Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ後、手作業で契約書を作成し、GMOサインで署名依頼を送るプロセスに手間を感じていませんか？
あるいは、多忙な中で契約情報の入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーが発生しないか、不安になることはないでしょうか。
このような契約締結に関わる一連の定型業務は、担当者の貴重な時間を奪いがちです。
もし、Salesforceの商談ステータスが更新されたタイミングを検知して、自動でGMOサインから署名依頼を送信できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されることも可能です。
そのうえ、手作業によるミスをなくし、より迅速に契約プロセスを進めることで顧客との関係構築や次の商談創出といったコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動例はノーコードで簡単に設定でき手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはCRMのデータ更新をきっかけに電子契約の署名依頼を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらGMOサインで契約書を送付する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が最終フェーズに進んだ後、契約書の作成からGMOサインでの署名依頼までを手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズ更新をきっかけとして、契約書の自動作成からGMOサインでの署名依頼までを自動で完結させることが可能です。重要な契約業務の迅速化と正確性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談管理からGMOサインでの契約締結までのプロセスを効率化したい方
- 手作業による契約書の作成や署名依頼の送付に時間がかかり、課題を感じている方
- 契約締結までのリードタイムを短縮し、営業活動を加速させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談フェーズが更新されると自動で署名依頼が送付されるため、契約業務にかかる時間を短縮できます。
- Salesforceの正確な情報をもとに書類作成と送付を行うので、手作業による入力ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「アウトバウンドメッセージを受信したら」というアクションを設定します。この設定により、Salesforce側で特定の商談フェーズになった際にフローボットが起動します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「指定の商談情報を取得」「取引責任者を取得」「取引先情報を取得」アクションをそれぞれ設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの各アクションを設定し、作成された契約書を登録した上で、取引先担当者へ署名依頼を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、事前に用意したテンプレートをもとに書類が作成されます。
- 契約書には、テンプレートをもとに固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションでSalesforceから取得した取引先名や金額といった情報を変数として埋め込むことが可能です。
- GMOサインの各アクション、固定のテキストおよびSalesforceから取得した情報を使って、各登録項目の設定を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Salesforce、GMOサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Salesforceでアウトバウンドメッセージを設定する方法は「Salesforceのアウトバウンドメッセージの設定方法」をご参照ください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
Salesforceの更新をトリガーにGMOサインの署名依頼を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになった際に、GMOサインで契約書を自動で送付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／GMOサイン
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Salesforceのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらGMOサインで契約書を送付する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が最終フェーズに進んだ後、契約書の作成からGMOサインでの署名依頼までを手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズ更新をきっかけとして、契約書の自動作成からGMOサインでの署名依頼までを自動で完結させることが可能です。重要な契約業務の迅速化と正確性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談管理からGMOサインでの契約締結までのプロセスを効率化したい方
- 手作業による契約書の作成や署名依頼の送付に時間がかかり、課題を感じている方
- 契約締結までのリードタイムを短縮し、営業活動を加速させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談フェーズが更新されると自動で署名依頼が送付されるため、契約業務にかかる時間を短縮できます。
- Salesforceの正確な情報をもとに書類作成と送付を行うので、手作業による入力ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「アウトバウンドメッセージを受信したら」というアクションを設定します。この設定により、Salesforce側で特定の商談フェーズになった際にフローボットが起動します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「指定の商談情報を取得」「取引責任者を取得」「取引先情報を取得」アクションをそれぞれ設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの各アクションを設定し、作成された契約書を登録した上で、取引先担当者へ署名依頼を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、事前に用意したテンプレートをもとに書類が作成されます。
- 契約書には、テンプレートをもとに固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションでSalesforceから取得した取引先名や金額といった情報を変数として埋め込むことが可能です。
- GMOサインの各アクション、固定のテキストおよびSalesforceから取得した情報を使って、各登録項目の設定を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Salesforce、GMOサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Salesforceでアウトバウンドメッセージを設定する方法は「Salesforceのアウトバウンドメッセージの設定方法」をご参照ください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
ステップ1：Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Googleドキュメントのマイアプリ連携方法は、ナビ内のGoogle スプレッドシートの設定方法を参考にしてください。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Salesforceをマイアプリ連携
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
以下の手順をご参照ください。
GMOサインのマイアプリ連携
+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
GMOサインと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、任意のアカウント名、アクセストークンを設定したら追加をクリックします。
※GMOサインと連携するには事前設定が必要です。
以下のリンク先を確認し、設定を行ってください。
事前準備
Googleドキュメントで雛形を作成する
今回ご紹介するテンプレートでは、Googleドキュメントで用意した雛形ファイルを利用して書類を自動作成します。
そのため、まずは雛形ファイルを作成しておく必要があります。
雛形の作成方法を知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
今回は以下のファイルを用意しました。
Google Driveに書類を保存するためのフォルダを用意する
今回作成した書類はGoogle Driveに自動で保存できます。
事前に作成した書類を保存するためのフォルダを用意しておきましょう。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらGMOサインで契約書を送付する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が最終フェーズに進んだ後、契約書の作成からGMOサインでの署名依頼までを手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズ更新をきっかけとして、契約書の自動作成からGMOサインでの署名依頼までを自動で完結させることが可能です。重要な契約業務の迅速化と正確性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談管理からGMOサインでの契約締結までのプロセスを効率化したい方
- 手作業による契約書の作成や署名依頼の送付に時間がかかり、課題を感じている方
- 契約締結までのリードタイムを短縮し、営業活動を加速させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談フェーズが更新されると自動で署名依頼が送付されるため、契約業務にかかる時間を短縮できます。
- Salesforceの正確な情報をもとに書類作成と送付を行うので、手作業による入力ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「アウトバウンドメッセージを受信したら」というアクションを設定します。この設定により、Salesforce側で特定の商談フェーズになった際にフローボットが起動します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「指定の商談情報を取得」「取引責任者を取得」「取引先情報を取得」アクションをそれぞれ設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの各アクションを設定し、作成された契約書を登録した上で、取引先担当者へ署名依頼を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、事前に用意したテンプレートをもとに書類が作成されます。
- 契約書には、テンプレートをもとに固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションでSalesforceから取得した取引先名や金額といった情報を変数として埋め込むことが可能です。
- GMOサインの各アクション、固定のテキストおよびSalesforceから取得した情報を使って、各登録項目の設定を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Salesforce、GMOサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Salesforceでアウトバウンドメッセージを設定する方法は「Salesforceのアウトバウンドメッセージの設定方法」をご参照ください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Salesforceのトリガー設定
アウトバウンドメッセージを受信したらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
WebhookURLをコピーし、以下のURLを確認しながら設定を行ってください。
※今回は商談がClosed Wonのフェーズになったら起動するよう、以下のように設定を行っています。
アウトバウンドメッセージの設定ができたらSalesforceで実際に商談の更新を行いましょう。
今回は先ほど設定したように商談がClosed Wonのフェーズに更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには商談をClosed Wonのフェーズに更新する必要があるのです。
※このあと、実際にGMOサインから取引先責任者の情報を使用して署名依頼行います。
実際に依頼されるか確認するためにも、テスト用取引先責任者を設定しておくことをおすすめします。
更新できたらYoomの画面に戻り、テストをクリックしましょう。
