「HRMOSに登録した出向者の契約書、毎回手作業でダウンロードしてフォルダに保存するのが面倒…」
「ファイル名の付け間違いや、正しいフォルダに保存できているかダブルチェックするのに時間がかかってしまう…」
このように、HRMOS（ハーモス）に登録された出向関連情報の添付ファイル管理に手間や不安を感じていませんか？
そんな不安の解消には、HRMOSに出向情報が登録・更新されたことをきっかけに、添付ファイルを自動的に指定のフォルダへ保管できる仕組みを活用するのがオススメ！
これらの煩わしい手作業から解放され、より戦略的な人事・労務業務に集中する貴重な時間を確保できるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSに登録された出向情報の添付ファイルを取得する業務フローを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HRMOSの出向情報から添付ファイルを取得して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
HRMOSで管理している出向者の情報や、それに付随する書類の管理は手間がかかる業務の一つではないでしょうか。 特に、出向情報に添付されたファイルを都度手動でダウンロードし、指定のフォルダに格納する作業は、件数が増えるほど大きな負担となり、ミスの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員ページからワンクリックで出向者の添付ファイルを取得し、自動でGoogle Driveに格納できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSを利用して出向者の情報や添付ファイルを管理している人事・労務担当者の方
- 出向者に関する書類のダウンロードやフォルダへの格納作業を自動化したい方
- 手作業によるファイルの保存ミスや格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSの出向情報から添付ファイルを取得し、Google Driveへ自動で格納するため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます
- 手作業によるファイルのダウンロードミスや、指定フォルダへの格納漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHRMOSのChrome拡張機能トリガーを選択し、「社員詳細ページから起動」を設定します
- 続いて、オペレーションでHRMOSの「社員の出向情報を取得する」アクションを設定します
- 次に、同じくHRMOSの「社員の出向情報添付ファイルを取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得したファイルを任意のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい任意の社員詳細ページのURLを設定してください
- HRMOSの各アクションでは、固定値や前のステップで取得した情報を変数として利用し、取得対象の情報を任意に設定できます
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、格納先のフォルダやファイル名などを、固定値や前のステップで取得した情報を用いて任意に指定することが可能です
■注意事項
- HRMOS、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください
- HRMOSのマイアプリ連携方法はHRMOSのマイアプリ登録方法をご参照ください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
HRMOSの出向情報添付ファイルをGoogle Driveに自動保管するフローを作ってみよう
それでは例として、HRMOSの出向情報添付ファイルを自動でGoogle Driveに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[HRMOS]／[Google Drive]
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HRMOSとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローをONにし、正常に起動するかを確認
HRMOSの出向情報から添付ファイルを取得して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
HRMOSで管理している出向者の情報や、それに付随する書類の管理は手間がかかる業務の一つではないでしょうか。 特に、出向情報に添付されたファイルを都度手動でダウンロードし、指定のフォルダに格納する作業は、件数が増えるほど大きな負担となり、ミスの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員ページからワンクリックで出向者の添付ファイルを取得し、自動でGoogle Driveに格納できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSを利用して出向者の情報や添付ファイルを管理している人事・労務担当者の方
- 出向者に関する書類のダウンロードやフォルダへの格納作業を自動化したい方
- 手作業によるファイルの保存ミスや格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSの出向情報から添付ファイルを取得し、Google Driveへ自動で格納するため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます
- 手作業によるファイルのダウンロードミスや、指定フォルダへの格納漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHRMOSのChrome拡張機能トリガーを選択し、「社員詳細ページから起動」を設定します
- 続いて、オペレーションでHRMOSの「社員の出向情報を取得する」アクションを設定します
- 次に、同じくHRMOSの「社員の出向情報添付ファイルを取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得したファイルを任意のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい任意の社員詳細ページのURLを設定してください
- HRMOSの各アクションでは、固定値や前のステップで取得した情報を変数として利用し、取得対象の情報を任意に設定できます
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、格納先のフォルダやファイル名などを、固定値や前のステップで取得した情報を用いて任意に指定することが可能です
■注意事項
- HRMOS、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください
- HRMOSのマイアプリ連携方法はHRMOSのマイアプリ登録方法をご参照ください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
ステップ1：HRMOSとGoogle Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
HRMOSとYoomのマイアプリ連携
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」でHRMOSを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を行ってください。
HRMOSのマイアプリ登録の方法は、下記リンクを確認しましょう。
Google DriveとYoomのマイアプリ連携
マイアプリから「新規接続」を押した後、Google Driveを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
HRMOSの出向情報から添付ファイルを取得して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
HRMOSで管理している出向者の情報や、それに付随する書類の管理は手間がかかる業務の一つではないでしょうか。 特に、出向情報に添付されたファイルを都度手動でダウンロードし、指定のフォルダに格納する作業は、件数が増えるほど大きな負担となり、ミスの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員ページからワンクリックで出向者の添付ファイルを取得し、自動でGoogle Driveに格納できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSを利用して出向者の情報や添付ファイルを管理している人事・労務担当者の方
- 出向者に関する書類のダウンロードやフォルダへの格納作業を自動化したい方
- 手作業によるファイルの保存ミスや格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSの出向情報から添付ファイルを取得し、Google Driveへ自動で格納するため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます
- 手作業によるファイルのダウンロードミスや、指定フォルダへの格納漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHRMOSのChrome拡張機能トリガーを選択し、「社員詳細ページから起動」を設定します
- 続いて、オペレーションでHRMOSの「社員の出向情報を取得する」アクションを設定します
- 次に、同じくHRMOSの「社員の出向情報添付ファイルを取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得したファイルを任意のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい任意の社員詳細ページのURLを設定してください
- HRMOSの各アクションでは、固定値や前のステップで取得した情報を変数として利用し、取得対象の情報を任意に設定できます
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、格納先のフォルダやファイル名などを、固定値や前のステップで取得した情報を用いて任意に指定することが可能です
■注意事項
- HRMOS、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください
- HRMOSのマイアプリ連携方法はHRMOSのマイアプリ登録方法をご参照ください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：トリガーの設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「トリガー」と呼びます。
ここではHRMOSの社員詳細ページから操作し、フローボットが起動する設定をしていきましょう。
詳しくはChrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法もご参照ください。
①はじめにChrome拡張機能をインストールしましょう。
②HRMOSの社員詳細ページを開き、Chrome拡張機能を起動し、「フローボットの作成」をクリックしてください。
③以下の画面に移動するので、今回のフローボットを選択します。
1つ目の工程をクリックしてください。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
- アクション：社員詳細ページから起動します。
- HRMOSと連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されています。
起動ページのURLサンプルは、HRMOSの社員詳細ページのリンクを貼り付けてください。
設定したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
ステップ4：社員の出向情報を取得
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、HRMOSの社員の出向情報を取得する設定を行いましょう。
HRMOSの社員情報に出向情報が記載されていることをご確認ください。
以下はテスト用です。
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックしてください。
前項で取得した値から、「社員ID」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
この時、「←HRMOSのアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
設定したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功したら以下のように表示されます。
確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：社員の出向情報添付ファイルを取得
次に3つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、社員の出向情報添付ファイルを取得する設定を行います。
HRMOSの社員情報に、出向情報添付ファイルがアップロードされていることをご確認ください。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックしてください。
社員IDとファイルIDはそれぞれ取得した値から選択しましょう。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されますよ。
設定したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ6：ファイルをアップロードする
次に4つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Google Driveにファイルをアップロードする設定を行いますよ！
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックしましょう。
格納先のフォルダIDは候補から選択します。
ファイル名は前項で取得した値から選択しましょう。
今回は「添付ファイル名の一覧」を選択しましたが、定型文など自由にカスタマイズできます。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ。
以下のようにファイルの添付方法を設定し、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、Google Driveにはファイルが追加されていますね！
確認し「完了」をクリックしてください。
ステップ7（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
HRMOSの出向情報添付ファイルを自動でGoogle Driveに格納する方法は以上です。
HRMOSを使ったその他の自動化例
HRMOSを中心に人事情報を自動連携することで、採用から入社手続き、契約管理までの業務を効率化できます。
社員情報や障がい者情報をHRMOSから取得してGoogle スプレッドシートやkintoneへ自動反映することで、転記作業や入力ミスを防ぎ、常に最新の情報を管理できます。
HRMOSから障がい者情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
HRMOSに登録されている社員の障がい者情報などを、管理のために手作業で別システムに転記していませんか？このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、重要な個人情報を取り扱う上でのヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HRMOSから特定の障がい者情報を自動で取得し、Google スプレッドシートへスムーズに追加することが可能です。手作業による転記作業をなくし、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSに登録された障がい者情報を手作業で転記・管理している人事担当者の方
- HRMOSのデータを活用し、障がい者雇用に関する集計や報告を自動化したいと考えている方
- 個人情報の転記ミスを防ぎ、より安全かつ効率的な業務フローを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSから障がい者情報を自動で取得し転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHRMOSを選択し、「社員詳細ページから起動」アクションを設定します
