求関連業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで案件が受注確定すると納品書の情報が自動で取得・通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や共有の時間を短縮することができます。
- 手作業による納品書情報の取得漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」を設定し、案件のステータス変更を検知します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、案件のステータスが「受注」になった場合のみ、後続の処理が実行されるように条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで検知した案件の詳細情報を取得します。
- 次に、boardの「納品書の取得」アクションを設定し、対象案件の納品書情報を取得します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した納品書と案件の情報を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定では、ご利用のアカウントに応じたAPIキーを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- board、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：boardとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.boardとYoomのマイアプリ登録
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。boardを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択しましょう。
boardのマイアプリ連携について、詳しくは「boardのマイアプリ登録方法」を参考にしてくださいね。
「マイアプリ」にboardが表示されていれば連携完了です！
2.Microsoft TeamsとYoomのマイアプリ登録
【注意】
- 「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
boardで案件の受注が確定したら、納品書を取得してMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
boardで案件が受注確定するたびに、手動で納品書を確認し、関係者へ通知する作業に手間を感じていませんか？こうした手作業は、確認漏れや共有遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、boardで案件が特定ステータスに更新されると、関連する納品書の情報を自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知できます。boardの納品書共有を自動化し、業務の迅速性と正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardの案件の納品書管理を担当している営業事務や経理担当の方
- boardで作成した納品書の情報共有を自動化し、チームの連携を円滑にしたい方
- 受注後の請求関連業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで案件が受注確定すると納品書の情報が自動で取得・通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や共有の時間を短縮することができます。
- 手作業による納品書情報の取得漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」を設定し、案件のステータス変更を検知します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、案件のステータスが「受注」になった場合のみ、後続の処理が実行されるように条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで検知した案件の詳細情報を取得します。
- 次に、boardの「納品書の取得」アクションを設定し、対象案件の納品書情報を取得します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した納品書と案件の情報を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定では、ご利用のアカウントに応じたAPIキーを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- board、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：boardで新しい案件が登録または更新されたら
「新しい案件が登録または更新されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「boardと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
boardの「APIキー」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
※boardのAPIキーは「設定」→「開発者用API設定」から確認可能です！
「APIキー」を設定できたら、受注ステータスが受注確定になっている案件をテスト用に登録して、「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：分岐設定
【注意】
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐する」を選択します。
今回は、案件の受注が確定したか否かで分岐させたいので、以下のように設定しました！
設定できたら「完了」を選択しましょう。
ステップ5：boardで案件詳細を取得する
「案件詳細を取得」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「boardと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
先ほどと同様にboardの「APIキー」を手動で入力します。
「案件ID」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
ステップ6：boardで納品書を取得する
「納品書の取得」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「boardと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
先ほどと同様にboardの「APIキー」を手動で入力しましょう。
「納品書ID」を「取得した値」から設定します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
ステップ6：Microsft Teamsでチャネルにメッセージを送る
「チャネルにメッセージを送る」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
Microsoft Teamsでメッセージを送りたい「チームID」と「チャネルID」を候補から選択しましょう。
「メッセージ」を設定しましょう。
今回は例として「取得した値」と固定のテキストを使って以下のように設定しました！
ステップ7：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
boardを使ったその他の自動化例
boardを中心に、顧客や案件の登録、請求情報の取得といった業務を自動化することで、日々の管理作業をよりスムーズに進められます。
GoogleカレンダーやClickUp、各種フォーム、メール、CRMツールなどと連携し、顧客登録からタスク作成、書類更新、データ蓄積までを一連の流れで自動化することで、入力作業の削減と対応漏れの防止を実現します。
Salesforceで特定条件の新規リードが登録されたら、boardに顧客を作成する
試してみる
■概要
Salesforceで管理しているリード情報を、案件・顧客管理ツールのboardに手作業で転記するのは手間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。特に、特定の条件を満たす重要なリードへの迅速な対応はビジネスの成否を分けます。
