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「boardから発注先情報をコピーして、発注書を作成するのが地味に面倒…」
「手作業での転記作業は、金額や宛先の間違いが起こりそうで毎回不安になる…」
このように、発注管理システム「board」を使いながらも、発注書の作成といった関連業務で手作業が発生し、非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
もし、フォームに入力された情報をきっかけに、boardから必要な発注先情報を自動で探し出し、発注書の作成から関係者へのメール送信までを全自動で完結できる仕組みがあれば、こうした日々の作業から解放され、より戦略的な購買活動や取引先との関係構築といったコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な発注業務を効率化しましょう！
Yoomにはboardから発注先情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームで回答が送信されたら、boardの発注先情報を自動で取得し、発注書の作成とメール送信までを行うフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／board／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
Googleフォーム
今回のフローボットのトリガーとなるGoogleフォームを用意します。
boardで発注先情報を取得するため、質問項目には「発注先ID」を設定してください。
「発注先ID」は、boardの画面で発注先一覧から該当の発注先を選択し、URLから確認できます。
他の質問項目は、Google スプレッドシートの書類発行オペレーションで使用する雛形書類の内容に合わせて、設定をしてください。
Google スプレッドシート
今回のフローでは、発注書を発行するため、発注書の雛形書類を用意します。
「書類を発行する」の設定方法を参考にして、雛形書類を作成しましょう。
今回は以下のような雛形を用意しました。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、Google スプレッドシートの設定方法を紹介しています。
Googleフォームも同じ設定方法で連携することができますよ！
ナビを参考にして、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携を行なってください。
boardのマイアプリ連携方法は以下の解説をご確認ください。
【boardのマイアプリ連携】
検索窓にboardと入力するとboardのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
次の画面で「アカウント名」と「アクセストークン」を設定します。
※マイアプリ登録の詳細は、以下のリンクを参照してください。
「アカウント名」は任意のものを入力してくださいね。
boardにログインした後、APIトークンの生成画面に移動しましょう。
APIトークンを取得するには、「新規トークン生成」ボタンをクリックしてください。
※APIキーは、オペレーションの設定時にも使うため、控えておきましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
最初の設定です！
このフローボットでは、Googleフォームに回答が送信されるとフローボットが起動します。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
次の画面で、連携するアカウント情報を確認してください。
アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、先ほど準備したGoogleフォームに回答をしましょう。
Googleフォームで回答したら、Yoomの画面に戻り、アプリトリガーのAPI接続設定をします！
まずは「トリガーの起動時間」を設定してください。
ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
しかし、上記の画像では「商品名」などの取得した値が正しく表示されていません。
正しく表示されない場合は、赤枠部分の「＋取得した値を追加」をクリックしましょう。
※回答内容を取得する方法の詳細は、以下を参考にしてください。
次の画面で、取得したい内容の左にある「＋」をクリックし、「追加」をクリックします。
先ほど追加した値が表示されたことを確認後、「完了」をクリックして次に進みましょう！
最後の設定です！
ここでは、boardで登録されている発注先情報を取得する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
次に進みましょう！
次の画面で必須項目を設定していきましょう！
「テスト」をクリックしましょう！
取得した値が表示されたら「完了」をクリックします。
ここでは、Google スプレッドシートで発注書を発行する設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう。
まずは、「スプレッドシートのファイルID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される「候補」から、先ほど作成した雛形書類を選択しましょう。
※雛形書類の作成方法については以下をご確認ください。
続いて、「格納先のGoogle DriveフォルダID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
ここで指定したフォルダに書類が保存されます。
「出力ファイル名」は他のファイル名と被らないように設定してください。
下図のように入力欄をクリックして表示される取得した値を引用した設定が可能です。
※直接入力も可能ですが、固定値として設定されてしまうので注意が必要です。
次の画面で、置換条件を設定していきます。
設定方法をご確認のうえ、赤枠の「置換条件の取得」をクリックしましょう。
クリックすると、「置換対象の文字列」が表示されます。
※ここで、「置換対象の文字列」が正しく表示されない場合は、一度フローボット画面に戻り、以下の手順に沿って設定を行ってください。
「置換対象の文字列」が正しく表示されたら、「置換後の文字列」に該当する値を設定していきます。
Googleフォームの設定やboardの設定で取得した値を引用して設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が保存されます。
ここで、赤枠の「ダウンロードボタン」をクリックし、発行された書類を確認してみましょう。
無事に書類が発行されました。
確認ができたら、Yoomの画面で「完了」をクリックしてください！
最後の設定です！
ここでは、先ほど発行した発注書を自動的にメールで送付する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
まずは、「メールの設定」をします。
アプリは変更せず、このままで大丈夫です。
続いて、「メールの内容」を設定します。
次の画面で、「メールの送信内容」を確認します。
宛先や本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
「完了」をクリックしてください！
最後に、先ほど指定したメールアドレスに送信されたか確認してみましょう。
送信されましたね！
以上で、「Googleフォームで回答が送信されたら、boardの発注先を取得し発注書の作成とメールの送信を自動化する」フローの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
boardを起点に、申請承認や発注先登録、受注確定といった業務イベントを各種サービスと自動連携することで、案件管理をよりスムーズに行えます。
freee会計やkintone、メール、Slack、Microsoft Teamsなどと連携し、案件登録・発注・検収・通知までを一連の流れで自動化することで、手作業や確認漏れを減らし、正確でスピーディーな業務運用を実現します。
boardと各種ツールを連携させて発注先情報の取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の検索や転記の手間を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、担当者は日々の煩雑なルーティンワークから解放され、取引先の選定や価格交渉といった、より付加価値の高いコア業務に専念できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：該当IDの発注先がない場合、処理はどうなりますか？
A：
該当のIDが存在しない場合は、エラーになりフローボットは停止します。
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：発注書以外の書類（請求書など）作成にも応用できますか？
A：
はい、可能です。
今回のフローでは、boardのオペレーションでは「発注先を取得」を設定しましたが、「請求先を取得」のオペレーションの変更することで、請求書作成のフローを構築することができます。
また、Google スプレッドシートの設定では、請求書の雛形を使用することで請求書を発行することが可能です。
Q：Googleフォーム以外のツールを起点にできますか？
A：
はい、可能です。kintoneなど社内でお使いのツールを起点にすることが可能です。
Yoomと連携できるアプリは以下をご確認ください。
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