- 続けて、オペレーションでHRMOSの「社員の障がい者情報を取得」アクションを設定し、トリガーで指定した社員の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のシートに行として追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSのトリガー設定では、フローボットを起動する対象となる社員詳細ページのURLサンプルを任意で設定してください。また、オペレーションでは情報を取得したい社員のIDを設定することが可能です
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報を追加したいスプレッドシートのIDや、対象となるシート名（タブ名）を任意で設定してください
■注意事項
- HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、HRMOSに社員を登録する
試してみる
■概要
採用活動で新しいメンバーが決定した際、入社手続きに関する連絡をメールで受け取り、その都度HRMOSへ手入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、その内容からAIが自動で社員情報を抽出し、HRMOSへ登録する作業を自動化します。これにより、人事担当者の負担を軽減し、正確で迅速な情報登録を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った入社連絡を、手作業でHRMOSに登録している人事・労務担当者の方
- HRMOSへの社員情報登録における、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- 採用から入社手続きまでのオンボーディングプロセス全体を、自動化によって効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、HRMOSへの社員登録までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、氏名や連絡先などの重要な情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGmailアカウントとHRMOSアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文から社員名や入社日などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHRMOSの「社員を登録」アクションを設定し、AIが抽出した情報を各項目に紐付けて登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「入社手続き依頼」など）を任意に設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、受信したメール本文のどこから、どのような情報（例：氏名、フリガナ、電話番号など）を抽出するかを自由にカスタマイズできます。
- HRMOSに社員を登録するオペレーションでは、AIで抽出した情報を利用して、氏名や部署といった任意の項目に設定することが可能です。
■注意事項
JUST.DBで従業員情報が登録されたらHRMOSに追加する
試してみる
■概要
JUST.DBで従業員情報が登録されたHRMOSに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBを業務で利用している方
・従業員情報の一元管理でJUST.DBを利用している方
・JUST.DBへの従業員情報の登録や更新を担当している方
2.HRMOSを利用して業務を進めている方
・HRMOSで人事評価を担当している方
・HRMOSへの従業員情報の登録を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
HRMOSは人事業務に必要な機能が充実しており、業務の効率化に役立ちます。
しかし、従業員情報の登録は手動で行う必要があり、登録する件数が多い場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、JUST.DBのレコードに従業員情報が登録されるとHRMOSへの追加も自動化することができます。
従業員情報を複数のツールで管理している場合、登録作業における二重入力や登録漏れを防止できるため、作業負担を軽減することが可能です。
また、HRMOSへの従業員情報の登録がシームレスに行われることで人事業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・JUST.DB、HRMOSのそれぞれとYoomを連携させてください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加する
試してみる
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの効率化を図りたい方
・Google Workspaceで管理する従業員データの他のシステムへの連携を検討している方
2. HRMOSを使用して人事労務の管理を行っている企業
・新入社員の情報登録に手間を取られている方
・勤怠管理の準備や労務の手続きをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、HRMOSの社員登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceとの連携およびAI機能（オペレーション）は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・このフローでは、HRMOSにはユーザー登録日が入社日として反映されます。
HRMOSの情報を用いてNDAを作成しGMOサインで送付する
試してみる
■概要
業務委託契約や採用候補者とのやり取りで発生するNDA締結は、手間と時間がかかる業務の一つです。
特にHRMOSで管理している情報を手作業で書類に転記し、GMOサインで送付する作業は、ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Chrome拡張機能を使用したトリガーによって、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
また、HRMOSのトリガー情報からNDAを自動で作成し、GMOサインでの送付までをシームレスに連携できるため、契約業務の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSとGMOサインを利用し、NDA締結業務に手間を感じている人事・法務担当者の方
- 候補者や業務委託先との契約手続きを効率化し、コア業務に集中したい採用担当者の方
- 契約業務の属人化を防ぎ、ペーパーレス化を推進したいと考えている管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSの情報をもとにNDAの作成から送付までが自動化され、手作業での書類作成や情報転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での転記に伴う氏名や住所の入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、契約業務の品質を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOS、GMOサイン、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、Chrome拡張機能トリガーでHRMOSを選択し、「社員詳細ページから起動」を設定し、特定の社員情報を起点にフローを開始させます。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、HRMOSの情報を用いてNDAの雛形から書類を作成します。
- 続いて、GMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定し、API連携の準備をします。
- その後、生成した書類をGMOサインに登録するため、「封筒用文書の登録」アクションを設定します。
- 最後に、GMOサインの「封筒への署名依頼」を設定し、登録した文書を署名依頼先へ自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行する際は、事前に用意した雛形書類を連携し、置換対象の文字列と、HRMOSから取得した置換後の文字列をそれぞれ任意で設定してください。
