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「データの共有や通知を手動で管理するのは時間がかかり、うっかり忘れてしまうことも多い…」そんな悩みを抱えていませんか？
特に、チームのスケジュールやフォームのデータなど、情報がどんどん増えていく中で、それらを効率よく共有する手段を見つけるのはなかなか大変。
そこで、Slackを使ってこうしたデータの送信・転送を自動化できたら、どれだけ楽になることでしょう！
今回は、あなたの業務効率を大幅にアップさせる、自動化の方法をいくつかご紹介します。
これを試せば、情報更新のたびに通知を手動で送る必要がなくなり、手間が大きく省けますよ。
気になる方法があれば、簡単に試すことができるので、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSlackを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
「Apolloでコンタクトが更新されたらSlackに通知する」ワークフローは、Yoomを活用してApolloとSlackを連携させる業務ワークフローです。Apollo内のコンタクト情報が変更されると、自動的にSlackへ通知が送信され、チーム全体で迅速に最新情報を共有できます。これにより、情報共有のスピードが向上し、迅速な対応や意思決定が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Apolloを使用して顧客管理を行っており、情報更新時にチームへスピーディーに通知したい方
・Slackを活用しているチームで、最新のコンタクト情報を自動で共有したい営業担当者やマーケティング担当者
・情報共有の効率化を図り、手動での通知作業を削減したいと考えているチームリーダーやマネージャー
・業務フローの自動化により、作業時間を短縮し、他の重要な業務に集中したい方
■注意事項
・Apollo、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackにデータを自動で送信・転送する様々な方法様々な方法
いろいろな方法で、Slackにデータを自動で送信・転送することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにSlackでデータを自動で送信・転送が体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
データベース/CRMサービスのデータをSlackに自動で送信・転送する
Apolloを使用して顧客管理を行っており、情報更新時にチームへスピーディーに通知したい方やSlackを活用しているチームで、最新のコンタクト情報を自動で共有したい営業担当者やマーケティング担当者におすすめです。
Salesforceで商談フェーズが締結完了になったらSlackに通知するフローです。
■注意事項
・SalesforceとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
「Apolloでコンタクトが更新されたらSlackに通知する」ワークフローは、Yoomを活用してApolloとSlackを連携させる業務ワークフローです。Apollo内のコンタクト情報が変更されると、自動的にSlackへ通知が送信され、チーム全体で迅速に最新情報を共有できます。これにより、情報共有のスピードが向上し、迅速な対応や意思決定が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Apolloを使用して顧客管理を行っており、情報更新時にチームへスピーディーに通知したい方
・Slackを活用しているチームで、最新のコンタクト情報を自動で共有したい営業担当者やマーケティング担当者
・情報共有の効率化を図り、手動での通知作業を削減したいと考えているチームリーダーやマネージャー
・業務フローの自動化により、作業時間を短縮し、他の重要な業務に集中したい方
■注意事項
・Apollo、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームのデータをSlackに自動で送信・転送する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
フォームに送信された情報をスムーズに確認したい方や、Slackを日常的に使用していて情報共有をスピーディに行いたい方におすすめです。
■概要
「Googleフォームに添付されたPDFをSlackで送信する」ワークフローは、書類の共有が自動化されるため作業効率が向上します。
定型的な業務が自動化されるため、作業負担が軽減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームでアンケートや申請を管理している方
・PDF形式のファイルを迅速に共有したいと考えている方
・Googleフォームに送信された情報をスムーズに確認したい方
・コミュニケーションツールとしてSlackを利用している企業
・Slackを日常的に使用しており、情報共有をスピーディに行いたい方
・チームメンバーとスピーディに情報共有し、業務効率を向上させたいと考える方
■注意事項
・GoogleフォームとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Hubspotにフォームが送信されたら、Slackに通知するフローです。
スケジュールツールのデータをSlackに自動で送信・転送する
スケジュールの共有や通知を自動化したいビジネスパーソンや、情報共有の効率化を図りたいチームリーダーにおすすめです。
■概要
「Googleカレンダーに予定が作成されたらSlackに通知する」フローは、スケジュール管理とチームコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとSlackを日常的に利用しているチームの方
・スケジュールの共有や通知を自動化したいビジネスパーソン
・情報共有の効率化を図りたいマネージャーやチームリーダー
・手動での通知作業に時間を取られている方
■注意事項
・Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
毎日定時にSlackチャンネルに自動投稿するフローです。
投稿する日時やチャンネル、メッセージ内容は自由にカスタマイズできます。
Slackにデータを自動で送信・転送するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にSlackにデータを自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はApolloでコンタクトが更新されたらSlackに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
「Apolloでコンタクトが更新されたらSlackに通知する」ワークフローは、Yoomを活用してApolloとSlackを連携させる業務ワークフローです。Apollo内のコンタクト情報が変更されると、自動的にSlackへ通知が送信され、チーム全体で迅速に最新情報を共有できます。これにより、情報共有のスピードが向上し、迅速な対応や意思決定が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Apolloを使用して顧客管理を行っており、情報更新時にチームへスピーディーに通知したい方
・Slackを活用しているチームで、最新のコンタクト情報を自動で共有したい営業担当者やマーケティング担当者
・情報共有の効率化を図り、手動での通知作業を削減したいと考えているチームリーダーやマネージャー
・業務フローの自動化により、作業時間を短縮し、他の重要な業務に集中したい方
■注意事項
・Apollo、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：SlackとApolloをマイアプリ連携
今回使用するSlackとApolloをYoomのマイアプリに登録します！
先にマイアプリ登録を行っておくと、今後の設定がスムーズになります。
1．Slackのマイアプリ登録
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でSlackを探すか、アプリ一覧から探してください。
以下の画像のような画面が表示されます。
通知を受け取るチャンネルを設定したら、「許可する」をクリックしましょう。
マイアプリの画面に戻りSlackが表示されていれば完了です。
2．Apolloのマイアプリ登録
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でSlackを探すか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されます。
注釈の通り入力を行い「追加」をクリックしましょう！
マイアプリにApolloが表示されたらマイアプリ登録の完了です！
ステップ2：テンプレートコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
「Apolloでコンタクトが更新されたらSlackに通知する」ワークフローは、Yoomを活用してApolloとSlackを連携させる業務ワークフローです。Apollo内のコンタクト情報が変更されると、自動的にSlackへ通知が送信され、チーム全体で迅速に最新情報を共有できます。これにより、情報共有のスピードが向上し、迅速な対応や意思決定が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Apolloを使用して顧客管理を行っており、情報更新時にチームへスピーディーに通知したい方
・Slackを活用しているチームで、最新のコンタクト情報を自動で共有したい営業担当者やマーケティング担当者
・情報共有の効率化を図り、手動での通知作業を削減したいと考えているチームリーダーやマネージャー
・業務フローの自動化により、作業時間を短縮し、他の重要な業務に集中したい方
■注意事項
・Apollo、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるApolloのコンタクト設定
このステップではApolloでコンタクトが更新されたことをYoomのAPIを活用し、自動化のトリガー（起点）とするための設定を行います！
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するApolloのアカウントで間違いがないかを確認しましょう！
以下の画面が表示されるので、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回は以下のテスト用の「山田太郎」のコンタクトを編集しました。
「テスト」をクリックすると以下の画面が表示されます。
以下の画面のようにアウトプットにApolloの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することが可能です！
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Slackで通知を受け取る
Apolloでコンタクトが更新されたことをSlackで通知を受け取るための設定を行います！
以下の赤枠をクリックしましょう！
続いてAPI接続設定が表示されます。
通知を受け取りたいSlackのチャンネルIDを、以下の画像の様に入力項目の下に表示される候補から選択しましょう！
メッセージの箇所は以下の画像のように「取得した値」からApolloから取得した情報を入力に使用してみましょう！
入力後「テスト」をクリックし、実際にSlackに入力した内容が送信されているか確認しましょう！
Slackで内容を確認出来たら「保存する」をクリックします。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Slackを使ったその他の自動化例
Slackを使った便利な自動化例
メール内容やレコードを通知できたり、Slackの投稿内容をもとにボードやプロジェクトの作成ができます。
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？
このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでの情報更新を、都度Slackでチームに報告している方
・手作業による通知のタイムラグや、報告漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・チームや部署内の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Slackの投稿内容をもとにAsanaにプロジェクトを作成する」ワークフローは、プロジェクト管理に役立ちます。
チャット上の操作のみでAsanaにプロジェクトの作成ができるため、作業効率がアップします。
■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとAsanaを利用して効果的なプロジェクト管理を行いたい方
・迅速にタスクの内容を共有し、プロジェクトの進捗を把握したい方
・チームメンバー全員がスピーディにタスクの詳細を確認できる仕組みを探している方
・毎日のコミュニケーションツールとしてSlackを利用している方
・Asanaでプロジェクトを管理しつつ、Slackでタスクの進捗を適切に追跡したい方
■注意事項
・SlackとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Slackの投稿内容をもとにMiroにボードを作成する」ワークフローは、データ入力作業を効率化します。
Slackの投稿内容からMiroに自動でボードが作成されるため、データ入力の手間削減につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackで日々のコミュニケーションを行っている方
・Slackの投稿から迅速にアクションを起こしたいと考えている方
・情報共有にMiroボードを活用しているチーム
・タスクやアイデアをスピーディに可視化したい方
・プロジェクトの管理をサポートするツールとしてMiroを利用しているプロジェクトマネージャー
・SlackとMiroの連携を活用して円滑なコミュニケーションを目指す方
■注意事項
・SlackとMiroのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をSlackに通知するフローです。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
終わりに
仕事に追われる日々で、情報の共有や管理にかける時間が増えるのは避けたいもの。
Slackを活用して、データベースやフォーム、スケジュールツールの更新を自動でチームに通知できれば、煩わしい手作業から解放され、重要な情報をすぐに共有できます。
自動化のフローを一度設定してしまえば、後は完全に手間が省け、あなたの時間をもっと有効に活用できるはずです。
忙しいビジネスパーソンにはぴったりの方法です。
ぜひこのブログの自動化を試して、あなたの業務を効率化する一歩を踏み出してみましょう！
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