Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した契約書や請求書の内容を、都度確認して手作業で転記するのは手間がかかる作業です。また、手作業による転記では、入力ミスや要約内容のばらつきといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイル格納をきっかけに、OCRによる文字抽出、ChatGPTによる要約、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに格納した請求書や契約書の内容を手作業で転記、管理している方
- OCRやChatGPTを活用して、書類の要約やデータベース化を効率化したい方
- 複数のツールをまたぐ定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから転記までが自動化されるため、書類内容の確認や要約作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや要約内容の抜け漏れを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」のアクションを設定します。
- オペレーションでBoxのファイルダウンロードアクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- オペレーションでChatGPTを設定し、抽出したテキストを要約するように指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの行を追加するアクションを設定し、生成された要約内容を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定で、対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Boxからファイルをダウンロードするアクションでは、ダウンロード対象のコンテンツIDを指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFから抽出したい項目を自由に指定することが可能です。
- ChatGPTのメッセージ内容を編集し、要約の形式や内容を指示することで、目的に応じたテキストを生成します。
- Google スプレッドシートへの追加先として、対象のスプレッドシートIDやテーブル範囲を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Box、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「Boxに保存する大量のファイルの内容を、ChatGPTで要約して整理したい…」
「でも、いちいちファイルの内容をコピーしてChatGPTに貼り付けるのは手間がかかるし、件数が増えると対応しきれない…」
このように、クラウドストレージとAIツールを別々に操作することによる非効率性に悩んでいませんか？
もし、Boxにファイルをアップロードするだけで、その内容をAIが自動的に読み取って要約し、指定の場所に整理してくれる仕組みがあればどうでしょうか。
これらの悩みから解放され、情報収集や資料確認にかかる時間を削減し、より迅速な意思決定や分析業務に集中できるようになります。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現でき、日々の定型業務を大きく効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとChatGPTを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した契約書や請求書の内容を、都度確認して手作業で転記するのは手間がかかる作業です。また、手作業による転記では、入力ミスや要約内容のばらつきといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイル格納をきっかけに、OCRによる文字抽出、ChatGPTによる要約、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに格納した請求書や契約書の内容を手作業で転記、管理している方
- OCRやChatGPTを活用して、書類の要約やデータベース化を効率化したい方
- 複数のツールをまたぐ定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから転記までが自動化されるため、書類内容の確認や要約作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや要約内容の抜け漏れを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」のアクションを設定します。
- オペレーションでBoxのファイルダウンロードアクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- オペレーションでChatGPTを設定し、抽出したテキストを要約するように指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの行を追加するアクションを設定し、生成された要約内容を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定で、対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Boxからファイルをダウンロードするアクションでは、ダウンロード対象のコンテンツIDを指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFから抽出したい項目を自由に指定することが可能です。
- ChatGPTのメッセージ内容を編集し、要約の形式や内容を指示することで、目的に応じたテキストを生成します。
- Google スプレッドシートへの追加先として、対象のスプレッドシートIDやテーブル範囲を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Box、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxとChatGPTを連携してできること
BoxとChatGPTのAPIを連携させれば、Boxに格納されたファイルの内容をChatGPTに自動で連携し、要約や分析といった処理を行わせることが可能になります。
これにより、手作業での情報確認や転記作業から解放され、業務のスピードと正確性の向上に繋がります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加する
Boxに契約書や請求書、議事録などのPDFファイルがアップロードされると、自動でOCRした結果をChatGPTが指定した形式で要約して、Google スプレッドシートに追加する連携です。
この仕組みにより、これまで一つずつファイルを開いて内容を記録していた作業が不要になり、大量の書類から重要な情報を素早くリスト化して把握できるため、管理業務の効率化に繋がります。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Boxに保存した契約書や請求書の内容を、都度確認して手作業で転記するのは手間がかかる作業です。また、手作業による転記では、入力ミスや要約内容のばらつきといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイル格納をきっかけに、OCRによる文字抽出、ChatGPTによる要約、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに格納した請求書や契約書の内容を手作業で転記、管理している方
