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「HRMOSに登録した出向者の契約書、毎回手作業でダウンロードしてフォルダに保存するのが面倒…」
「ファイル名の付け間違いや、正しいフォルダに保存できているかダブルチェックするのに時間がかかってしまう…」
このように、HRMOS（ハーモス）に登録された出向関連情報の添付ファイル管理に手間や不安を感じていませんか？
そんな不安の解消には、HRMOSに出向情報が登録・更新されたことをきっかけに、添付ファイルを自動的に指定のフォルダへ保管できる仕組みを活用するのがオススメ！
これらの煩わしい手作業から解放され、より戦略的な人事・労務業務に集中する貴重な時間を確保できるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
YoomにはHRMOSに登録された出向情報の添付ファイルを取得する業務フローを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それでは例として、HRMOSの出向情報添付ファイルを自動でGoogle Driveに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[HRMOS]／[Google Drive]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
HRMOSとYoomのマイアプリ連携
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」でHRMOSを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を行ってください。
HRMOSのマイアプリ登録の方法は、下記リンクを確認しましょう。
Google DriveとYoomのマイアプリ連携
マイアプリから「新規接続」を押した後、Google Driveを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録は完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「トリガー」と呼びます。
ここではHRMOSの社員詳細ページから操作し、フローボットが起動する設定をしていきましょう。
詳しくはChrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法もご参照ください。
①はじめにChrome拡張機能をインストールしましょう。
②HRMOSの社員詳細ページを開き、Chrome拡張機能を起動し、「フローボットの作成」をクリックしてください。
③以下の画面に移動するので、今回のフローボットを選択します。
1つ目の工程をクリックしてください。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
起動ページのURLサンプルは、HRMOSの社員詳細ページのリンクを貼り付けてください。
設定したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、HRMOSの社員の出向情報を取得する設定を行いましょう。
HRMOSの社員情報に出向情報が記載されていることをご確認ください。
以下はテスト用です。
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックしてください。
前項で取得した値から、「社員ID」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
この時、「←HRMOSのアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
設定したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功したら以下のように表示されます。
確認し「完了」をクリックしましょう。
次に3つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、社員の出向情報添付ファイルを取得する設定を行います。
HRMOSの社員情報に、出向情報添付ファイルがアップロードされていることをご確認ください。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックしてください。
社員IDとファイルIDはそれぞれ取得した値から選択しましょう。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されますよ。
設定したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
確認し「完了」をクリックしましょう。
次に4つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Google Driveにファイルをアップロードする設定を行いますよ！
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックしましょう。
格納先のフォルダIDは候補から選択します。
ファイル名は前項で取得した値から選択しましょう。
今回は「添付ファイル名の一覧」を選択しましたが、定型文など自由にカスタマイズできます。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ。
以下のようにファイルの添付方法を設定し、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、Google Driveにはファイルが追加されていますね！
確認し「完了」をクリックしてください。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
HRMOSの出向情報添付ファイルを自動でGoogle Driveに格納する方法は以上です。
社員情報や障がい者情報をHRMOSから取得してGoogle スプレッドシートやkintoneへ自動反映することで、転記作業や入力ミスを防ぎ、常に最新の情報を管理できます。
HRMOSとストレージサービスの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた出向関連の契約書などの添付ファイルをダウンロードし、フォルダに格納する作業にかかる手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、人事・労務担当者はファイル管理の煩わしさから解放され、より重要なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化フローの構築は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に設定できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひアカウント登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：出向以外の情報（雇用契約書など）でも応用できますか？
A：
はい、できます。
社員情報から雇用契約書をダウンロードして、お使いのストレージフォルダに格納できます。
以下のフローボットもお試しください。
Q：添付ファイルが存在しない場合、どうなりますか？
A：
以下の通りエラーが表示されてフローボットが停止する場合があります。
その際はHRMOSに出向情報にファイルを添付し、再度お試しください。
Q：保存が完了したらSlackなどに通知できますか？
A：
可能です。その際はSlackなどのチャットツールとアプリ連携し、「メッセージを送信する」アクションを追加してお試し下さい。
