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「チャットで顧客名の連絡が来た時に、都度ホットプロファイルを開いて名刺情報を検索するのが面倒…」
「急いでいる時に限って、目的の名刺がなかなか見つからず、業務が滞ってしまう…」
このように、ホットプロファイルでの名刺検索に関する手作業の煩わしさに悩んでいませんか？
もし、普段使っているチャットツールなどから直接キーワードを送信するだけで、ホットプロファイル内の名刺情報を素早く検索できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
さらに、情報検索にかかる手間と時間を削減し、よりスムーズな顧客対応や営業活動に集中できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはホットプロファイルの名刺情報を検索する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Slackにキーワードが送信された際に、ホットプロファイルの名刺情報を自動で検索し、結果をSlackに返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
【事前準備】
今回のフローでは、ホットプロファイルに登録されている顧客情報（名刺）をもとに名刺検索を行い、その結果をSlackに通知します。
そのため、事前にホットプロファイルへ顧客情報（名刺）を登録しておきましょう。
今回は下記の内容で登録しました。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
Slackのマイアプリ登録方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
《参考》Slackのマイアプリ登録方法
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでホットプロファイルと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークン、ドメインを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「メッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Slackと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
SlackにYoomの情報を登録してください。
なお、この作業はワークスペースごとに一度のみ必要です。
Webhook URLの設定が完了したら、事前準備としてSlackでメッセージをチャンネルに投稿しておきましょう。
今回はテストとして、以下のメッセージを投稿しました。
Yoomの操作画面に戻ります。
トリガーの起動間隔
メッセージがチャンネルに投稿されたタイミングで、自動処理を開始するための設定を行います。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
チャンネルID
入力欄をクリックすると、マイアプリ連携済みのSlackワークスペースから取得したチャンネルの一覧が候補として表示されます。
対象のチャンネルを選択しましょう。
その他の項目も任意で設定可能です。
今回はメッセージ内のテキストに、テスト用に投稿したメッセージから「名刺」を設定しました。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Slackに投稿されたメッセージに関する情報が一覧で表示されます。以下の取得した値は、この後のステップで利用できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し「完了」をクリックしましょう。
続いて、トリガーのステップでSlackから取得した値を利用して、後続のステップで必要なテキストを抽出する設定を行いましょう。
「テキスト抽出」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。
変換タイプは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認してください。
長文テキストからデータを抽出する場合は「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択しましょう。
なお、抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動しますのでご注意ください。
対象のテキスト
Slackのトリガーイベントで取得したメッセージ内容を対象に、AIで特定のテキストを抽出します。
入力欄をクリックすると、前のステップでSlackから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
抽出したい項目
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回はこの後のステップで、ホットプロファイルから名刺を検索するため、デフォルトで入力されている各項目をそのまま使用しています。
指示内容
AIへの指示内容は任意で設定可能です。
必要に応じて抽出方法や条件を具体的に記載することで、より精度の高い抽出結果が得られます。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、AIによってテキストから抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の取得した値を利用し、この後のステップでホットプロファイルで名刺の検索ができます。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
続いて、前のステップでテキスト抽出した値を利用して、ホットプロファイルで名刺を検索しましょう。
「名刺を検索」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
ホットプロファイルと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
検索項目
プルダウンから検索対象とする項目を選択してください。
値
入力欄をクリックすると、前のステップでテキスト抽出した値が表示されるので、検索項目に対応する内容を選択して入力しましょう。
各項目について設定が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で名刺が検索されるか確認しましょう。
テストに成功すると、ホットプロファイルから取得した名刺に関する情報が表示されます。
以下の取得した値を活用して、この後のステップでSlackからメッセージの送信が可能です。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後のステップです！
前のステップで取得した値を利用して、Slackでメッセージを送信しましょう。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Slackと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
投稿先のチャンネルID
メッセージを送信したい「チャンネルID」を設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、対象のチャンネルを選択しましょう。
※この後のテストでは、指定したチャンネルに実際にメッセージが送信されます。
そのため、事前にチャンネルメンバーへ周知しておくか、テスト専用のチャンネルを用意しておくことをおすすめします。
メッセージ
送信するメッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすることで、前のステップでホットプロファイルから取得した値を挿入でき、任意のテキストと組み合わせて自由にメッセージを作成できます。
なお、Slackではメンション付きのメッセージを送ることも可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功すると、送信されたメッセージの情報が表示されます。
実際にSlackを開いて、指定した内容でメッセージが届いているか確認してみましょう。
今回は下記の通り送信されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Slackにメッセージが送信されたタイミングで、メッセージ内容をもとにホットプロファイルで名刺情報が検索され、その検索結果がSlackに再度メッセージとして送信されます。
実際にSlackへメッセージを送信し、ホットプロファイルの名刺検索結果がSlackに届くかを確認してみましょう。
新規リードの登録をトリガーに、他システムへの二重登録や広告のコンバージョン計測、ストレージでのフォルダ作成までを自動化。
さらに、商談受注時のタスク作成や、Web会議の要約内容を自動で日報へ登録する仕組みも構築可能です。
入力の手間や漏れをなくし、顧客と向き合う本来の営業活動に集中できる環境を整えましょう。
ホットプロファイルの名刺検索を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報検索の手間を削減し、必要な情報へ迅速にアクセスできるようになります。
これにより、営業担当者やカスタマーサポート担当者は、顧客対応や次のアクションへの移行をよりスムーズに行うことができ、コア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携エラーが発生した場合はどうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：AIのテキスト抽出の精度を安定させるコツは？
A：
AIのテキスト抽出を安定させるには、「抽出したい項目」と「指示内容」を具体的に記載することが重要です。
たとえば「会社名」「氏名」など抽出項目を明確に指定し、「会社名と氏名が連続して記載されている場合は分けて抽出してください」といったように、判断基準を具体的に指示することで、より意図に近い結果が得られます。
Q：Slack以外のチャットツールでも連携できますか？
A：
はい、アクションを変更することで、Slack以外のチャットツールとも同様に連携できます。
たとえば、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを削除し、代わりにMicrosoft Teams、Google Chat、Chatwork、LINE公式アカウント、メールなど、通知に使用したいアプリを選択します。
そのうえで、各アプリの「メッセージを送信」「通知を送信」といった通知系のアクションを設定すれば、Slackと同じ流れで自動通知を行うことができます。