- OCRやChatGPTを活用して、書類の要約やデータベース化を効率化したい方
- 複数のツールをまたぐ定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから転記までが自動化されるため、書類内容の確認や要約作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや要約内容の抜け漏れを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」のアクションを設定します。
- オペレーションでBoxのファイルダウンロードアクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- オペレーションでChatGPTを設定し、抽出したテキストを要約するように指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの行を追加するアクションを設定し、生成された要約内容を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定で、対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Boxからファイルをダウンロードするアクションでは、ダウンロード対象のコンテンツIDを指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFから抽出したい項目を自由に指定することが可能です。
- ChatGPTのメッセージ内容を編集し、要約の形式や内容を指示することで、目的に応じたテキストを生成します。
- Google スプレッドシートへの追加先として、対象のスプレッドシートIDやテーブル範囲を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Box、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームからファイルが送信されたら、Boxにファイルを格納後、ChatGPTで内容を要約しNotionに追加する
Webフォームなどからファイル付きの投稿があると、そのファイルを自動でBoxの指定フォルダに格納し、ChatGPTがファイルの内容を要約してNotionデータベースに追加する連携です。
この連携は、フォームへの投稿を起点として一連の処理を自動化するため、問い合わせや資料提出の受付から内容の一次確認、情報の管理までを自動化し、担当者の対応漏れや転記ミスを防ぎます。
フォームからファイルが送信されたら、Boxにファイルを格納後、ChatGPTで内容を要約しNotionに追加する
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■概要
フォームから送信されるファイル管理に、手間や時間を取られていませんか。一つ一つファイルを開いて内容を確認し、ストレージに保存してから要約を作成する、といった一連の作業は、本来の業務を圧迫する要因になりがちです。このワークフローは、フォーム送信をトリガーに、Boxへのファイル格納、ChatGPTによる内容の要約、そしてNotionへの情報集約までを自動化します。ChatGPTとBoxを連携させることで、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームから受け取ったファイルの管理や整理に課題を感じている方
- BoxとChatGPTを連携させ、情報収集や要約作成を自動化したいと考えている方
- Notionを活用して、チームや個人でのナレッジ・情報管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からファイル保存、要約、情報転記までの一連の流れを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します
- 手動での転記作業が不要になるため、入力ミスや情報の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、ChatGPT、NotionをYoomと連携します
- トリガーで、フォームトリガーを設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、フォームで受信したファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します
- 続いて、オペレーションのOCR機能で、アップロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、抽出したテキスト内容を要約するよう設定します
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、生成した要約などを指定のデータベースにレコードとして追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ファイル添付欄はもちろん、テキスト入力欄などの項目を任意で追加・編集できます
- Boxのアクションでは、ファイルのアップロード先フォルダを固定のフォルダにしたり、フォームの回答内容に応じて動的に変更したりといった設定が可能です
- OCR機能では、読み取りたいファイルの種類や、抽出したい項目などを任意で設定できます
- ChatGPTへ指示を出すプロンプトは自由にカスタマイズでき、OCR機能で抽出したテキストを変数として組み込むことも可能です
- Notionのアクションでは、レコードを追加したいデータベースを指定し、各項目にどの情報を紐付けるかを柔軟に設定できます
■注意事項
- Box、ChatGPT、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxとChatGPTの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとChatGPTを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとChatGPTの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はBoxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Box、ChatGPT、Google スプレッドシートをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定およびChatGPTやGoogle スプレッドシートなどのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Boxに保存した契約書や請求書の内容を、都度確認して手作業で転記するのは手間がかかる作業です。また、手作業による転記では、入力ミスや要約内容のばらつきといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイル格納をきっかけに、OCRによる文字抽出、ChatGPTによる要約、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに格納した請求書や契約書の内容を手作業で転記、管理している方
