ホットプロファイルの日報をAI要約してMicrosoft Teamsに自動通知する
ホットプロファイルの日報をAI要約してMicrosoft Teamsに自動通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
ホットプロファイル
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
ホットプロファイルに蓄積される日報は、チームの状況を把握するための重要な情報源ですが、毎日すべての内容を確認するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてホットプロファイルから自動で日報を取得し、AIが要点をまとめた上でMicrosoft Teamsに通知することが可能です。日々の報告確認業務を効率化し、重要な情報の見逃しを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルに登録される日報の確認に、多くの時間を費やしているマネージャーの方
- 日報の要点をチーム内に自動で共有し、情報連携を円滑にしたいと考えている方
- 手作業での日報確認による、重要な情報の見落としなどのリスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間に日報の要約が自動で届くため、ホットプロファイルを開いて確認する手間を省き、情報収集の時間を短縮できます
- AIが客観的な視点で日報を要約するため、確認漏れや内容の解釈のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎ、報告確認の質を均一化できます
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、日報を取得したい任意の時間を設定します
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「報告管理を検索」アクションを設定し、対象の日報データを取得します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、取得した日報の内容を要約します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定のチャネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーは、日報を確認したいタイミングに合わせて、フローが起動する曜日や時間を任意で設定できます
- ホットプロファイルの検索アクションでは、取得したい日報の対象期間や報告者など、検索項目を任意で設定してください
- AIによるテキスト生成では、取得した日報の情報を引用しつつ、「以下の内容を3つの要点でまとめてください」のように、目的に合わせたプロンプトを任意で設定できます
- Microsoft Teamsへの通知では、メッセージを送るチャネルを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、AIが生成した要約結果などを埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- Microsoft Teams、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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