■概要

Zoomでオンラインミーティングを設定した後、参加忘れを防ぐために手作業でOutlookにタスクを登録していませんか？この作業は手間がかかる上に、登録漏れや日時設定のミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにリマインドタスクが作成されるため、手作業によるタスク登録の手間をなくし、重要な会議の参加忘れを防止します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの会議が多く、Outlookへのリマインド登録を手作業で行っている方
• 重要なZoomミーティングの参加忘れをなくし、確実なリマインド設定を自動化したい方
• 日々発生する定型業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにタスクが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるタスクの登録忘れや日時設定の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、会議への参加漏れのリスクを軽減します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションの計算機能を活用し、ミーティング開始時間をもとにリマインドしたい日時を算出します
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、ミーティング情報と算出した日時を元にタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、特定のホストIDを指定することで、特定のユーザーが作成したミーティングのみを対象にワークフローを起動させることが可能です。
• Outlookのタスク作成アクションでは、タスクを登録するユーザーIDやタスクリストIDを任意で設定できます。

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■注意事項

• Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。