BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Gmailで通知する

■概要

海外とのやり取りで受け取る外国語のPDFファイル、その都度内容を確認し、翻訳ツールにかけて内容を共有する作業は手間ではありませんか。
特にBoxにアップロードされたファイルを一つひとつ手動で処理するのは時間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローでは、BoxへのPDFファイルアップロードを起点に、OCRによるテキストの抽出とAIによる翻訳を行い、Gmailでの通知までを自動化できます。
自動化を活用し、翻訳を伴うファイル管理の課題を解消しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存される外国語のPDF資料の確認・翻訳に手間を感じている方
• OCRやAI翻訳、Gmailなどを活用した業務フローの自動化に関心がある方
• 手作業による翻訳や転記ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのアップロードを起点に、テキスト抽出、翻訳、通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動での翻訳作業やメール作成時に発生しがちな、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 続いて、AI機能の「翻訳する」アクションで、抽出したテキストを任意の言語に翻訳します。
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳結果を含んだメールを任意の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、PDFファイルのどの項目を読み取るかなど、読み取り範囲を任意で設定できます。
• AIによる翻訳機能では、日本語や英語など、どの言語へ翻訳するかを自由に設定できます。
• Gmailでの通知アクションでは、送信先のメールアドレスや件名などを任意で設定できます。
  また、本文に抽出したテキストや翻訳結果を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら