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「データの共有や通知を手動で管理するのは時間がかかり、うっかり忘れてしまうことも多い…」そんな悩みを抱えていませんか？
特に、チームのスケジュールやフォームのデータなど、情報がどんどん増えていく中で、それらを効率よく共有する手段を見つけるのはなかなか大変。
そこで、Slackを使ってこうしたデータの送信・転送を自動化できたら、どれだけ楽になることでしょう！
今回は、あなたの業務効率を大幅にアップさせる、自動化の方法をいくつかご紹介します。
これを試せば、情報更新のたびに通知を手動で送る必要がなくなり、手間が大きく省けますよ。
気になる方法があれば、簡単に試すことができるので、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSlackを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 Apolloで管理しているコンタクト情報が更新された際、その内容を都度チームに共有する作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Apolloでコンタクト情報が更新されると、その内容を自動でSlackに通知することができ、こうした課題を円滑に解消します。手作業による共有の手間をなくし、迅速で確実な情報連携を実現しましょう。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Slackにデータを自動で送信・転送する様々な方法様々な方法
いろいろな方法で、Slackにデータを自動で送信・転送することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにSlackでデータを自動で送信・転送が体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
データベース/CRMサービスのデータをSlackに自動で送信・転送する
Apolloを使用して顧客管理を行っており、情報更新時にチームへスピーディーに通知したい方やSlackを活用しているチームで、最新のコンタクト情報を自動で共有したい営業担当者やマーケティング担当者におすすめです。
■概要 Salesforce上で商談が締結完了になっても、関係者への共有が遅れたり、手作業での報告に手間がかかったりしていませんか。都度Slackで通知するのは簡単に見えて、忙しい業務の中では漏れや遅延が発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズが「締結完了」に更新されたタイミングをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知でき、迅速で正確な情報共有を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Apolloで管理しているコンタクト情報が更新された際、その内容を都度チームに共有する作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Apolloでコンタクト情報が更新されると、その内容を自動でSlackに通知することができ、こうした課題を円滑に解消します。手作業による共有の手間をなくし、迅速で確実な情報連携を実現しましょう。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
フォームのデータをSlackに自動で送信・転送する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
フォームに送信された情報をスムーズに確認したい方や、Slackを日常的に使用していて情報共有をスピーディに行いたい方におすすめです。
■概要 Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなど、ファイルが添付された回答を確認し、都度手動でSlackに共有していませんか？この作業は手間がかかる上に、共有漏れや対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたPDFファイルを自動でSlackの指定チャンネルに通知することが可能です。手作業による共有の手間をなくし、迅速な情報連携を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Hubspotにフォームが送信されたら、Slackに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者 ・フォーム送信をリアルタイムで把握し、迅速なリード対応をしたい方 ・フォーム送信情報をチームで共有し、連携を強化したい方 2.HubSpotを利用している営業担当者 ・見込み客からの問い合わせに迅速に対応したい方 ・フォーム送信情報を基に、商談機会を創出したい方 ■このテンプレートを使うメリット ・フォーム送信情報をSlackで共有することで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになり、効率的なリードナーチャリングに繋がります。 ・HubSpotでフォームが送信された直後にSlackに通知が届くため、リードへの迅速な対応が可能になります。 ■注意事項 ・HubSpot、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
スケジュールツールのデータをSlackに自動で送信・転送する
スケジュールの共有や通知を自動化したいビジネスパーソンや、情報共有の効率化を図りたいチームリーダーにおすすめです。
■概要 重要な会議やクライアントとの打ち合わせなど、チームで共有すべき予定は多いものの、その都度Slackで通知するのは手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業での共有は、忙しい時ほど漏れや間違いが発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知が送られ、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ◼️概要 毎日定時にSlackチャンネルに自動投稿するフローです。 投稿する日時やチャンネル、メッセージ内容は自由にカスタマイズできます。 上記の文章に対して、下記の処理を行ってください。 ・タグを使用して適切な箇所に改行を加えてください。 ・見出しの部分にはタグを使用してください。 ・センテンス間はタグを2つ入れてください。
Slackにデータを自動で送信・転送するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にSlackにデータを自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はApolloでコンタクトが更新されたらSlackに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 Apolloで管理しているコンタクト情報が更新された際、その内容を都度チームに共有する作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Apolloでコンタクト情報が更新されると、その内容を自動でSlackに通知することができ、こうした課題を円滑に解消します。手作業による共有の手間をなくし、迅速で確実な情報連携を実現しましょう。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：SlackとApolloをマイアプリ連携