- GMOサインでアクセストークンを生成するアクションでは、ご自身のGMOサインアカウントのシークレットキーや顧客IDを設定してください。
- GMOサインで文書を登録するアクションでは、認証情報に加えて、前のオペレーションで取得したアクセストークンなどを設定してください。
- GMOサインで署名依頼を送るアクションでは、アクセストークン、封筒名、送信担当者名、文書リスト、自社署名情報などを実際の運用に合わせて設定してください。
■注意事項
HRMOSの社員情報をもとにkintoneへ情報を自動追加する
試してみる
■概要
HRMOSで社員情報を管理しつつ、kintoneでも関連情報を管理している場合、新しい社員が入社するたびに両方のツールへ手入力するのは手間がかかり、入力ミスの原因にもなります。このワークフローは、HRMOSの社員情報を簡単な操作でkintoneに自動で追加するものであり、二重入力といった面倒な転記作業から解放され、人事関連業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSとkintoneの両方で社員情報を管理しており、二重入力の手間をなくしたい方
- 手作業でのデータ移管による入力ミスや、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 人事関連の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSの情報を簡単な操作でkintoneへ自動で追加できるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクローム拡張機能トリガー機能を選択し、HRMOSの社員詳細ページから起動するように設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、HRMOSから取得した情報をkintoneの対応するフィールドにマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneにレコードを追加する際、HRMOSの社員詳細ページから取得したどの情報を、kintoneアプリのどのフィールドに登録するかを任意で設定できます。氏名や部署、入社日など、必要な情報だけを連携させることが可能です。
■注意事項
HRMOSの社員情報ページからZoomでミーティングを作成する
試してみる
■概要
HRMOSに登録された社員情報を見ながら、面談のために手作業でZoomミーティングを作成し、案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員詳細ページからワンクリックでZoomミーティングの作成とメール通知までを自動化できます。HRMOSとZoomを連携させることで、これまで手作業で行っていた一連の業務を効率化し、日程調整にかかる時間を短縮します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSとZoomを併用し、社員との面談調整を手作業で行っている人事担当者の方
- HRMOSの情報を見ながらZoomを発行している人事担当の方
- メンバーとの1on1など、定期的なミーティング設定業務の効率化を検討しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSのページから直接Zoomミーティングを作成できるため、手作業での情報転記やアプリ間の画面往復に費やしていた時間を短縮できます
- ミーティングURLの貼り間違いや参加者情報の入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、「HRMOSの社員詳細ページで起動したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでHRMOSの「社員を検索」アクションを設定し、対象の社員情報を取得します
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにミーティングを作成します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送信する」を設定し、作成したミーティング情報を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの「ミーティングを作成」オペレーションでは、ミーティングの議題やパスワードなどを任意の値で設定したり、HRMOSから取得した社員名を変数として議題に埋め込んだりすることが可能です
- メール送信オペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にHRMOSから取得した社員名や、Zoomで作成されたミーティングURLなどを変数として差し込み、内容を柔軟にカスタマイズできます
■注意事項
HRMOSの雇用契約書をダウンロードして、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
HRMOSで管理している従業員の雇用契約書を、一件ずつ手作業でダウンロードして管理するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。特に、複数の従業員分をまとめて処理する際には、ダウンロード漏れや保存先の間違いといったミスが発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、HRMOSから雇用契約書を自動でダウンロードし、Google Driveの指定フォルダへ格納する一連の業務を自動化できるため、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSで行う雇用契約書のダウンロードやファイル管理を手作業で行っている人事労務担当の方
- HRMOSとGoogle Driveを併用しており、手動での書類連携に非効率を感じている方
- 従業員の入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSの雇用契約書をダウンロードしGoogle Driveに格納する作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや、保存先フォルダの間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な書類管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHRMOSを選択し、「社員詳細ページから起動」を設定します。
- 続いて、オペレーションでHRMOSの「社員の雇用条件を取得」アクションを設定します。
- さらに、同じくHRMOSの「社員の雇用条件通知書・雇用契約書を取得」アクションで対象の書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得したファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSの設定では、トリガーとして起動するページのURLサンプルや、アクションで対象とする社員IDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDやファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- HRMOS、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
クラウドサインで雇用契約が完了したらHRMOSに登録する
試してみる
■概要
新しい従業員の入社手続きでは、複数のSaaSへの情報登録が必要となり、手間がかかりがちです。
特に、クラウドサインで雇用契約を締結した後、その内容をHRMOSに従業員情報として手作業で転記するのは、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの契約完了をきっかけに、HRMOSへの従業員情報の登録までを自動で実行するため、入社手続きを円滑に進められるようになると予想されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとHRMOSを利用した入社手続きを手作業で行っている方
- 雇用契約後の従業員情報の転記作業に時間がかかり、効率化をしたいと考えている方