このワークフローは、Salesforceとboardを連携させることで、こうした課題を解決します。Salesforceに特定の条件を満たす新規リードが登録されると、自動でboardに顧客情報を作成し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceとboardを併用しており、リード情報を手動で転記している営業担当者の方
- リード情報の入力ミスや対応漏れをなくし、データ管理を正確に行いたいチームリーダーの方
- Salesforceとboard間の連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにリードが登録されると、自動でboardへ顧客情報が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとboardをそれぞれYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たすリードの場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、Salesforceから取得したリード情報を紐付けて顧客を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- オペレーションの分岐機能では、自動化の対象としたいリードの条件を任意で設定してください。例えば、特定のリードソースや評価を持つリードのみを対象とすることが可能です。
- Salesforceとの連携設定を行う際は、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください。
- boardとの連携設定を行う際は、ご自身のアカウントで発行したAPIキーを正しく設定してください。
■注意事項
- Salesforce、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
Slackの投稿内容をもとに、boardに顧客を登録する
試してみる
■概要
Slackで共有された新しい顧客情報を、手作業でboardに登録する業務に手間を感じていませんか。こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスが発生する原因にもなります。このワークフローは、特定のSlackチャンネルへの投稿をきっかけに、投稿内容から顧客情報を抽出して自動でboardに登録します。Slackとboardを連携させることで、顧客登録のプロセスを自動化し、手作業による負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで共有される顧客情報を、手作業でboardに転記している営業担当者の方
- Slackとboardを連携させ、顧客登録プロセスを自動化・効率化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業による入力ミスをなくし、顧客データ管理の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿後、自動でboardに顧客情報が登録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、業務の迅速化に繋がります
- 手作業によるデータ入力が不要になることで、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データ管理の正確性を高めることができます
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、顧客情報が投稿されるチャンネルを指定します
- 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、「テキストを抽出する」アクションでSlackの投稿から顧客名や連絡先などの情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「顧客の登録」アクションを設定し、3で抽出した情報をマッピングして顧客を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、顧客情報が投稿されるチャンネルを任意のチャンネルIDで指定できます。特定の営業チームのチャンネルなどを設定してください
- boardとの連携設定を行う際に、顧客情報を登録したいboardアカウントのAPIキーを任意で設定してください
■注意事項
- Slack、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Trelloのカードが特定のリストに移動されたら、boardに顧客を登録する
試してみる
■概要
Trelloで案件管理を行っているものの、顧客情報を営業支援ツールのboardへ手作業で転記する作業に手間を感じていないでしょうか。この作業は単純でありながら、入力ミスや反映漏れが起きやすく、正確なデータ管理の妨げになることもあります。このワークフローは、Trelloのカードを特定のリストへ移動させるだけで、boardへの顧客登録を自動化します。Trelloとboardを連携させることで、手作業による転記作業をなくし、より正確な顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Trelloで案件管理を行い、boardで顧客情報を管理している営業担当者の方
- 手作業でのデータ移行に課題を感じ、Trelloとboardの連携を模索している方
- 営業チームのデータ入力業務を効率化し、生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Trelloでカードを移動するだけでboardに顧客情報が自動登録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ入力が不要になることで、情報の入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとboardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カードが特定のリストに移動されたら」アクションを設定します。ここで受注や契約確定などを管理するリストを指定します。
- 次に、「カードの情報を取得」アクションでカードの詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出」アクションでTrelloカードの情報から会社名や担当者名などを抽出します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「顧客の登録」アクションを設定します。AI機能で抽出した情報をマッピングし、顧客情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出」オペレーションでは、Trelloのカードから抽出したい項目（例：会社名、担当者名、連絡先など）を任意で設定できます。
- boardの「顧客の登録」オペレーションでは、登録する各項目に固定のテキストを入力したり、TrelloやAI機能で取得した情報を変数として動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Trello、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- Trelloのカード説明欄にboardへの登録内容をあらかじめ入力することを想定しています。
指定日時にboardで請求リストを取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
boardを活用した販売管理業務において、定期的なデータ集計やレポート作成のために、手作業で情報を転記していることはないでしょうか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなりかねません。このワークフローは、指定した日時にboardから請求リストを自動で取得し、Google スプレッドシートにデータを追加します。APIを利用したデータ連携で、手作業による販売管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで販売管理を行っており、定期的なデータ集計作業を自動化したい方
