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Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ後、手作業で契約書を作成し、GMOサインで署名依頼を送るプロセスに手間を感じていませんか？
あるいは、多忙な中で契約情報の入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーが発生しないか、不安になることはないでしょうか。
このような契約締結に関わる一連の定型業務は、担当者の貴重な時間を奪いがちです。
もし、Salesforceの商談ステータスが更新されたタイミングを検知して、自動でGMOサインから署名依頼を送信できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されることも可能です。
そのうえ、手作業によるミスをなくし、より迅速に契約プロセスを進めることで顧客との関係構築や次の商談創出といったコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動例はノーコードで簡単に設定でき手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはCRMのデータ更新をきっかけに電子契約の署名依頼を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになった際に、GMOサインで契約書を自動で送付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／GMOサイン
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Googleドキュメントのマイアプリ連携方法は、ナビ内のGoogle スプレッドシートの設定方法を参考にしてください。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Salesforceをマイアプリ連携
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
以下の手順をご参照ください。
GMOサインのマイアプリ連携
+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
GMOサインと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、任意のアカウント名、アクセストークンを設定したら追加をクリックします。
※GMOサインと連携するには事前設定が必要です。
以下のリンク先を確認し、設定を行ってください。
事前準備
Googleドキュメントで雛形を作成する
今回ご紹介するテンプレートでは、Googleドキュメントで用意した雛形ファイルを利用して書類を自動作成します。
そのため、まずは雛形ファイルを作成しておく必要があります。
雛形の作成方法を知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
今回は以下のファイルを用意しました。
Google Driveに書類を保存するためのフォルダを用意する
今回作成した書類はGoogle Driveに自動で保存できます。
事前に作成した書類を保存するためのフォルダを用意しておきましょう。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
アウトバウンドメッセージを受信したらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
WebhookURLをコピーし、以下のURLを確認しながら設定を行ってください。
※今回は商談がClosed Wonのフェーズになったら起動するよう、以下のように設定を行っています。
アウトバウンドメッセージの設定ができたらSalesforceで実際に商談の更新を行いましょう。
今回は先ほど設定したように商談がClosed Wonのフェーズに更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには商談をClosed Wonのフェーズに更新する必要があるのです。
※このあと、実際にGMOサインから取引先責任者の情報を使用して署名依頼行います。
実際に依頼されるか確認するためにも、テスト用取引先責任者を設定しておくことをおすすめします。
更新できたらYoomの画面に戻り、テストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
指定の商談情報を取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へ進みます。
マイドメインURLを設定します。
注釈を確認し入力してください。
※マイドメインURLはこのあとの設定でも利用します。
再利用できるようにメモしておくことをおすすめします。
オブジェクトのAPI参照名を設定します。
入力欄をクリックし、商談を選択してください。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
取得したいレコードの条件を設定します。
今回は先ほど更新した商談の情報を取得したいため、ステップ3の取得した値から設定しましょう。
以下のように入力欄をクリックし、取得した値を選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定できているのを確認したらテストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
このステップではのちほどGMOサインで署名依頼を送る際のあて先となる、取引先責任者の情報を取得します。
取引先責任者を取得をクリックしましょう。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へ進みます。
マイドメインURLにはステップ4と同じものを設定してください。
次にオブジェクトのAPI参照名を設定します。
入力欄をクリックし、取引先責任者を選択しましょう。
設定できているのを確認したら次へをクリックします。
取得したいレコードの条件を設定します。
以下のように指定の商談情報を取得の項目から取得した値を設定してください。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
先ほどのステップでは商談の取引先責任者（個人）の情報を取得しましたが、このステップでは取引先となる会社の情報を取得します。
取引先情報を取得をクリックしてください。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へ進みます。
マイドメインURLにはステップ4と同じものを設定してください。
次にオブジェクトのAPI参照名を設定します。
入力欄をクリックし、取引先を選択してください。
設定できたら次へをクリックします。
取得したいレコードの条件を設定します。