- 手作業による情報登録での入力ミスをなくし、正確なデータ管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの契約締結をトリガーにHRMOSへの従業員登録が自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ入力が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとHRMOSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、分岐機能を設定し、特定の契約書のみを対象にするなどの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」「書類の添付ファイルを取得」アクションを順に設定します。
- そして、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、取得した契約書ファイルから従業員情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHRMOSの「社員を登録」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングして登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、契約書の種類（例：「雇用契約書」というファイル名を含むなど）に応じて、後続の処理を実行するかどうかを任意に設定できます。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、契約書ファイルから読み取りたい情報（氏名、住所、入社日など）の抽出項目を任意でカスタムできます。
- 「社員を登録」では、前段のオペレーションで取得した契約情報やOCRで抽出した値を変数として引用・設定できます。
■注意事項
- クラウドサインとHRMOSをYoomと連携してください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームから回答が送信されたら、Slackへの通知とHRMOSへの社員登録を自動化する
試してみる
■概要
フォームからの回答をSlackへ通知し、さらにHRMOSへ社員情報を登録するといった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業による情報入力は、時間的な制約だけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でSlackへの通知とHRMOSへの社員登録が実行されるため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した情報を基に、Slackへの通知やHRMOSへの登録を手作業で行っている方
- 社員情報の入力作業における時間的制約やヒューマンエラーの発生にお困りの方
- 複数のSaaS間でのデータ連携を自動化し、より重要なコア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答後のSlack通知とHRMOSへの社員情報登録が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動での情報転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとHRMOSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてYoomのフォームトリガー機能を設定し、「フォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を含めた通知メッセージを送信します。
- 最後に、オペレーションでHRMOSを選択し、「社員を登録する」アクションを設定し、フォームの回答内容に基づいて社員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知先のSlackチャンネルIDや、送信するメッセージの具体的な内容を運用に合わせて任意で設定してください。
- HRMOSの「社員を登録する」アクションでは、登録する社員の姓、名、入社日といった項目を使用するフォームの入力項目と連携するようにカスタマイズしてください。
■注意事項
まとめ
HRMOSとストレージサービスの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた出向関連の契約書などの添付ファイルをダウンロードし、フォルダに格納する作業にかかる手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、人事・労務担当者はファイル管理の煩わしさから解放され、より重要なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化フローの構築は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に設定できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひアカウント登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：出向以外の情報（雇用契約書など）でも応用できますか？
A：
はい、できます。
社員情報から雇用契約書をダウンロードして、お使いのストレージフォルダに格納できます。
以下のフローボットもお試しください。
HRMOSの雇用契約書をダウンロードして、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
HRMOSで管理している従業員の雇用契約書を、一件ずつ手作業でダウンロードして管理するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。特に、複数の従業員分をまとめて処理する際には、ダウンロード漏れや保存先の間違いといったミスが発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、HRMOSから雇用契約書を自動でダウンロードし、Google Driveの指定フォルダへ格納する一連の業務を自動化できるため、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSで行う雇用契約書のダウンロードやファイル管理を手作業で行っている人事労務担当の方
- HRMOSとGoogle Driveを併用しており、手動での書類連携に非効率を感じている方
- 従業員の入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSの雇用契約書をダウンロードしGoogle Driveに格納する作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや、保存先フォルダの間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な書類管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHRMOSを選択し、「社員詳細ページから起動」を設定します。
- 続いて、オペレーションでHRMOSの「社員の雇用条件を取得」アクションを設定します。
- さらに、同じくHRMOSの「社員の雇用条件通知書・雇用契約書を取得」アクションで対象の書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得したファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSの設定では、トリガーとして起動するページのURLサンプルや、アクションで対象とする社員IDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDやファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- HRMOS、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
Q：添付ファイルが存在しない場合、どうなりますか？
A：
以下の通りエラーが表示されてフローボットが停止する場合があります。
その際はHRMOSに出向情報にファイルを添付し、再度お試しください。
Q：保存が完了したらSlackなどに通知できますか？
A：
可能です。その際はSlackなどのチャットツールとアプリ連携し、「メッセージを送信する」アクションを追加してお試し下さい。
