「ホットプロファイルの商談が進むたびに、手作業で見積書を作成するのが面倒…」
このように、ホットプロファイルに登録された商談情報をもとにした見積書作成業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、ホットプロファイルの商談が特定のステージに進んだタイミングを検知して、自動で見積書を作成できる仕組み があれば、これらの手作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
とにかく早く試したい方へ Yoomにはホットプロファイルのデータをもとに見積書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ホットプロファイルの商談が指定のステージになったら、Google スプレッドシートで見積書PDFファイルを自動作成する
試してみる
■概要
ホットプロファイルでの営業活動において、商談が特定のステージに進むたびに見積書を作成する作業に手間を感じていませんか。特に、商談情報をGoogle スプレッドシートへ手入力する作業は時間がかかり、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルの商談ステージ更新をきっかけに、Google スプレッドシートで見積書を自動で作成できるため、こうした手作業をなくし、迅速で正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
ホットプロファイルを利用し、見積書作成を手作業で行っている営業担当者の方 Google スプレッドシートでの見積書管理を、より効率的に自動化したい方 ホットプロファイルからの見積書作成フローを自動化し、営業活動を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルの商談が特定のステージに進むと見積書が自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます 手作業でのデータ転記が不要になることで、金額の入力間違いや顧客情報の記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します トリガーでホットプロファイルを選択し、「商談が指定のステージに更新されたら」を設定します 次に、オペレーションでAI機能を設定し、トリガーで取得した商談情報から必要なテキストを抽出します 続いて、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションで、見積書作成に必要な商品情報などを取得します 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、取得した情報をもとに見積書PDFファイルを作成します 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書を関係者に自動で通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
ホットプロファイルのトリガー設定では、起動のきっかけとなる商談ステージを任意で設定してください AI機能のオペレーションでは、ホットプロファイルの商談情報から抽出したいテキスト項目を任意で指定することが可能です Google スプレッドシートの各アクションでは、情報の取得先や見積書テンプレートとして使用するスプレッドシートのIDやタブ名などを任意で設定してください メール機能のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文に前段で取得した情報を含めるなど柔軟なカスタマイズが可能です ■注意事項
ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルの商談情報から見積書を自動作成するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、「ホットプロファイルの商談が指定のステージになったら、Google スプレッドシートで見積書PDFファイルを自動作成する」 フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携 テンプレートをコピー ホットプロファイルのトリガー設定とAI機能でテキスト抽出 Google スプレッドシートの各アクション設定とメールの送信設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ホットプロファイルの商談が指定のステージになったら、Google スプレッドシートで見積書PDFファイルを自動作成する
試してみる
■概要
ホットプロファイルでの営業活動において、商談が特定のステージに進むたびに見積書を作成する作業に手間を感じていませんか。特に、商談情報をGoogle スプレッドシートへ手入力する作業は時間がかかり、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルの商談ステージ更新をきっかけに、Google スプレッドシートで見積書を自動で作成できるため、こうした手作業をなくし、迅速で正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
ホットプロファイルを利用し、見積書作成を手作業で行っている営業担当者の方 Google スプレッドシートでの見積書管理を、より効率的に自動化したい方 ホットプロファイルからの見積書作成フローを自動化し、営業活動を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルの商談が特定のステージに進むと見積書が自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます 手作業でのデータ転記が不要になることで、金額の入力間違いや顧客情報の記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します トリガーでホットプロファイルを選択し、「商談が指定のステージに更新されたら」を設定します 次に、オペレーションでAI機能を設定し、トリガーで取得した商談情報から必要なテキストを抽出します 続いて、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションで、見積書作成に必要な商品情報などを取得します 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、取得した情報をもとに見積書PDFファイルを作成します 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書を関係者に自動で通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
ホットプロファイルのトリガー設定では、起動のきっかけとなる商談ステージを任意で設定してください AI機能のオペレーションでは、ホットプロファイルの商談情報から抽出したいテキスト項目を任意で指定することが可能です Google スプレッドシートの各アクションでは、情報の取得先や見積書テンプレートとして使用するスプレッドシートのIDやタブ名などを任意で設定してください メール機能のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文に前段で取得した情報を含めるなど柔軟なカスタマイズが可能です ■注意事項
ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシート のマイアプリ登録方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
ホットプロファイルとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでホットプロファイルと検索し、選択してください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークン、ドメインを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
ホットプロファイルの商談が指定のステージになったら、Google スプレッドシートで見積書PDFファイルを自動作成する
試してみる
■概要
ホットプロファイルでの営業活動において、商談が特定のステージに進むたびに見積書を作成する作業に手間を感じていませんか。特に、商談情報をGoogle スプレッドシートへ手入力する作業は時間がかかり、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルの商談ステージ更新をきっかけに、Google スプレッドシートで見積書を自動で作成できるため、こうした手作業をなくし、迅速で正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
ホットプロファイルを利用し、見積書作成を手作業で行っている営業担当者の方 Google スプレッドシートでの見積書管理を、より効率的に自動化したい方 ホットプロファイルからの見積書作成フローを自動化し、営業活動を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルの商談が特定のステージに進むと見積書が自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます 手作業でのデータ転記が不要になることで、金額の入力間違いや顧客情報の記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します トリガーでホットプロファイルを選択し、「商談が指定のステージに更新されたら」を設定します 次に、オペレーションでAI機能を設定し、トリガーで取得した商談情報から必要なテキストを抽出します 続いて、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションで、見積書作成に必要な商品情報などを取得します 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、取得した情報をもとに見積書PDFファイルを作成します 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書を関係者に自動で通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
ホットプロファイルのトリガー設定では、起動のきっかけとなる商談ステージを任意で設定してください AI機能のオペレーションでは、ホットプロファイルの商談情報から抽出したいテキスト項目を任意で指定することが可能です Google スプレッドシートの各アクションでは、情報の取得先や見積書テンプレートとして使用するスプレッドシートのIDやタブ名などを任意で設定してください メール機能のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文に前段で取得した情報を含めるなど柔軟なカスタマイズが可能です ■注意事項
ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：ホットプロファイルのトリガー設定 それでは、ここから設定を進めていきましょう。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
事前準備としてホットプロファイルで商談をトリガー条件に指定したいステージに更新しておきましょう。
トリガーの起動間隔
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。ご利用プラン
トリガー条件 注釈に沿って入力してください。
テストに成功すると、先ほどホットプロファイルで指定ステータスに更新した商談情報が表示されます。
※取得した値
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
ステップ4：AI機能でテキスト抽出 続いて、前のステップでホットプロファイルから取得した値を利用して、見積書の発行に必要なテキストを抽出する設定を行いましょう。
「テキスト抽出」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。
変換タイプは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認してください。
長文テキストからデータを抽出する場合は「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択しましょう。
対象のテキスト
ホットプロファイルのトリガーイベントで取得した値を対象に、AIで特定のテキストを抽出します。
入力欄をクリックすると、前のステップでホットプロファイルから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
抽出したい項目
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回はこの後のステップでGoogle スプレッドシートで見積書を発行するため、デフォルトで入力されている各項目をそのまま使用しています。
指示内容
AIへの指示内容は任意で設定可能です。
テストに成功すると、AIによってテキストから抽出された情報が一覧で表示されます。
ステップ5：Google スプレッドシートで複数のレコードを取得する 続いて、見積書の発行に必要なデータを取得するため、Google スプレッドシートから複数のレコードを取得しましょう。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Yoomの操作画面に戻り、連携するデータベースを設定しましょう。
スプレッドシートID／スプレッドシートのタブ名 は入力欄をクリックすると候補が表示されるので、それぞれ対象の項目を選択しましょう。
Google スプレッドシートのデータベースを操作するオペレーションの設定方法は、以下のヘルプページをご確認ください。
テーブル範囲
注釈に沿ってテーブル範囲を入力してください。
取得したいレコードの条件
今回は、対象のGoogle スプレッドシートから、「ステージ」の列に「見積提示」というキーワードが入っているレコードを取得するように設定しました。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でレコードが正しく取得されるか確認しましょう。
テストが正常に完了すると、設定した条件に一致するレコードが一覧で表示されます。
ステップ6：Google スプレッドシートで書類を発行する 続いて、前のステップで取得した値を利用して、Google スプレッドシートで見積書を作成しましょう。
「書類を発行する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
設定方法については、以下のヘルプページから「雛形書類を準備する」項目をご参照ください。
連携させる雛形書類を設定します。
スプレッドシートのファイルID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
（事前準備で設定した雛形書類を設定してください。）
発行書類
この後、書類発行テストを行うと実際に書類が発行されます。
出力ファイル名
発行する書類のファイル名を設定しましょう。
続いて、置換条件の設定を行います。
設定方法については、以下のヘルプページから「書類を発行する」オペレーションを設定する項目をご参照ください。
置換対象の文字列として、設定したGoogle スプレッドシートから各項目名が表示されています。
各項目について設定が完了したら、「テスト」をクリックして設定した内容で書類が発行されるか確認しましょう。
テストが成功すると、保存先として指定したGoogle Driveのフォルダ内に書類（見積書）が発行されているはずです。
今回は下記のとおり発行されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
ステップ7：Yoomでメールを送る いよいよ最後のステップです！
To
メールの送り先を設定しましょう。
そのため、受信確認ができるご自身のメールアドレスなどを宛先として1件追加しておきましょう。
また、第三者のメールアドレスを使用する場合は、事前に共有しておくか、テスト専用のメールアドレスを利用することをおすすめします。
件名
任意の内容で設定してください。
本文
送信するメールの本文を設定しましょう。
添付ファイル 前のステップでGoogle スプレッドシートから発行された書類がデフォルトで設定されているので、確認してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
送信先・件名・本文・添付ファイルなどが正しく設定されているか確認したら「テスト」をクリックして、実際に設定した内容でメールが届くかを確認しましょう。
テストが成功すると、画面上にテスト成功と表示されます。
あわせて設定した送信先の受信フォルダを開き、メールと添付の見積書が届いているか確認しましょう。
今回は下記の通り正常に届いていました。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認 設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、ホットプロファイルで商談情報が更新されたタイミングで、Google スプレッドシートに見積書などの書類が自動で作成され、発行された書類がメールで通知されるようになります。
実際にホットプロファイルで商談情報を更新し、Google スプレッドシートに書類が作成されたうえでメールが通知されるかを確認してみましょう。
ホットプロファイルのAPIを使ったその他の自動化例 ホットプロファイルのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
ホットプロファイルを使った自動化例 ホットプロファイルへのリード登録や商談更新をトリガーに、Slack通知やOneDriveでのフォルダ作成、Salesforceへのデータ連携が可能です。Zoomの議事録要約や日報のAI解析を行い、各種チャットツールへ自動共有する仕組みも構築できます。
Meta広告（Facebook）でリードが送信されたらホットプロファイルに登録する
試してみる
■概要
Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を、手作業でホットプロファイルに登録していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）でリード情報が作成されると、自動でホットプロファイルにリード情報が登録され、手作業による手間やミスを解消し、迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Meta広告（Facebook）とホットプロファイルでリード管理を行っているマーケティング担当者の方 リード情報の転記作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていない方 広告で獲得したリードへの迅速なフォローアップ体制を構築したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）でリードが送信されると自動でホットプロファイルに登録されるため、データ入力にかかっていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記をなくすことで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Meta広告（Facebook）とホットプロファイルをYoomと連携します。 次に、トリガーでMeta広告（Facebook）を選択し、「リード情報が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでホットプロファイルを選択し、「リードを登録」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Meta広告（Facebook）のトリガー設定では、リード情報を取得したい特定の広告アカウントやフォームを任意で選択することが可能です。 ■注意事項
Meta広告（Facebook）、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
毎朝Microsoft Excelの行を取得し、ホットプロファイルのリードを一括更新する
試してみる
■概要
Microsoft Excelで管理している顧客リストを、毎日手作業でホットプロファイルに反映させるのは手間がかかる作業であり、情報の更新漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、毎朝決まった時間にMicrosoft Excelの情報を基に、ホットプロファイルのリード情報を自動で一括更新できます。日々の繰り返し作業から解放され、より重要な業務への集中をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Excelとホットプロファイルでリード情報を管理し、二重入力に手間を感じている方 手作業によるホットプロファイルのリード更新で発生する、情報の反映漏れやミスを防ぎたい方 営業やマーケティング活動の効率化のため、顧客データの一元管理を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
毎朝決まった時間にMicrosoft Excelの情報を基にホットプロファイルのリードが自動で更新されるため、手作業の時間を削減できます システムが自動で情報を転記するため、手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとホットプロファイルをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、フローを起動したい時刻を設定します 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで更新対象の行情報を取得します 続いて、ループ機能を利用し、取得した行情報1つひとつに対して処理を繰り返すよう設定します 最後に、オペレーションでホットプロファイルを選択し、「リードを更新」アクションでループ処理される情報を基にリード情報を更新します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーの設定で、このワークフローを起動させたい時間（例：毎朝9時など）を任意で設定してください Microsoft Excelの設定では、情報を取得したいファイル、シート、行などを任意で指定してください ループ機能では、前段のMicrosoft Excelで取得した情報のうち、繰り返し処理を行いたい情報を指定します ホットプロファイルの設定では、Microsoft Excelから取得したどの情報を、ホットプロファイルのどの項目に更新するかを任意でマッピングしてください ■注意事項
Microsoft Excel、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。
Googleフォームで回答が送信されたら、ホットプロファイルで商談を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやセミナー申込情報を、手作業でホットプロファイルに転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、ホットプロファイルへ商談を自動で登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームからの問い合わせを基に、ホットプロファイルへ手作業で商談登録している方 ホットプロファイルへの商談登録を自動化し、営業活動の初動を早めたいと考えている方 Googleフォームとホットプロファイルを連携させ、データ入力の手間を削減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームに回答が送信されるとホットプロファイルへ商談が自動で登録されるため、手作業での入力時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとホットプロファイルをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでホットプロファイルの「会社を検索」アクションを設定し、フォームの回答情報から該当企業を検索します。 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「商談を登録」アクションを設定し、検索した会社情報とフォームの回答内容を基に商談を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
ホットプロファイルで「商談を登録」する際に、登録する内容は任意の値にカスタマイズが可能です。 例えば、商談名や担当者、金額などの各項目に、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を紐付けたり、特定のテキストを固定値として設定したりできます。 ■注意事項
Microsoft Teamsに送信されたキーワードをもとにホットプロファイルの会社情報を取得する
試してみる
■概要
営業活動などでMicrosoft Teams上のやり取りで特定の企業名が挙がった際に、都度ホットプロファイルを開いて会社情報を検索し、結果を共有する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルに会社名などを投稿するだけで、ホットプロファイルの会社情報を自動で取得し、検索結果を Microsoft Teams上に返信することが可能です。手作業での情報検索の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsとホットプロファイルを活用し、会社情報の取得や共有を効率化したい方 手作業によるホットプロファイルでの会社情報検索に、手間や時間を取られている方 営業チーム内での迅速な情報共有の仕組みを構築し、生産性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿を起点に、ホットプロファイルの会社情報を自動で取得できるため、手作業での検索や転記にかかる時間を削減できます 手作業による検索キーワードの誤入力や、検索結果のコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとホットプロファイルをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、投稿されたメッセージから会社名などのキーワードを抽出します 次に、オペレーションでホットプロファイルの「会社を検索」アクションを設定し、抽出したキーワードをもとに会社情報を検索します 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した会社情報を指定のチャネルに送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を受け取るチームIDやチャネルIDを任意で設定してください AI機能のテキスト抽出では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容をもとに、会社名を抽出するためのプロンプトを任意で設定できます ホットプロファイルで会社情報を検索する際に、検索キーワードの対象となる項目など、検索条件を任意で設定することが可能です ■注意事項
Microsoft Teams、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する
試してみる
■概要
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoom ミーティングを頻繁に利用するビジネスパーソン
・ミーティングの内容を記録・共有する手間を省きたい方
・議事録作成の時間を短縮して他の業務に時間を割きたい方
・ホットプロファイルで顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.チームリーダー・マネージャー
・チームメンバーのミーティング内容を把握して進捗管理や評価に役立てたい方
・重要なミーティングの内容を自動で記録して情報共有を促進したい方
3.議事録作成担当者
・文字起こしや要約作成の負担を軽減したい方
・ミーティング後すぐに議事録を共有してアクションを促進したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはオンライン会議を効率的に行うための優れたツールですが、会議終了後に議事録を作成してホットプロファイルに手動で登録するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することにより、Zoomミーティングが終了後に自動的に内容を文字起こしと要約してホットプロファイルの報告管理に登録され、会議参加者は議事録作成を行うことがなくなり会議内容の振り返りや次のアクションに集中することができます。
■注意事項
・Zoom、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ホットプロファイルの日報をAI要約してChatworkに自動通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルに蓄積された日報を確認し、要点をまとめてチームに共有する作業は、手間がかかる定型業務の一つではないでしょうか。 毎日多くの日報が提出されると、内容の把握や共有が追いつかなくなることもあります。 このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルから日報を自動で取得し、AIが要約した内容をChatworkに通知する一連の流れを構築できます。定型的な情報共有を自動化し、チームの生産性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
ホットプロファイルの日報確認やチームへの共有を手作業で行っている方 日報の内容を素早く把握し、チーム全体の情報共有を円滑にしたいと考えているマネージャーの方 AIを活用して、ホットプロファイルの日報確認業務の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールに合わせて日報の取得からAIによる要約、Chatworkへの通知までを自動で行うため、手作業の時間を削減できます。 人の手を介さずに処理が完了するため、日報の共有漏れや要約内容のブレといったミスを防ぎ、業務品質の安定化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ホットプロファイルとChatworkをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します 次に、オペレーションでホットプロファイルの「報告管理を検索」アクションを設定し、対象の日報データを取得します 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得した日報の内容を要約するよう指示します 最後に、オペレーションでChatworkの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約を指定チャンネルに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
スケジュール機能では、毎日や毎週など、日報をチェックしたいタイミングに合わせて起動時間を任意に設定してください。 ホットプロファイルの検索条件では、特定の日付や報告者など、取得したい日報の条件を任意で設定できます。 テキスト生成機能では、「以下の日報を3点で要約してください：」のように、前段で取得した日報データを引用しつつ、目的に合わせたプロンプトを自由に設定することが可能です。 Chatworkへの通知では、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文にAIの要約結果を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。 ■注意事項
Chatwork、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloにタスクを登録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで管理している商談情報が更新された際、関連タスクをTrelloへ手作業で登録していませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
ホットプロファイルとTrelloを連携させ、営業活動を効率化したいと考えている方 手作業によるタスク登録の手間や、対応の抜け漏れに課題を感じている営業担当者の方 営業チーム全体のタスク管理を仕組み化し、生産性を向上させたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルで商談が更新されると自動でTrelloにカードが作成されるため、手作業でのタスク登録にかかっていた時間を短縮できます。 手動での情報転記やタスク作成依頼が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ホットプロファイルとTrelloをYoomと連携します。 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「商談が更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。 最後に、オペレーションでTrelloを選択し、「新しいカードを作成」アクションを設定して、更新された商談情報をもとにタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、特定の営業フェーズや商談金額など、ホットプロファイルから取得した情報をもとに任意の条件を設定してください。 Trelloでカードを作成する際に、タスクを追加したいボードやリストのIDを指定し、タイトルや説明欄にホットプロファイルの情報を反映させるよう設定してください。 ■注意事項
ホットプロファイル、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ホットプロファイルで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
■概要
管理している取引先が増えるたびに、関連資料を保管するためのフォルダを手動で作成していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
ホットプロファイルとOneDriveで取引先情報を管理している営業担当者の方 取引先ごとの資料管理を効率化し、手作業でのフォルダ作成をなくしたい方 SaaS間の連携を自動化し、営業活動の生産性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルに取引先を登録するだけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます。 命名ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の品質を均一に保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、ホットプロファイルとOneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「会社が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、ホットプロファイルで取得した会社名などをフォルダ名として指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、作成先となるドライブと親フォルダを指定してください。 作成するフォルダ名は、トリガーで取得したホットプロファイルの会社名などを設定することで、動的に命名することが可能です。 ■注意事項
ホットプロファイルとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Salesforceにもリードを作成する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得した新しいリード情報を、都度Salesforceへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。SFAやCRMなど複数のツールをまたぐ手作業は、入力ミスや反映の遅れにつながり、営業機会の損失を招く可能性もあります。このワークフローは、ホットプロファイルでリードが作成されたら、自動でSalesforceにもリードを作成する一連の流れを円滑にし、リード管理の迅速化とデータ精度の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
ホットプロファイルとSalesforceを併用し、リード情報の手入力に課題を感じている方 ホットプロファイルでリードが作成されたら、Salesforceへも迅速にリードを作成し、営業連携をスムーズにしたい方 SFA/CRM間のデータ連携を自動化して、リード管理業務そのものを効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルでリードが作成されると自動でSalesforceにレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。 手動での情報転記がなくなることで、入力ミスや連携漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、マーケティング・営業データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ホットプロファイルとSalesforceをYoomと連携します。 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、ホットプロファイルから取得したリード情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceでレコードを追加する際、ご利用の環境に合わせて接続先のドメインや、リード情報を登録するオブジェクトを任意で設定できます。 登録するリード情報の各項目には、ホットプロファイルで取得した会社名や氏名といった情報を動的に設定したり、リードソースなどの固定値を入力したりと柔軟なカスタマイズが可能です。 ■注意事項
ホットプロファイル、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルで商談が指定のステージに更新されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルでの商談ステージ更新、都度確認してチームに共有するのは手間がかかる作業です。重要な更新を見逃したり、共有が遅れたりすることもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルのAPI連携などを意識することなく、特定の商談ステージへの更新をトリガーとしてSlackへ自動で通知を送信できます。手動での確認や連絡作業から解放され、営業活動における迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
ホットプロファイルを利用し、商談の進捗をSlackで共有している営業担当者の方 ホットプロファイルのAPIを活用した連携を検討しているが、より手軽な方法を探している方 営業チーム内の情報共有を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルの商談ステージが更新されると自動で通知されるため、手動での確認や連絡作業にかかる時間を短縮し、コア業務に集中できます。 重要な商談の更新情報を関係者へ漏れなく迅速に共有できるため、認識の齟齬や対応の遅れを防ぎ、営業機会の損失リスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、ホットプロファイルとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「商談が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、通知したい内容を記載します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackへメッセージを通知するオペレーションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したホットプロファイルの商談情報（商談名、金額、更新後のステージなど）を埋め込んで送信することも可能です。 ■注意事項
ホットプロファイル、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ ホットプロファイルと連携して見積書作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた商談情報の確認や転記、書類作成といった一連の作業を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、見積書を迅速かつ正確に発行できるため、営業担当者はよりスピーディーに顧客へアプローチでき、本来注力すべき商談活動に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。登録フォーム
よくあるご質問
Q：見積書を送付する前に社内の承認フローを挟めますか？
A：
はい、可能です。
Q：Googleスプレッドシート以外のツールで見積書は作れますか？
A：
はい、可能です。
フローボット内で現在設定されているGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを削除し、代わりに書類発行のオペレーションでGoogleドキュメントやMicrosoft Excelなど、目的のアプリを選択してください。
その後、各アプリに応じた項目設定を行うことで、任意の形式で書類を自動作成できます。
Q：自動化の途中でエラーが起きた場合の通知方法は？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
