Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したら、Gmailで送信する

■概要

Zoomでの会議後、レコーディング内容の確認や共有を手作業で行うのは手間がかかる作業ではないでしょうか。文字起こしの完了を都度確認し、関係者にメールで共有する作業は、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したタイミングで、その内容を自動でGmailから送信できます。これにより共有漏れを防ぎ、議事録作成などの後続業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの会議後、レコーディング内容の文字起こしと共有を手作業で行っている方
• 議事録作成の効率化や、関係者への情報共有を迅速化したいと考えているチームリーダーの方
• ZoomとGmailを日常的に利用し、定型的なメール送信業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomで文字起こしが完了する度に自動でGmailが送信されるため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手動でのファイル添付や宛先設定による、共有漏れや送信ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「レコーディングの文字起こしが完了したら」というアクションを設定します。
3. 、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、文字起こしが完了したファイルを取得します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ご契約のZoomのプランによっては、Yoomで利用できるアクションに制限があるためご注意ください。
• このワークフローにYoomの「音声文字起こし」などのAIオペレーションを追加でご利用いただく場合、チームプラン・サクセスプランでの契約が必要です。フリープラン・ミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。
• チームプランやサクセスプランで利用できる機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただけます。