「チャットで顧客名の連絡が来た時に、都度ホットプロファイルを開いて名刺情報を検索するのが面倒…」
「急いでいる時に限って、目的の名刺がなかなか見つからず、業務が滞ってしまう…」
このように、ホットプロファイルでの名刺検索に関する手作業の煩わしさに悩んでいませんか？
もし、普段使っているチャットツールなどから直接キーワードを送信するだけで、ホットプロファイル内の名刺情報を素早く検索できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
さらに、情報検索にかかる手間と時間を削減し、よりスムーズな顧客対応や営業活動に集中できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはホットプロファイルの名刺情報を検索する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Slackにキーワードが送信されたら、ホットプロファイルの名刺を検索する
試してみる
■概要
Slackでのやり取り中に顧客情報を確認するため、都度ホットプロファイルを開いて名刺を検索する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は頻繁に発生し、業務時間を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルに会社名や担当者名などを投稿するだけで、ホットプロファイルの名刺を自動で検索し、結果をSlackで受け取ることが可能になり、アプリ間の画面遷移や手入力の手間を省き、スムーズな情報確認を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackとホットプロファイルを併用し、名刺情報の検索に手間を感じている営業担当者の方
- チームメンバーからのホットプロファイルの名刺検索依頼に、都度対応しているマネージャーの方
- 営業活動における情報確認のスピードを上げ、より効率的な業務フローを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点に、ホットプロファイルの名刺検索が自動で実行されるため、アプリを切り替える手間や作業時間を削減できます。
- 誰でもSlackから簡単に名刺情報を取得できるため、チーム内での情報共有が円滑になり、業務の属人化を防ぐことにも繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、投稿されたメッセージから会社名などの検索キーワードを抽出します。
- 次に、オペレーションでホットプロファイルを選択し、「名刺を検索」アクションで、前段で抽出したキーワードをもとに名刺情報を検索します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、検索結果を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローを起動させたいチャンネルIDや、きっかけとなる特定のテキストを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Slackの投稿内容から会社名や氏名など、ホットプロファイルで検索したい項目を任意で設定することが可能です。
- ホットプロファイルの検索条件には、前段のAI機能で抽出した会社名などの値を引用して設定することで、柔軟な検索ができます。
- Slackへの検索結果の通知は、任意のチャンネルを設定できるほか、通知内容は自由にカスタマイズ可能です。
■注意事項
- Slack、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
Slackからホットプロファイルの名刺を検索するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Slackにキーワードが送信された際に、ホットプロファイルの名刺情報を自動で検索し、結果をSlackに返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ホットプロファイルとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Slackのトリガー設定とテキスト抽出・ホットプロファイルおよびSlackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Slackにキーワードが送信されたら、ホットプロファイルの名刺を検索する
試してみる
■概要
Slackでのやり取り中に顧客情報を確認するため、都度ホットプロファイルを開いて名刺を検索する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は頻繁に発生し、業務時間を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルに会社名や担当者名などを投稿するだけで、ホットプロファイルの名刺を自動で検索し、結果をSlackで受け取ることが可能になり、アプリ間の画面遷移や手入力の手間を省き、スムーズな情報確認を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackとホットプロファイルを併用し、名刺情報の検索に手間を感じている営業担当者の方
- チームメンバーからのホットプロファイルの名刺検索依頼に、都度対応しているマネージャーの方
- 営業活動における情報確認のスピードを上げ、より効率的な業務フローを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点に、ホットプロファイルの名刺検索が自動で実行されるため、アプリを切り替える手間や作業時間を削減できます。
- 誰でもSlackから簡単に名刺情報を取得できるため、チーム内での情報共有が円滑になり、業務の属人化を防ぐことにも繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、投稿されたメッセージから会社名などの検索キーワードを抽出します。
- 次に、オペレーションでホットプロファイルを選択し、「名刺を検索」アクションで、前段で抽出したキーワードをもとに名刺情報を検索します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、検索結果を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローを起動させたいチャンネルIDや、きっかけとなる特定のテキストを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Slackの投稿内容から会社名や氏名など、ホットプロファイルで検索したい項目を任意で設定することが可能です。
- ホットプロファイルの検索条件には、前段のAI機能で抽出した会社名などの値を引用して設定することで、柔軟な検索ができます。
- Slackへの検索結果の通知は、任意のチャンネルを設定できるほか、通知内容は自由にカスタマイズ可能です。
■注意事項
- Slack、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
【事前準備】
今回のフローでは、ホットプロファイルに登録されている顧客情報（名刺）をもとに名刺検索を行い、その結果をSlackに通知します。
そのため、事前にホットプロファイルへ顧客情報（名刺）を登録しておきましょう。
今回は下記の内容で登録しました。
ステップ1：ホットプロファイルとSlackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
Slackのマイアプリ登録方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
《参考》Slackのマイアプリ登録方法
ホットプロファイルとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでホットプロファイルと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークン、ドメインを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Slackにキーワードが送信されたら、ホットプロファイルの名刺を検索する
試してみる
■概要
Slackでのやり取り中に顧客情報を確認するため、都度ホットプロファイルを開いて名刺を検索する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は頻繁に発生し、業務時間を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルに会社名や担当者名などを投稿するだけで、ホットプロファイルの名刺を自動で検索し、結果をSlackで受け取ることが可能になり、アプリ間の画面遷移や手入力の手間を省き、スムーズな情報確認を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackとホットプロファイルを併用し、名刺情報の検索に手間を感じている営業担当者の方
- チームメンバーからのホットプロファイルの名刺検索依頼に、都度対応しているマネージャーの方
- 営業活動における情報確認のスピードを上げ、より効率的な業務フローを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点に、ホットプロファイルの名刺検索が自動で実行されるため、アプリを切り替える手間や作業時間を削減できます。
- 誰でもSlackから簡単に名刺情報を取得できるため、チーム内での情報共有が円滑になり、業務の属人化を防ぐことにも繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、投稿されたメッセージから会社名などの検索キーワードを抽出します。
- 次に、オペレーションでホットプロファイルを選択し、「名刺を検索」アクションで、前段で抽出したキーワードをもとに名刺情報を検索します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、検索結果を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローを起動させたいチャンネルIDや、きっかけとなる特定のテキストを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Slackの投稿内容から会社名や氏名など、ホットプロファイルで検索したい項目を任意で設定することが可能です。
- ホットプロファイルの検索条件には、前段のAI機能で抽出した会社名などの値を引用して設定することで、柔軟な検索ができます。
- Slackへの検索結果の通知は、任意のチャンネルを設定できるほか、通知内容は自由にカスタマイズ可能です。
■注意事項
- Slack、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Slackのトリガー設定
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「メッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Slackと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
SlackにYoomの情報を登録してください。
なお、この作業はワークスペースごとに一度のみ必要です。
