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「ホットプロファイルに登録した日報の内容を、毎日チームに共有するのが手間…」
「メンバーの日報を一つひとつ確認して、要点をまとめるのに時間がかかってしまう…」
このように、営業日報の共有や確認作業に追われ、本来の業務に集中できていないと感じていませんか？
もし、ホットプロファイルに日報が登録されたら、その内容をAIが自動で要約し、指定のチャットツールに素早く通知してくれる仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されます。
さらに、チーム全体の生産性を高め、より価値のある業務に注力する時間を創出できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の報告業務を効率化しましょう！
Yoomにはホットプロファイルに登録された日報を自動で要約する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、ホットプロファイルに日報が登録された際に、その内容をAIが要約し、Microsoft Teamsに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル／Microsoft Teams
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでホットプロファイルと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークン、ドメインを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
まずは「スケジュールトリガー」をクリックします。
今回は、平日の17時にフローボットを実行するよう以下のスケジュールを設定しています。
設定が完了したら、「完了」をクリックします。
【事前準備】
事前準備として、あらかじめホットプロファイルで日報を登録しておきましょう。
この日報が、後続の設定で取得対象となります。
今回は以下のとおり登録しました。
Yoomの操作画面に戻ります。
共有用の日報を取得するため、ホットプロファイルの報告管理データを取得しましょう。
「報告管理を検索」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
ホットプロファイルと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
検索項目
プルダウンから「対応日時の終了」を選択してください。
値
入力欄をクリックして表示される日付タブから、取得したい日報の日時を選択しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で報告管理が検索されるか確認しましょう。
テストに成功すると、ホットプロファイルで該当の報告管理に関する情報が表示されます。
以下の取得した値は、この後のステップで利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
「テキストを生成」をクリックします。
AIによるテキスト生成の設定を行います。
タイトルは任意で変更可能です。
アクションは 「テキストを生成｜5,000文字以内（25タスク）」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認し「次へ」をクリックします。
テキストを生成するアクションは、指示可能なプロンプトの文字数によって消費するタスクが異なります。
プロンプト
AIに生成させたい文章の形式を指定するため、プロンプトを設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでホットプロファイルから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
今回は、このあとのステップでMicrosoft Teamsへ報告を行うため、ホットプロファイルの日報内容を整理・要約するプロンプトを、デフォルトの内容で設定しました。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でテキストが正しく生成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、生成されたテキストが表示されます。
以下の取得した値を利用して、この後のステップでMicrosoft Teamsからメッセージの送信ができます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後の設定です！
前のステップでテキスト生成した値を利用して、Microsoft Teamsでメッセージを送信しましょう。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
チームID
チャネルID
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目をそれぞれ選択しましょう。
メッセージ
送信するメッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすると表示される日付タブや取得した値から、該当の項目を選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じメッセージがMicrosoft Teamsで通知されてしまうので注意が必要です。
なお、Microsoft Teamsではメッセージにメンションを設定することも可能です。
その他の項目もお好みで設定可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功すると、送信されたメッセージの情報が表示されます。
Microsoft Teamsを開いて、指定した内容でメッセージが届いているか確認してみましょう。
今回は下記の通り通知されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、ホットプロファイルに登録された日報の内容からAIが自動でテキストを生成し、Microsoft Teamsに通知できるようになります。
実際にホットプロファイルで日報を登録し、Microsoft Teamsに通知が届くかを確認してみましょう。
新規リードの登録をトリガーに、他システムへの二重登録や広告のコンバージョン計測、ストレージでのフォルダ作成までを自動化。
さらに、商談受注時のタスク作成や、Web会議の要約内容を自動で日報へ登録する仕組みも構築可能です。
入力の手間や漏れをなくし、顧客と向き合う本来の営業活動に集中できる環境を整えましょう。
ホットプロファイルの日報共有を自動化することで、これまで手作業で行っていた日報の転記や要約といった報告業務から解放され、ヒューマンエラーを防ぎながら、チーム内での情報共有を迅速かつ正確に行うことができます。
これにより、マネージャーは部下の活動状況を素早く把握でき、メンバーは報告作業に費やしていた時間を顧客対応などのコア業務に充てられるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：自動化が失敗した場合どうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：通知先をSlackなどに変更できますか？
A：
はい、可能です。
通知先はMicrosoft Teamsに限らず、SlackやGoogle Chatなど、普段利用しているチャットツールへ変更できます。
フローボット内で通知に使用しているアクションを、連携したいツールの「メッセージを送信」「通知を送信」などの通知アクションに置き換えることで、同様の自動通知を実現できます。
Q：日報の内容に応じて処理を分けられますか？
A：
はい、可能です。
「分岐する」オペレーションを設定することで、日報の内容に応じて処理を切り替えられます。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
例えば、日報の本文や題名に「重要」という単語が含まれる場合のみ、マネージャーへ通知し、それ以外は通常の通知先へ送るといった運用が可能です。
分岐条件には、ホットプロファイルから取得できる「題名」「対応内容」「営業担当者」「会社名」などの項目を利用できるため、業務ルールに合わせて柔軟に設定できます。