- OCRやChatGPTを活用して、書類の要約やデータベース化を効率化したい方
- 複数のツールをまたぐ定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから転記までが自動化されるため、書類内容の確認や要約作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや要約内容の抜け漏れを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」のアクションを設定します。
- オペレーションでBoxのファイルダウンロードアクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- オペレーションでChatGPTを設定し、抽出したテキストを要約するように指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの行を追加するアクションを設定し、生成された要約内容を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定で、対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Boxからファイルをダウンロードするアクションでは、ダウンロード対象のコンテンツIDを指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFから抽出したい項目を自由に指定することが可能です。
- ChatGPTのメッセージ内容を編集し、要約の形式や内容を指示することで、目的に応じたテキストを生成します。
- Google スプレッドシートへの追加先として、対象のスプレッドシートIDやテーブル範囲を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Box、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：Box・ChatGPT・Google スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ナビでChatGPTとGoogle スプレッドシートの登録方法をご紹介したため、ここからはBoxのマイアプリ登録方法を解説します。
【Boxのマイアプリ連携】
アプリ一覧画面で検索窓にBoxと入力し、選択します。
以下の画面に遷移したら、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックします。
続いて、Yoomへのアクセス権限の許可画面が表示されます。
アクセス権限の内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上で、Boxのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリに各アプリのアイコンが表示されていれば、連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した契約書や請求書の内容を、都度確認して手作業で転記するのは手間がかかる作業です。また、手作業による転記では、入力ミスや要約内容のばらつきといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイル格納をきっかけに、OCRによる文字抽出、ChatGPTによる要約、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに格納した請求書や契約書の内容を手作業で転記、管理している方
- OCRやChatGPTを活用して、書類の要約やデータベース化を効率化したい方
- 複数のツールをまたぐ定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから転記までが自動化されるため、書類内容の確認や要約作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや要約内容の抜け漏れを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」のアクションを設定します。
- オペレーションでBoxのファイルダウンロードアクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- オペレーションでChatGPTを設定し、抽出したテキストを要約するように指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの行を追加するアクションを設定し、生成された要約内容を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定で、対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Boxからファイルをダウンロードするアクションでは、ダウンロード対象のコンテンツIDを指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFから抽出したい項目を自由に指定することが可能です。
- ChatGPTのメッセージ内容を編集し、要約の形式や内容を指示することで、目的に応じたテキストを生成します。
- Google スプレッドシートへの追加先として、対象のスプレッドシートIDやテーブル範囲を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Box、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Boxのトリガー設定
最初の設定です！
ここから「Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加する」フローを設定していきます！
赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。トリガーアクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、「フォルダのコンテンツID」を設定します。
入力バー下の注釈を参照して設定し、「テスト」をクリックしてください。テスト成功の表示を確認後、次の画面に進みましょう。
※エラーが表示される方はこちらをご確認ください。
次の画面に遷移したら、Boxの画面に移ってファイルを格納します。
格納後、Yoomの画面に移って「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。このアウトプットはこの後の設定で活用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
最後に「保存する」をクリックして次の設定に進みましょう！
ステップ4：Boxからファイルをダウンロードする設定
赤枠部分をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。アクションはそのままで、「次へ」をクリックしてください。
次の画面に移ったら、「コンテンツID」を設定します。
入力欄をクリックして表示されるアウトプットを活用して設定してください。