今回使用するSlackとApolloをYoomのマイアプリに登録します！
先にマイアプリ登録を行っておくと、今後の設定がスムーズになります。
1．Slackのマイアプリ登録
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でSlackを探すか、アプリ一覧から探してください。
以下の画像のような画面が表示されます。
通知を受け取るチャンネルを設定したら、「許可する」をクリックしましょう。
マイアプリの画面に戻りSlackが表示されていれば完了です。
2．Apolloのマイアプリ登録
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でSlackを探すか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されます。
注釈の通り入力を行い「追加」をクリックしましょう！
マイアプリにApolloが表示されたらマイアプリ登録の完了です！
ステップ2：テンプレートコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要 Apolloで管理しているコンタクト情報が更新された際、その内容を都度チームに共有する作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Apolloでコンタクト情報が更新されると、その内容を自動でSlackに通知することができ、こうした課題を円滑に解消します。手作業による共有の手間をなくし、迅速で確実な情報連携を実現しましょう。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるApolloのコンタクト設定
このステップではApolloでコンタクトが更新されたことをYoomのAPIを活用し、自動化のトリガー（起点）とするための設定を行います！
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するApolloのアカウントで間違いがないかを確認しましょう！
以下の画面が表示されるので、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回は以下のテスト用の「山田太郎」のコンタクトを編集しました。
「テスト」をクリックすると以下の画面が表示されます。
以下の画面のようにアウトプットにApolloの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することが可能です！
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Slackで通知を受け取る
Apolloでコンタクトが更新されたことをSlackで通知を受け取るための設定を行います！
以下の赤枠をクリックしましょう！
続いてAPI接続設定が表示されます。
通知を受け取りたいSlackのチャンネルIDを、以下の画像の様に入力項目の下に表示される候補から選択しましょう！
メッセージの箇所は以下の画像のように「取得した値」からApolloから取得した情報を入力に使用してみましょう！
入力後「テスト」をクリックし、実際にSlackに入力した内容が送信されているか確認しましょう！
Slackで内容を確認出来たら「保存する」をクリックします。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Slackを使ったその他の自動化例
Slackを使った便利な自動化例
メール内容やレコードを通知できたり、Slackの投稿内容をもとにボードやプロジェクトの作成ができます。
■概要 Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Slackの特定のチャンネルでプロジェクト作成の依頼などを行っているものの、その内容をAsanaに手動で転記する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Slackの特定のチャンネルへの投稿をきっかけに、投稿内容からAIが情報を抽出してAsanaへプロジェクトを自動で作成し、こうした課題を解決します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Slackでのブレインストーミングや議論の内容をMiroにまとめる際に手間を感じていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Zoomでミーティングが終了したら自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をSlackに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Zoomミーティングを頻繁に利用してSlackで情報共有するチーム ・ミーティングの内容を文字起こしして記録に残したい方 ・議事録作成の手間を省いて業務効率を向上させたい方 ・会議の内容をSlackでチームメンバーに共有したい方 2.会議の内容を分析・活用したい方 ・文字起こしデータを分析して発言内容や議論の傾向を把握したい方 ・自動要約機能で会議の要点を素早く把握して次のアクションに繋げたい方 Zoomはオンライン会議を効率的するツールですが、ミーティング終了後に議事録を作成するのは作成担当者は時間と手間がかかってしまい情報共有の遅れに繋がる可能性があります。 このフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了後に内容をAIで文字起こしと要約して議事録化したものをSlackに通知します。これによって作成担当者の手間を省くことができます。また、会議を欠席したメンバーもSlackで共有された情報を確認することで、議論の内容を把握してプロジェクトにスムーズに参加することができます。 ・Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。 ■概要 日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
手動での転記作業は時間がかかるだけでなく、重要なアイデアの抜け漏れにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿内容をもとに自動でMiroのボードが作成されるため、ツールの横断作業を省略できる可能性があります。
■このテンプレートを使うメリット
■注意事項
終わりに
仕事に追われる日々で、情報の共有や管理にかける時間が増えるのは避けたいもの。
Slackを活用して、データベースやフォーム、スケジュールツールの更新を自動でチームに通知できれば、煩わしい手作業から解放され、重要な情報をすぐに共有できます。
自動化のフローを一度設定してしまえば、後は完全に手間が省け、あなたの時間をもっと有効に活用できるはずです。
忙しいビジネスパーソンにはぴったりの方法です。
ぜひこのブログの自動化を試して、あなたの業務を効率化する一歩を踏み出してみましょう！
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