入力欄をクリックし、指定の冗談情報を取得の項目から取得した値を設定してください。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
書類を発行するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
ドキュメントのファイルIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したい雛形ファイルを選択してください。
格納先のGoogle DriveフォルダIDを設定します。
入力欄をクリックし、使用したいフォルダを選択してください。
出力ファイル名を設定します。
出力ファイル名は自由に設定できます。
以下のように取得した値を利用することも、直接入力することも可能です。
※直接入力した値は固定値となります。
このテンプレートを通して作成される全てのファイル名に設定されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
置換対象の文字列には雛形ファイルに設定した文字列が表示されます。
表示されない場合は置換条件を再取得をクリックしてください。
項目名が正しく表示されているのを確認したら、置換後の文字列を設定します。
入力欄をクリックし、それぞれに取得した値などを設定してください。
全て設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際に書類が発行されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
Google Driveに発行した書類が保存されていますのでご確認ください。
アクセストークンの生成をクリックします。
※GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
シークレットキーと顧客IDを入力します。
取得方法を知りたい方は以下のリンク先を参考にしてください。
設定できたらテストをクリックしましょう。
※作成したアクセストークンの有効期限は30分です。
また、シークレットキーと顧客IDはこのあとも使用しますので、メモしておきましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
封筒用文書の登録をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ8と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
シークレットキーと顧客IDはステップ8と同じものを設定します。
アクセストークンにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して行う全ての封筒用文書の登録設定に適用されますのでご注意ください。
ここまで確認できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
封筒への署名依頼をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ8と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
シークレットキーと顧客IDはステップ8と同じものを設定します。
アクセストークンにはデフォルトで取得した値が設定されていますのでご確認ください。
封筒名にはデフォルトで取得した値が設定されていますが、編集することも可能です。
直接入力や取得した値を利用して設定してください。
文書コード、文書名にもデフォルトで取得した値が設定されています。
文書名は先ほどの封筒名と同様に自由に編集可能です。
自社署名者：メールアドレスを設定します。
自社署名者メールアドレスにはGMOサインに登録している自社のメールアドレスを設定してください。
自社署名者：承認順は今回は1を設定します。
変更したい場合は注釈を確認し設定してください。
送信先署名者：名前、送信先署名者：メールアドレスは、デフォルトで取引先責任者の取得した値が設定されていますのでご確認ください。
送信先署名者：承認順は先ほどと同様に1を設定します。
変更したい場合は注釈を確認し設定してください。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※このページ内の全ての項目で入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や選択した値が固定値となります。
このテンプレートを通して行う全ての封筒への署名依頼の設定に反映されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際に封筒への署名依頼が行われます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
GMOサインに文書、封筒が登録されていますのでご確認ください。
また、先ほど設定した送信先署名者のメールアドレスへ、署名依頼が届いていますので確認しておきましょう。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がSalesforceの商談フェーズが指定のフェーズになった際に、GMOサインで契約書を自動で送付するフローでした！
SalesforceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
商談フェーズの更新をトリガーに、Gmailでフォローアップメールを送信したり、Adobe Acrobat Signやクラウドサインで契約書を自動送付したりできます。また、フォーム回答やECサイトの注文情報をトリガーに、Salesforceへリードや取引先レコードを自動登録することも可能です。
■概要
Asanaで管理しているタスクを、営業活動と連携させるためSalesforceに手作業で登録していませんか？
こういった転記作業は入力漏れや遅延を引き起こすだけでなく、本来の業務時間を圧迫する一因になります。
このワークフローでは、Asanaで新しいタスクが追加されたら、自動的にSalesforceにToDoが作成します。
タスク管理の課題を解消し、業務の連携を円滑にしましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jotformで送信された情報をSalesforceのリードオブジェクトに自動的に連携するフローボットです。
お問い合わせフォームから送信したユーザー情報などをリードとして登録したい際などにご活用いただけます。
■注意事項
・JotformとSalesforceの設定内容を自由に変更してご利用ください。
・Salesforce、JotformそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