「テスト」をクリックします。
テストに成功したらアウトプットが表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：OCRでの読み取り設定
赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
[注意事項]
- OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
- YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」：画像・PDFから文字を読み取る
- 「アクション」：【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）
※アクションは、読み取りたい文字数やタスク数に応じて選択してください。タスクについては、こちらをご確認ください。
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。
ここでは、「ファイルの添付方法」と「抽出したい項目」を設定します。
「ファイルの添付方法」をプルダウンから選択します。 今回は以下のように設定してください。
「抽出したい項目」は、入力欄下の注釈を参考に、画像・PDFから読み取りたい項目を入力してください。
抽出した内容はアウトプットとして取得でき、この後の設定で使用できます。
使用するAIと言語を任意で設定したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、アウトプットに反映されます。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進んでください。
ステップ6：ChatGPTを使ってテキスト生成する設定
以下の赤枠をクリックしてください。
[注意事項]
- ChatGPTを使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。
詳細は、こちらをご確認ください。
タイトルを任意で編集し、連携するアカウント情報を確認します。
アクションは変更せず、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を入力します。
「メッセージ内容」は、先ほど取得したアウトプットを引用することができます。
アウトプットは入力欄をクリックすると表示されます。
ここでは、ChatGPTでテキスト生成するための情報（指示）を入力しましょう。今回は以下のように設定しましたが、自由に設定してください。
他の項目は任意で入力してください。
-
ロール：「ユーザー」「システム」「アシスタント」から選択
※ロールはユーザーと対話する際にChatGPTがどのような立場から回答を出力するか役割を決める項目です。
-
temperature・最大トークン：枠下の説明を確認の上、直接入力
-
モデル：候補から選択
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ここで取得したアウトプットの値を次のステップで使用します！
ステップ7：Google スプレッドシートにレコードを追加する
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
データベースのアプリや実行アクションは変更せず、画面を下にスクロールしましょう！
データベース連携の項目は、入力欄下の部分を参照して設定しましょう。
「スプレッドシートID」や「タブ名」はボックスをクリックして表示される「候補」から選択できます。
注意点として、レコードを追加するためにはヘッダがテーブル範囲内に含まれている必要があります。設定後、「次へ」をクリックしましょう！
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:F」にしました。
次の画面で、レコードを追加する設定を行います。
各項目には入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して設定してください。
※以下は、「会議名」の項目にOCRの設定で取得したアウトプットを引用した例です。
「議事録内容の要約」の項目には、先ほどChatGPTの設定で取得したアウトプットを引用してください。
「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートにデータが追加されているはずなので確認してみましょう！
無事に反映されましたね。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押しましょう！ここまでお疲れ様でした！
ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
ChatGPTとBoxを他の用途で連携したい場合
今回はBoxからChatGPTへデータを連携する方法をご紹介しましたが、ChatGPTとBoxを他の用途で連携することも可能です。
もし該当する業務があれば、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する
Gmailで「問い合わせ」や「日報」といった特定のキーワードを含むメールを受信した際に、そのメール本文をChatGPTが自動で要約し、生成されたテキストファイルをBoxの指定フォルダに格納します。
この連携を活用することで、大量の受信メールの中から重要なものだけを抽出し、その概要をチームで共有するプロセスを自動化できるため、情報共有の迅速化と見落とし防止に繋がります。
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する
試してみる
■概要
日々受信する大量のメールの中から重要な情報を探し出し、内容を把握して整理する作業に手間を感じていませんか。特に、ChatGPTやBoxを活用していても、手作業での情報の転記や保存が業務を非効率にしているケースは少なくありません。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をChatGPTで自動的に要約し、結果をBoxへ格納します。面倒な手作業をなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTとBoxを連携させ、日々の情報収集や管理を自動化したいと考えている方
- Gmailで受信する問い合わせや通知メールの確認・整理に多くの時間を費やしている方
- チーム内での情報共有のため、メールの内容を手動で要約し転記する作業をなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにChatGPTでの要約からBoxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのコピー＆ペーストや要約作業が不要になるため、情報の転記ミスや要約内容のブレといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの本文を要約します
- 次に、書類発行機能の「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションで、要約内容を記載したファイルを作成します
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意の内容にカスタマイズできます
