「毎日大量に届くメールの中から、特定のメッセージを探してMicrosoft Excelに手作業で転記している…」
「問い合わせや注文メールの内容を一つひとつコピー＆ペーストでまとめる作業に追われ、本来の業務に集中できない…」
このように、メールの内容をMicrosoft Excelに保存する定型業務に、多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、特定のメールを受信した際に、件名や本文などの必要な情報だけを自動で抽出し、Microsoft Excelの指定した行に記録できる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすれば面倒な転記作業や入力ミスから解放され、より付加価値の高いコア業務に専念する時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
メールで受信したメッセージをMicrosoft Excelに保存する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Microsoft Excelに保存する
試してみる
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納するフローです。
■注意事項
・GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したメールをMicrosoft Excelに自動保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、そのメールの情報をMicrosoft Excelに自動で保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とMicrosoft Excelのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Microsoft Excelに保存する
試してみる
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納するフローです。
■注意事項
・GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GmailとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Gmailのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
Microsoft Excelのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
参照：Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
ここまで終わったら、今回使うアプリの「マイアプリ連携」は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Microsoft Excelに保存する
試してみる
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納するフローです。
■注意事項
・GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回は「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動する設定なので、ラベルを候補から選択してください。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「テストラベル」というラベルに振り分けられるように設定しました。
ラベルを作成してGmailを整理する
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
メールのフィルタルールの作成
メール送信が終わったらYoom設定ページに戻り、テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功し、メールの情報が取得した値に入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：AIでテキストからデータ抽出を行う
次にAIでテキストからデータ抽出を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
「対象のテキスト」は前ステップで取得した値から、「本文」を選択してください。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
抽出したい項目はデフォルトのまま、以下のように入力してあります。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功し、取得した値に「抽出したい項目」と「その値」が入ればOKです。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ5：Microsoft Excelにレコードを追加する
次にMicrosoft Excelにレコードを追加していきます。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
Gmailで受信した情報を保存するため、今回は以下のようなシートをMicrosoft Excel上で作成しました。
設定ページに戻り、上記シートの場所を指定していきます。
「ファイルの保存場所」はOneDriveかSharePointのどちらかから選択してください。
ドライブIDは候補に表示されますので、そちらから選択を行いましょう。
「アイテムID」も候補に該当のシートが表示されますので、そちらから選択してください。
シート名も同様に指定します。
テーブル範囲は、Microsoft Excelのシート上で値が入っている「A1:E」としました。
ここまで入力したら「次へ」をクリックしましょう。
前のページでうまくシートが指定できていれば、シートのヘッダーが表示されています。
AIデータ抽出の際に取得した値から、対応するものをそれぞれ入力していきましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功し、Microsoft Excelの該当シートにレコードの追加が行われます。
「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
Gmailを使った自動化例
受信メールのAI要約や特定キーワードのチャット通知、添付ファイルのCRM紐づけをシームレスに完結。
外部ツールの更新に連動したフォローメールの自動送信や、PDFの翻訳、文字起こし結果の共有も自動化できます。
手作業によるメール作成や転記をなくし、迅速でミスのない情報伝達を実現します。
Gmailで受信した内容をAIで要約して、通知する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をAIで要約して、通知する」ワークフローは、Gmailに届くメールをAIが自動的に要約し、重要な情報をリアルタイムで通知する業務ワークフローです。
無料で利用できる要約アプリを活用することで、メール管理の効率化と時間の節約が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎日大量のGmailを受信し、効率的に管理したいビジネスパーソンの方
・メールの内容を迅速に把握し、重要な情報を見逃さないようにしたい方
・無料の要約アプリを活用して、業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・メール管理にかかる時間を削減し、他の業務に集中したい経営者の方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AirtableからStripeの支払い用リンクを作成してGmailで送付する
試してみる
AirtableからStripeの支払い用リンクを作成してGmailで送付するフローです。
BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Gmailで通知する」フローは、PDF翻訳方法を効率化する業務ワークフローです。
BoxにPDFをアップロードすると、AIとOCR機能を活用してテキストが自動的に抽出され、指定の言語に翻訳されます。
翻訳された内容はGmailを通じて関係者に通知されるため、手動での翻訳作業や情報共有の手間を削減できます。
これにより、時間と労力を節約し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに定期的にPDFをアップロードし、その内容を他言語に翻訳する必要があるビジネス担当者
・多言語対応が求められるプロジェクトで、迅速な情報共有を目指しているチームリーダー
・PDF翻訳方法を自動化し、翻訳プロセスの効率化を図りたいと考えている経営者や管理職
・大量のPDFドキュメントを扱い、手作業での翻訳や通知に時間を取られている業務担当者
