Salesforceで商談が成立したら、契約書を作成して該当レコードに紐付ける

■概要

Salesforceで商談が成立した後の契約書作成業務は、手作業での情報転記やファイル管理に手間がかかるのではないでしょうか。
また、手作業による契約金額の入力ミスやファイルの添付漏れは、ビジネスにおいて避けたいリスクの一つです。
このワークフローを活用すれば、商談成立をきっかけに契約書を自動で生成し、該当のレコードに紐付けるまでの一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceでの商談成立後、手作業で契約書を作成し管理している営業担当者の方
• 契約書の生成プロセスを自動化し、業務効率を改善したい方
• Salesforceを中心とした営業フローのDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進しているマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談情報を元に契約書が自動で生成され、レコードに紐付けられるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記やファイル添付が不要になるため、契約金額の入力ミスや添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションの分岐機能で、商談フェーズが「成立」になった場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、Salesforceの「レコードを取得する」アクションで、成立した商談の詳細情報を取得します
5. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、取得した情報をもとに契約書を生成します
6. 最後に、Salesforceのファイルアップロード関連のアクションを組み合わせ、生成した契約書ファイルを該当の商談レコードに自動で紐付けます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceとの連携設定では、ご自身の環境に合わせた任意のマイドメインURLを設定してください
• Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、契約書の雛形として使用するドキュメントのファイルIDと、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDをそれぞれ設定してください

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■注意事項

• Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。