- ChatGPTのアクションでは、テキストを生成するためのプロンプト（指示文）を自由に編集でき、メールの件名や本文などを変数として利用可能です
- 書類発行機能では、出力するGoogle スプレッドシートの雛形を任意のものに変更でき、ChatGPTの生成結果などの情報をシート内の好きな箇所に設定できます
- Boxへのアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダを指定したり、ファイル名にメールの受信日時といった変数を含めたりすることが可能です
■注意事項
- Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Outlookでファイルを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する
Outlookで報告書やレポートなどのファイルが添付されたメールを受信すると、添付ファイルの内容をChatGPTが自動で読み取って要約し、その結果をGoogle スプレッドシートに記録してBoxに保存する連携です。
これにより、様々な担当者から送られてくる報告書類の整理・保管作業を自動化し、必要な情報をすぐに参照しやすくなります。
Outlookでファイルを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する報告書や資料など、添付ファイルの確認と整理に手間を感じていませんか。一つ一つファイルを開いて内容を把握し、要約して所定の場所に保存する作業は、時間もかかり重要な業務を圧迫する一因になりがちです。このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルの内容をChatGPTが自動で要約し、指定のBoxフォルダへ格納します。ChatGPTとBoxを連携させることで、こうした定型業務を自動化し、情報管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る添付ファイルの確認・整理作業を効率化したいと考えている方
- 手作業での要約作成やファイル管理に、手間やヒューマンエラーのリスクを感じている方
- ChatGPTとBoxを連携させ、情報共有やナレッジ蓄積のプロセスを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけで、添付ファイルの要約作成からBoxへの格納までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存し忘れや、要約内容の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能でダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- ChatGPTのアクションを設定し、抽出したテキストを基に要約を生成させます。
- 書類発行機能のアクションで、用意したGoogle スプレッドシートの雛形に、生成した要約テキストを出力します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、出力された書類を任意のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無だけでなく、ファイル形式や送信元メールアドレスなど、前段で取得した情報をもとに後続処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
- OCR機能では、読み取るファイルの中から、どの箇所のテキストを抽出するかを任意で指定することが可能です。
- ChatGPTにテキストを生成させるためのプロンプトは自由にカスタマイズでき、メールの件名や本文など前段で取得した情報を変数としてプロンプトに含めることも可能です。
- 書類発行機能では、アウトプットに使用するGoogle スプレッドシートのテンプレートを任意で設定でき、生成された要約などをどのセルに出力するかを指定できます。
- Boxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダやファイル名を、固定値だけでなく前段で取得した情報を変数として設定することもできます。
■注意事項
- Outlook、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
BoxやChatGPTを使ったその他の自動化例
BoxやChatGPTのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてください！
Boxを使った便利な自動化例
フォームアプリと連携すれば、回答に添付されたファイルを指定のフォルダに自動保存できます。
手作業で保存する業務を削減できるため、ファイル管理での人為的ミスを削減したいときは、簡単に設定できる以下のテンプレートがおすすめです。
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが追加されたらBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Asanaで新しいタスクを作成するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手動で作成していませんか。
この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトにタスクが追加されたタイミングで、Boxに指定したフォルダが自動で作成されるため、正確性の高いデータ管理を実現できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとBoxを利用しており、手作業での情報連携に非効率を感じている方
- プロジェクト管理において、タスクと関連資料の紐付けを徹底したい方
- 手作業によるミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaへのタスク追加をトリガーにBoxのフォルダが自動生成されるため、これまでフォルダ作成に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスを防ぎ、タスクと資料の管理におけるヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、フォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成する際、フォルダ名としてAsanaのトリガーで取得したタスク名やIDなどの情報を動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、Salesforceのレコードに自動登録する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた顧客関連のファイルを、都度Salesforceの該当レコードに手作業で登録していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、登録漏れや紐付けミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、Salesforceに自動でレコードが作成され、ファイルが紐付けられます。
面倒なファイル管理と顧客情報更新の手間から解放され、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSalesforce間で発生する、手作業でのファイル登録業務を効率化したい方