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionでページが更新されたら、AIで在庫管理を行いGmailで通知する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Notionでページが更新されると、AIが内容を自動で在庫管理し、Gmailで通知を送信することが可能です。これにより、在庫管理の精度を高めつつ、重要な変更を円滑に把握できるようになります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを活用して在庫管理を行っており、更新内容の品質チェックに課題を感じている方
・AIを活用して業務プロセスを改善し、効率化を図りたいビジネス担当者
・更新通知を迅速に受け取りたいチームリーダーやマネージャー
・手動での品質管理や通知作業に時間を取られている方
■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Pipedriveで取引が追加されたら、 Gmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Pipedriveに新しい取引が追加されるたび、フォローアップや関係者への連絡のためにGmailを開いて手動でメールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、PipedriveとGmailの連携を自動化し、取引が追加されたタイミングで指定の自動でメールを送信できます。これにより、手作業による連絡の手間や送信漏れといった課題を解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Pipedriveの取引情報をGmailで手動共有しており、手間を感じている営業担当者の方
・PipedriveとGmailを連携させて、チームへの迅速な情報共有を実現したいマネージャーの方
・取引開始の連絡を自動化し、営業プロセスの抜け漏れをなくしたいと考えている方
■注意事項
・Pipedrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Slackの投稿内容をもとに、AIで企画提案書を作成してGmailで通知する
試してみる
■概要
「Slackの投稿内容をもとに、AIで企画提案書を作成してGmailに通知する」フローは、日常的なコミュニケーションから迅速に提案書を生成し、関係者に自動で通知する業務ワークフローです。チームメンバーがSlackでアイデアや議論を投稿すると、Yoomがそれらの内容をAIで解析・整理し、プロフェッショナルな企画提案書を自動作成します。作成された提案書はGmailを通じて指定された受信者に送信されるため、手間をかけずに効率的に情報共有が可能です。これにより、提案書作成の時間を短縮し、コミュニケーションの円滑化を図ります。日々の業務をスムーズに進めたい企業やチームに最適なソリューションです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に活用しており、チーム内のコミュニケーションを効率化したい方
・企画提案書の作成に多くの時間を費やしている担当者
・AIを活用して業務プロセスを自動化し、作業効率を向上させたい企業
・提案書の質を均一化し、ミスを減らしたいチームリーダーGmailを通じて迅速に情報を共有したいマネージャー
■注意事項
・Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceに新規リードが登録されたら、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
「Salesforceに新規リードが登録されたら、Gmailでフォローメールを自動送信する」業務ワークフローは、リード登録後、パーソナライズされたメールを自動的に送信し、フォロー漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceでリード登録後のフォローが遅れがちな営業担当者の方
・リードへの初動レスポンスを自動化して、スピード重視の営業活動を実現したい方
・CRMの自動化を進め、手作業による抜け漏れを減らしたいチーム
・Yoomで簡単に入力からメール送信まで一連のフローを整えたい方
・キャンペーンやイベント後のリードフォローを一括で自動化し、効率よくナーチャリングしたいマーケティング担当者の方
■注意事項
・Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで添付ファイルを受信したら、Zoho CRMの見込み客に紐づける
試してみる
■概要
日々の営業活動でGmailに届く提案依頼書や資料などを、都度Zoho CRMに登録するのは手間がかかる作業です。
手作業でのファイル添付は、ミスや漏れの温床にもなりかねません。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付ファイルを自動でZoho CRMの見込み客情報に紐付けます。
Zoho CRMのAPI連携をノーコードで実現し、手作業によるファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとZoho CRMを連携させ、ファイル管理の手間を削減したいと考えている営業担当者の方
・Zoho CRMのAPIを利用した連携のように、手作業による顧客情報の更新を自動化したい方
・顧客ごとに受信する添付ファイルをZoho CRMで一元管理し、対応漏れを防ぎたいチームの方
■注意事項
・Gmail、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、LINEに通知する
試してみる
■概要
「至急」や「お問い合わせ」といった重要なメールを見逃し、対応が遅れてしまった経験はありませんか。
常にメールボックスをチェックするのは非効率であり、他の業務への集中を妨げる一因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でLINE公式アカウントに通知を送信できます。
これにより、重要な連絡を素早く把握し、スムーズな対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailに届く重要なお問い合わせメールに、スムーズに対応したいと考えている方
・システムからのアラートなど、見逃せないメールをすぐに把握したいIT担当者の方
・外出先などでもスマートフォンで手軽に重要なメール通知を確認したいと考えている方
■注意事項
・GmailとLINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したら、Gmailで送信する
試してみる
■概要
「Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したら、Gmailに送信する」フローは、Zoomミーティングの録画を自動的に文字起こしし、その内容をGmailで関係者に共有する業務ワークフローです。
ミーティング後の議事録作成や情報共有の手間を削減し、効率的なコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomで定期的にミーティングを行い、その内容を記録・共有したいビジネスパーソン
・ミーティング後の文字起こし作業に時間を取られている方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を効率化したいIT担当者
・ZoomチャットやQ&Aの内容も含めて詳細な議事録を作成したいチームリーダー
・Gmailを活用して情報共有をスピーディーに行いたい企業の管理職
■注意事項
・Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細はこちらをご参照ください。
まとめ
メールの内容をMicrosoft Excelに保存する作業を自動化することで、
これまで手作業で行っていた情報の転記作業にかかる時間と手間を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより担当者は問い合わせ対応の初動を早めたり、蓄積されたデータを分析したりといった、より戦略的な業務に集中できる環境整備が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化はノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：ラベル以外の条件でメールを特定できますか？
A：
はい、できます。
例えば、「特定のキーワードに一致するメール」トリガーなどで条件を絞ることも可能です。
他にも、ミニプラン以上でご利用できる分岐設定を使うことで特定の条件のものだけを連携できます。
Q：Microsoft Excelの既存の行を更新することはできますか？
A：
はい、できます。
その場合は、下記のように「レコードを更新する」アクションに変更してください。
Q：自動処理でエラーが起きたらどうなりますか？
A：
メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