このワークフローでは、Backlogで管理している課題情報を自動的にSalesforceに転送することで、データの一貫性を保ちながら効率的な情報共有が可能になります。この自動化により、チーム全体で最新の情報を漏れなく把握できるようになります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Amazon Seller Centralの注文情報を、一件ずつ手作業でSalesforceに転記する業務に手間を感じていませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用することで、Amazon Seller Centralでの注文発生をトリガーに、Salesforceへリード情報を自動で作成することが可能です。日々の煩雑な転記作業から解放され、正確な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
DocuSignで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・契約書など帳票作成に活用している方
・帳票類を一元管理している方
2.Salesforceでデータの管理を行う方
・顧客情報や取引情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成や管理を効率的に行うためのツールです。
併せてSalesforceで情報の管理を行うことで、業務に関連する情報へのアクセスを円滑にします。
しかし、DocuSignの契約の完了ごとにSalesforceの情報を手作業で更新するのは、業務の質を低下させる可能性があります。
チーム全体の生産性向上のために自動化を取り入れたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、DocuSignの契約が完了したらエンペロープIDで紐づいているSalesforceの情報に送信日時を自動で追加します。
自動で情報を追加し手作業を省くことで、他業務に時間を充てることができます。
チーム全体がコア業務に注力することで、生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google Meetでの会議後、録画URLをSalesforceの顧客情報などに手作業で貼り付けていませんか？この作業は手間がかかる上に、転記漏れやURLの間違いといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google MeetとSalesforceの連携を自動化し、会議が終了すると録画URLをSalesforceの指定のレコードへ自動で追加することが可能です。これにより、面倒な手作業から解放され、重要な情報の蓄積を確実に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceで商談が成立した後の契約書作成業務は、手作業での情報転記やファイル管理に手間がかかるのではないでしょうか。
また、手作業による契約金額の入力ミスやファイルの添付漏れは、ビジネスにおいて避けたいリスクの一つです。
このワークフローを活用すれば、商談成立をきっかけに契約書を自動で生成し、該当のレコードに紐付けるまでの一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceで商談が受注確度の高いフェーズに進んだ際、契約書送付のためにAdobe Acrobat Signを手動で操作していませんか？この一連の作業は、担当者の負担を増やし、対応漏れなどのミスを招く要因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Salesforceの商談フェーズ更新をトリガーに、Adobe Acrobat Signでの電子サイン依頼が自動化され、契約プロセスが迅速かつ正確に進行します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらクラウドサインで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを使用して顧客管理を担当している方
・顧客とのやりとりを担当している営業チーム
・顧客からの問い合わせを担当しているカスタマーサービスの担当者
・Salesforceを使用して顧客への提案を行うマーケティングチーム
2.クラウドサインを使用して契約業務を行っている方
・人事部の採用担当者や事務職員
・企業の法務担当者
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceを使用していると、特定の商談フェーズで作業が発生するケースがあります。
Salesforceで管理している顧客の数が多いと、対象フェーズの確認とその後の作業に時間を取られて思うようにその他の業務が進まないと感じることがあるかもしれません。
このテンプレートは、Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになると、クラウドサインで契約書の作成・送付を自動化できます。
クラウドサインによる契約書の作成と送付の手間を削減することで、特定のフェーズの確認だけでなく、あとに続く作業を効率化することができます。
契約書の作成、送付におけるヒューマンエラーも未然に防止できるため、スムーズに業務を進めることができます。
■注意事項
・Salesforce、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Salesforceでアウトバウンドメッセージを設定する方法は下記を参照ください。
SalesforceとGMOサインの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた契約書の署名依頼に関する一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを効果的に防止できます。
これにより、営業担当者は契約締結までの煩雑なプロセスから解放され、本来注力すべき顧客との関係構築や新たな商談の創出といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：GMOサインの署名完了後、Salesforceに自動で反映できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomでは様々なテンプレートをご用意しております。
例えば以下のテンプレートを利用することで、GMOサインの署名が完了した際にSalesforceに自動で反映できます。
Q：契約書の種類をSalesforceの商談内容によって使い分けられますか？
Q：エラー発生時（宛先不備など）の通知方法は？
A：
エラーが発生するとフローボットが停止し、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、SlackやChatworkに通知を送ることも可能です。
通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
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