- ファイルの登録漏れや顧客情報との紐付けミスといった、ヒューマンエラーを防ぎたい方
- 営業担当者やカスタマーサポートの、ファイル管理に関する負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードをきっかけにSalesforceへのレコード登録とファイル紐付けが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのデータ入力やファイル添付作業が不要になることで、登録ミスや紐付け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定します。
- 続けて、Salesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、Salesforceの「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」アクションを設定します。
- 最後に、Salesforceの「ファイルとレコードを紐付ける」アクションで、作成したレコードとアップロードしたファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する際、ファイルのコンテンツIDには、トリガーである「フォルダにファイルがアップロードされたら」で取得した動的な値を設定してください。
- Salesforceの各アクションを設定する際に、ユーザー自身のSalesforceマイドメインURLを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなります。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
試してみる
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
Tallyで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する
試してみる
■概要
オンラインフォームのTallyで集めた申込情報やアンケート結果を、手作業で書類にまとめていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォームが送信されたタイミングで、その内容を元にしたPDFを自動で作成しBoxに保存するため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyで収集した情報を元に、手作業で申込書や報告書を作成している方
- 書類作成からBoxでのファイル管理までを効率化したいバックオフィス担当者の方
- 手作業によるデータの転記ミスや、ファイルの保存漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyへのフォーム送信をきっかけに、書類作成からBoxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ転記やファイルアップロード作業が不要になるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TallyとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ作成したテンプレートにTallyのフォーム情報を反映させ、PDFとして出力します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのファイルアップロードのアクションにて、保存先となるフォルダを任意で指定してください。案件別や月別など、管理方法に合わせたフォルダに自動で格納することが可能です。
■注意事項
- BoxとTallyのそれぞれとYoomを連携してください。
ChatGPTを使った便利な自動化例
データベースと連携することで、レコードの内容を1クリックで要約することができます。
これにより、手作業で要約を生成する手間を削減できるため、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをSlackに通知する
試してみる
■概要
Asanaで期日が今日までのタスクを自動的に取得し、ChatGPTで生成したメッセージをSlackに通知するワークフローです。この連携により、チームメンバー全員が重要な締め切りを見逃すことなく、効率的に業務を進められます。YoomのAPI連携やAI機能を活用して、日常のタスク管理をよりスムーズに実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaを活用してプロジェクト管理を行っており、期日の管理を自動化したい方
- Slackでのコミュニケーションを強化し、重要なタスクの通知を効率化したいチームリーダー
- ChatGPTを利用してメッセージの内容を自動生成し、通知の質を向上させたい方
- 業務フローの自動化を目指し、Yoomを使って様々なSaaSアプリを連携させたいIT担当者
- リモートワーク環境で、チーム全体のタスク管理と情報共有を円滑に進めたい企業の管理者
■このテンプレートを使うメリット
- タスク管理の自動化により、手動での確認作業を削減することができます。
- ChatGPTによるメッセージ生成で、通知内容が一貫して分かりやすくなります。
- Slackへの自動通知で、チーム全体への情報共有が迅速に共有することが期待です。
■概要
Yoomデータベースの特定のレコード情報をもとにChatGPTで文章を生成し、生成された文章をデータベースに格納します。
データベースからフローボットを一括起動することで、メール文面やサイト用の記事などの様々な文章を一括作成することが可能です。
■設定方法
・ChatGPTとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・データベーストリガー「レコードを選択して起動」で該当のデータベース情報を設定してください。
・ChatGPTの「メール文面を要約」で、要約するテキストなどを設定してください。
・Yoomデータベースの「レコードを追加する」というオペレーションで、ChatGPTから生成された文章をもとに、対象のデータベースや格納する列情報を設定してください。
・該当のデータベースからレコードをチェックボックスなどで指定して、フローボットを起動することで利用可能です。
■注意事項
・ChatGPTとの連携設定が必要です。
・ChatGPTの設定情報（プロンプトなど）を任意の値に変更してご利用ください。
・データベースに生成した文章を格納する列を事前に用意してください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をChatGPTで作成してSlackに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームから届くお問い合わせへの返信文作成に、毎回時間を要していませんか。内容を把握し、適切な文章を作成する作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を元にChatGPTが返信文案を自動で作成し、Slackに通知します。これにより、問い合わせ対応の初動を効率化し、担当者の作業負荷を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたお問い合わせへの一次対応を効率化したい方