- APIの知識はないが、boardとGoogle スプレッドシートを連携させて業務を効率化したい方
- 手作業によるデータ転記の手間やミスをなくし、正確な情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業での集計にかけていた時間を短縮し、コア業務へ集中できます。
- APIを介してシステム間で直接データを連携させるため、手作業による転記ミスや計上漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します
- 次に、オペレーションでboardの「請求リストの取得」アクションを設定し、受注ステータスなどを指定します
- 次に、取得した請求リストのデータ件数分、処理を繰り返すよう設定します
- 繰り返し処理の中で、boardの「案件詳細を取得」「請求書の取得」アクションを設定します
- 最後に、Google スプレッドシートの「行を追加」アクションで、取得した情報を指定のシートに追加するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい日時（毎月1日、毎週月曜日など）を任意で設定可能です。
- boardの請求リスト取得アクションでは、請求日や受注ステータスなどの取得条件を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへの登録内容は、連携先のシートや列を任意で指定したり、boardから取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
- board、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardで新しい案件が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
boardで管理している案件の情報を、都度Googleカレンダーに手作業で登録していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、boardに新しい案件が登録されると、その情報を基にGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されます。スケジュール管理に関する手作業をなくし、より正確で効率的な案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとGoogleカレンダーを併用しており、手作業での予定登録に手間を感じている方
- boardの案件情報を基にしたスケジュール管理のミスや漏れを防止したいチームリーダーの方
- Googleカレンダーとboardの連携を自動化し、業務全体の効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardに案件を登録するだけで、自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手動での情報入力が不要になるため、予定の日時や内容の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGoogleカレンダーをそれぞれYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成」アクションを設定して、boardから取得した案件情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardと連携する際には、ご利用の環境に応じたAPIキーを任意で設定してください
- Googleカレンダーのオペレーション設定では、予定を追加したい対象のカレンダーIDを任意で指定してください
■注意事項
- board、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
boardで特定条件に合う顧客が登録されたら、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
クラウド型業務管理ツール「board」で管理している顧客情報を、議事録やレポート作成のために「Google ドキュメント」へ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、boardで特定の条件に合致する顧客情報が登録・更新された際に、指定したGoogle ドキュメントへ自動でテキストを追加できます。手作業による情報転記の手間をなくし、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとGoogle ドキュメントを日常的に利用し、顧客情報の転記作業に手間を感じている方
- 顧客管理やプロジェクトのレポート作成プロセスを自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
- Google ドキュメントとboardを連携させ、より効率的な情報管理体制を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの顧客登録をトリガーに、Google ドキュメントへ自動でテキストが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報のコピー＆ペーストで発生しがちな、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。
- 次に、分岐機能で作成の場合のみ後続アクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」を設定して、指定のドキュメントに顧客情報を追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐オペレーションでは、どのような条件（例：特定の顧客ランクや担当者など）に合致した場合にGoogle ドキュメントへの追記を実行するかを任意で設定してください。
- Google ドキュメントに追加するテキストの内容は、boardから取得した顧客情報（顧客名や会社情報など）を組み合わせて、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- boardとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで検収完了メールを受信したら、boardの検収書を自動更新する
試してみる
■概要
検収完了のメールを確認してから、手作業でboardの検収書ステータスを更新する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。特に、月末月初の多忙な時期には、こうした定型業務が大きな負担となることも少なくありません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の検収完了メールを受信したことをきっかけに、boardの検収書を自動で更新処理できるため、手作業による手間やミスを削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで検収書を管理しており、検収後の更新処理を自動化したいと考えている経理担当者の方
- 検収完了メールの確認からboardへの反映までの手作業に、非効率を感じている担当者の方
- 検収書関連の業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に検収書の更新が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるステータスの更新漏れや、関連部署への連絡忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでboardの「発注の一覧を取得」アクションを設定し、抽出したテキストから特定の発注を取得します
- 次に、オペレーションでboardの「検収書を更新」アクションを設定し、取得した情報を基に更新します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ更新完了の旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIでのテキスト抽出オペレーションでは、発注情報を特定する番号などのほか、検収書の更新や通知メールに利用したい任意の値を抽出できます。
■注意事項
- Gmail、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
boardに顧客が作成されたら、HubSpotにチケットを作成する
