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「Boxに保存する大量のファイルの内容を、ChatGPTで要約して整理したい…」
「でも、いちいちファイルの内容をコピーしてChatGPTに貼り付けるのは手間がかかるし、件数が増えると対応しきれない…」
このように、クラウドストレージとAIツールを別々に操作することによる非効率性に悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルをアップロードするだけで、その内容をAIが自動的に読み取って要約し、指定の場所に整理してくれる仕組み</span>があればどうでしょうか。
これらの悩みから解放され、情報収集や資料確認にかかる時間を削減し、より迅速な意思決定や分析業務に集中できるようになります。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現でき、日々の定型業務を大きく効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとChatGPTを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとChatGPTのAPIを連携させれば、Boxに格納されたファイルの内容をChatGPTに自動で連携し、要約や分析といった処理を行わせることが可能になります。
これにより、手作業での情報確認や転記作業から解放され、業務のスピードと正確性の向上に繋がります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxに契約書や請求書、議事録などのPDFファイルがアップロードされると、自動でOCRした結果をChatGPTが指定した形式で要約して、Google スプレッドシートに追加する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">これまで一つずつファイルを開いて内容を記録していた作業が不要になり、大量の書類から重要な情報を素早くリスト化して把握できる</span>ため、管理業務の効率化に繋がります。
Webフォームなどからファイル付きの投稿があると、そのファイルを自動でBoxの指定フォルダに格納し、ChatGPTがファイルの内容を要約してNotionデータベースに追加する連携です。
この連携は、フォームへの投稿を起点として一連の処理を自動化するため、<span class="mark-yellow">問い合わせや資料提出の受付から内容の一次確認、情報の管理までを自動化し、担当者の対応漏れや転記ミスを防ぎます。</span>
それでは、さっそく実際にBoxとChatGPTを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとChatGPTの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はBoxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ナビでChatGPTとGoogle スプレッドシートの登録方法をご紹介したため、ここからはBoxのマイアプリ登録方法を解説します。
【Boxのマイアプリ連携】
アプリ一覧画面で検索窓にBoxと入力し、選択します。
以下の画面に遷移したら、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックします。
続いて、Yoomへのアクセス権限の許可画面が表示されます。
アクセス権限の内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上で、Boxのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリに各アプリのアイコンが表示されていれば、連携完了です！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！
ここから「Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加する」フローを設定していきます！
赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。トリガーアクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、「フォルダのコンテンツID」を設定します。
入力バー下の注釈を参照して設定し、「テスト」をクリックしてください。テスト成功の表示を確認後、次の画面に進みましょう。
※エラーが表示される方はこちらをご確認ください。
次の画面に遷移したら、Boxの画面に移ってファイルを格納します。
格納後、Yoomの画面に移って「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。このアウトプットはこの後の設定で活用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
最後に「保存する」をクリックして次の設定に進みましょう！
赤枠部分をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。アクションはそのままで、「次へ」をクリックしてください。
次の画面に移ったら、「コンテンツID」を設定します。
入力欄をクリックして表示されるアウトプットを活用して設定してください。
「テスト」をクリックします。
テストに成功したらアウトプットが表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
[注意事項]
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。
ここでは、「ファイルの添付方法」と「抽出したい項目」を設定します。
「ファイルの添付方法」をプルダウンから選択します。 今回は以下のように設定してください。
「抽出したい項目」は、入力欄下の注釈を参考に、画像・PDFから読み取りたい項目を入力してください。
抽出した内容はアウトプットとして取得でき、この後の設定で使用できます。
使用するAIと言語を任意で設定したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、アウトプットに反映されます。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進んでください。
以下の赤枠をクリックしてください。
[注意事項]
タイトルを任意で編集し、連携するアカウント情報を確認します。
アクションは変更せず、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を入力します。
「メッセージ内容」は、先ほど取得したアウトプットを引用することができます。
アウトプットは入力欄をクリックすると表示されます。
ここでは、ChatGPTでテキスト生成するための情報（指示）を入力しましょう。今回は以下のように設定しましたが、自由に設定してください。
他の項目は任意で入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ここで取得したアウトプットの値を次のステップで使用します！
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
データベースのアプリや実行アクションは変更せず、画面を下にスクロールしましょう！
データベース連携の項目は、入力欄下の部分を参照して設定しましょう。
「スプレッドシートID」や「タブ名」はボックスをクリックして表示される「候補」から選択できます。
注意点として、レコードを追加するためにはヘッダがテーブル範囲内に含まれている必要があります。設定後、「次へ」をクリックしましょう！
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:F」にしました。
次の画面で、レコードを追加する設定を行います。
各項目には入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して設定してください。
※以下は、「会議名」の項目にOCRの設定で取得したアウトプットを引用した例です。
「議事録内容の要約」の項目には、先ほどChatGPTの設定で取得したアウトプットを引用してください。
「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートにデータが追加されているはずなので確認してみましょう！
無事に反映されましたね。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押しましょう！ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回はBoxからChatGPTへデータを連携する方法をご紹介しましたが、ChatGPTとBoxを他の用途で連携することも可能です。
もし該当する業務があれば、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailで「問い合わせ」や「日報」といった特定のキーワードを含むメールを受信した際に、そのメール本文をChatGPTが自動で要約し、生成されたテキストファイルをBoxの指定フォルダに格納します。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">大量の受信メールの中から重要なものだけを抽出し、その概要をチームで共有するプロセスを自動化できる</span>ため、情報共有の迅速化と見落とし防止に繋がります。
Outlookで報告書やレポートなどのファイルが添付されたメールを受信すると、添付ファイルの内容をChatGPTが自動で読み取って要約し、その結果をGoogle スプレッドシートに記録してBoxに保存する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">様々な担当者から送られてくる報告書類の整理・保管作業を自動化し、必要な情報をすぐに参照しやすくなります。</span>
BoxやChatGPTのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてください！
フォームアプリと連携すれば、回答に添付されたファイルを指定のフォルダに自動保存できます。
手作業で保存する業務を削減できるため、ファイル管理での人為的ミスを削減したいときは、簡単に設定できる以下のテンプレートがおすすめです。
データベースと連携することで、レコードの内容を1クリックで要約することができます。
これにより、手作業で要約を生成する手間を削減できるため、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
BoxとChatGPTを連携することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの確認、内容のコピー＆ペースト、要約、そして他ツールへの転記といった一連の作業を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は大量のドキュメントから情報の要点を素早く把握して次のアクションに繋げることができ、本来注力すべき分析や企画といったコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携処理がエラーになった場合はどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
Q：要約の精度や形式を調整できますか？
A：はい、可能です。
Yoomではフロー内でChatGPTに渡すプロンプトを自由に設定できるため、要約の長さや文体、形式を指定することができます。
例えば「箇条書きでまとめる」「文章を簡潔にする」「重要ポイントだけ抽出する」といった要望に応じて調整可能です。
また、プロンプトを工夫することで、PDFや画像の内容に合わせた柔軟な出力をすることもできます。
Q：この連携にかかる具体的な料金の目安は？
A：このフローは Yoomのチームプランから利用可能で、毎月のタスク上限は10,000件となっています。
Boxに格納したファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約し、Google スプレッドシートに追加する一連の処理では、1回の起動につき少なくとも8タスクを消費する点にご注意ください。
利用規模によって費用が変動するため、詳しい料金は Yoomの料金ページ をご確認いただけます。
また、要約に利用するChatGPTについては、別途API利用料が発生し、詳細は OpenAIの料金ページをご参照ください。
全体のコストは、処理回数とAPI使用量に応じて変動します。
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