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「毎日大量に届くメールの中から、特定のメッセージを探してMicrosoft Excelに手作業で転記している…」
「問い合わせや注文メールの内容を一つひとつコピー＆ペーストでまとめる作業に追われ、本来の業務に集中できない…」
このように、メールの内容をMicrosoft Excelに保存する定型業務に、多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、特定のメールを受信した際に、件名や本文などの必要な情報だけを自動で抽出し、Microsoft Excelの指定した行に記録できる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすれば面倒な転記作業や入力ミスから解放され、より付加価値の高いコア業務に専念する時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Microsoft Excel
[Yoomとは]
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
参照：Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
ここまで終わったら、今回使うアプリの「マイアプリ連携」は完了です。
フローボットの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回は「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動する設定なので、ラベルを候補から選択してください。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「テストラベル」というラベルに振り分けられるように設定しました。
メール送信が終わったらYoom設定ページに戻り、テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功し、メールの情報が取得した値に入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
「対象のテキスト」は前ステップで取得した値から、「本文」を選択してください。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
抽出したい項目はデフォルトのまま、以下のように入力してあります。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功し、取得した値に「抽出したい項目」と「その値」が入ればOKです。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
Gmailで受信した情報を保存するため、今回は以下のようなシートをMicrosoft Excel上で作成しました。
設定ページに戻り、上記シートの場所を指定していきます。
「ファイルの保存場所」はOneDriveかSharePointのどちらかから選択してください。
ドライブIDは候補に表示されますので、そちらから選択を行いましょう。
「アイテムID」も候補に該当のシートが表示されますので、そちらから選択してください。
シート名も同様に指定します。
テーブル範囲は、Microsoft Excelのシート上で値が入っている「A1:E」としました。
ここまで入力したら「次へ」をクリックしましょう。
前のページでうまくシートが指定できていれば、シートのヘッダーが表示されています。
AIデータ抽出の際に取得した値から、対応するものをそれぞれ入力していきましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