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■概要
boardに新しい顧客が作成されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・boardで新しく登録された顧客情報をHubSpotで管理し、迅速にフォローアップを行いたいチーム
・顧客対応や営業活動の効率化を図りたいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客情報をHubSpotで一元管理し、顧客サポートの対応を迅速かつ効率的に行いたいチーム
3.マーケティング部門
・新規顧客情報をHubSpotで管理し、マーケティングキャンペーンやプロモーションのフォローアップを行いたいチーム
・顧客データを活用したマーケティング戦略の策定を行いたいチーム
4.データ管理チーム
・boardで作成された顧客データをHubSpotに自動で反映させ、データの一貫性と正確性を保ちたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・業務の効率化とデータの一元管理が実現でき、リソースの最適化とプロアクティブな対応も可能になります。
・チームのコラボレーション強化と情報の可視化により、より効果的な業務進行が期待できます。
■注意事項
・board、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。
boardで案件の受注が確定したら、ClickUpでタスクを作成する
試してみる
■概要
案件管理にboard、タスク管理にClickUpをご利用の場合、受注確定後に手動でタスクを作成する作業に手間を感じていませんか。特に複数の案件を並行して管理していると、タスクの作成漏れや転記ミスが発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、boardで案件のステータスが受注確定に更新されると、その情報を基にClickUpへ自動でタスクを作成し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで管理している案件情報を、手作業でClickUpのタスクに転記している方
- ClickUpでのタスク作成漏れを防ぎ、プロジェクト管理を効率化したいと考えている方
- boardとClickUpを連携させ、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで案件の受注が確定したタイミングでClickUpへタスクが自動作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク作成の時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、タスクの作成漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとClickUpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、boardの案件ステータスが「受注確定」の場合のみ処理が進むように条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」アクションを設定し、案件の詳しい情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、boardから取得した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ClickUpでタスクを作成するアクションでは、タスクを追加したい任意のリストIDを設定してください。
- タスクの名称や説明欄には、固定のテキストを入力するだけでなく、トリガーで取得したboardの案件名や顧客情報などを変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- board、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで回答が送信されたら、boardの発注先を取得し発注書の作成とメールの送信を自動化する
試してみる
■概要
発注業務において、Googleフォームで受け付けた依頼を基にboardで発注書を作成する際、手作業で発注先情報を探し、書類を作成・送付するプロセスは手間がかかるのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、boardから発注先を自動で取得し、発注書の作成からメール送信までを一貫して自動化できます。これにより、手作業による手間やミスを削減し、よりスムーズな発注業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardを利用した発注業務で、発注先の取得や書類作成に手間を感じている方
- Googleフォームで受け付けた依頼内容を元に、boardでの発注処理を自動化したい方
- 手作業による発注書の作成やメール送信での入力ミスを減らし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、boardの発注先取得からメール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業での情報検索や転記が減るため、発注先の選択ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google フォーム、board、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでboardの「発注先の取得」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに発注先情報を取得します。
- 次に、「書類を発行する」オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、取得した情報をもとに発注書を作成します。
- 最後に、「メールを送る」アクションで、作成した発注書を添付して指定の宛先にメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google フォームのトリガー設定では、発注に必要な情報を取得できるよう、質問項目を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するオペレーションでは、使用する発注書の雛形を任意のものに設定できます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズでき、フォームの回答内容を差し込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、board、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
まとめ
boardとその他のツールを連携させて納品書発行業務を自動化することで、これまで手作業で行っていた納品書の発行や関係者への共有作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は請求関連の定型業務から解放され、月末月初の忙しい時期でも、より重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築可能です！もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：自動化がエラーで止まったらどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：納品書ではなく、見積書でも応用できますか？
A：
はい、可能です！まず、見積書を取得したい場合は、boardの「納品書を取得」オペレーションを削除します。
削除したら、boardの「案件詳細を取得」オペレーション直下にある「+」マークをクリックし、boardを検索して「見積書の取得」を選択しましょう。
・🔰基本的なフローボットの作成方法
Q：Microsoft Teams以外のツールにも連携できますか？
A：
はい、可能です！例えば、Slackに連携できます！
Slackに連携したい場合、まずはMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」オペレーションを削除します。
boardの「納品書を取得」オペレーション直下の「+」マークからSlackを検索して、該当のオペレーションを設定しましょう。