- ChatGPTを活用して、返信文作成などの定型的なタスクを自動化したい方
- Slackを中心としたコミュニケーションの中で、問い合わせ管理を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答を基に返信文案が自動生成されるため、文面作成に費やしていた時間を短縮できます。
- ChatGPTが生成した文案を元に対応することで、担当者ごとの表現のばらつきを抑え、応対品質の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、ChatGPT、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、フォームの回答内容を基に文章を作成するよう指示します
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、ChatGPTが生成した内容を任意のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携するフォームや取得する回答項目を任意で設定してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、生成したい文章のトーン＆マナーなどをプロンプトで細かく指定でき、Googleフォームから取得した回答内容を変数として埋め込めます。
- Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージを任意で設定できるほか、本文に固定テキストや、前段のフローで取得した情報を変数として自由に組み合わせることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Slack、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Zoomミーティング終了後、ChatGPTで議事録を作成し参加者にメール送信する
試してみる
■概要
Zoomでのオンライン会議後、議事録の作成や参加者への共有に手間がかかっていませんか？重要な業務でありながら、文字起こしや要約、メール作成といった一連の作業は時間がかかり、コア業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、ChatGPTが議事録を自動で作成し、参加者へメール送信までを行うため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
- 会議内容の迅速な共有と、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- ChatGPTなどのAIを活用し、日々の業務効率化を推進したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議後の議事録作成からメールでの共有までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 文字起こしから要約、メール送信までをシステムが担うため、聞き間違いや共有漏れといった人的ミスを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングの詳細情報を取得する」アクションを設定し、参加者などの情報を取得します。
- 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 続いて、YoomのAI機能である「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
- 次に、ChatGPTの「テキストを生成する」アクションを設定し、文字起こしされた内容を要約して議事録を作成します。
- 最後に、Yoomの「メールを送る」アクションで、作成された議事録をミーティング参加者へ自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomの音声文字起こし機能では、処理の精度や特性に応じて、利用するAIモデルを任意で設定することが可能です。
- メール送信のアクションでは、件名や本文の内容、送信先を自由にカスタマイズしたり、議事録以外のファイルを添付したりすることもできます。
■注意事項
- Zoom、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
受信メールの内容をChatGPTで要約してSlackに送信
試してみる
◼️概要
受信したメールの内容をChatGPTを用いて要約し、指定のSlackチャンネルに送信します。
◼️設定方法
1.Slack、ChatGPTそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.ChatGPTのオペレーションで、連携アカウントなどの設定を行ってください。
3.Slackのオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
4.メールトリガー設定したメールアドレス宛にメールが届くとフローボットが起動します。
◼️注意事項
・ChatGPT、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDやChatGPTへの指示内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
BoxとChatGPTを連携することで、これまで手作業で行っていたファイルの確認、内容のコピー＆ペースト、要約、そして他ツールへの転記といった一連の作業を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、担当者は大量のドキュメントから情報の要点を素早く把握して次のアクションに繋げることができ、本来注力すべき分析や企画といったコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携処理がエラーになった場合はどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
Q：要約の精度や形式を調整できますか？
A：はい、可能です。
Yoomではフロー内でChatGPTに渡すプロンプトを自由に設定できるため、要約の長さや文体、形式を指定することができます。
例えば「箇条書きでまとめる」「文章を簡潔にする」「重要ポイントだけ抽出する」といった要望に応じて調整可能です。
また、プロンプトを工夫することで、PDFや画像の内容に合わせた柔軟な出力をすることもできます。
Q：この連携にかかる具体的な料金の目安は？
A：このフローは Yoomのチームプランから利用可能で、毎月のタスク上限は10,000件となっています。
Boxに格納したファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約し、Google スプレッドシートに追加する一連の処理では、1回の起動につき少なくとも8タスクを消費する点にご注意ください。
利用規模によって費用が変動するため、詳しい料金は Yoomの料金ページ をご確認いただけます。
また、要約に利用するChatGPTについては、別途API利用料が発生し、詳細は OpenAIの料金ページをご参照ください。
全体のコストは、処理回数とAPI使用量に応じて変動します。
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