Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、Salesforceのレコードに自動登録する

■概要

Boxにアップロードされた顧客関連のファイルを、都度Salesforceの該当レコードに手作業で登録していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、登録漏れや紐付けミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、Salesforceに自動でレコードが作成され、ファイルが紐付けられます。
面倒なファイル管理と顧客情報更新の手間から解放され、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとSalesforce間で発生する、手作業でのファイル登録業務を効率化したい方
• ファイルの登録漏れや顧客情報との紐付けミスといった、ヒューマンエラーを防ぎたい方
• 営業担当者やカスタマーサポートの、ファイル管理に関する負担を軽減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードをきっかけにSalesforceへのレコード登録とファイル紐付けが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのデータ入力やファイル添付作業が不要になることで、登録ミスや紐付け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定します。
5. 続けて、Salesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたファイルを指定します。
6. 次に、Salesforceの「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」アクションを設定します。
7. 最後に、Salesforceの「ファイルとレコードを紐付ける」アクションで、作成したレコードとアップロードしたファイルを紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する際、ファイルのコンテンツIDには、トリガーである「フォルダにファイルがアップロードされたら」で取得した動的な値を設定してください。
• Salesforceの各アクションを設定する際に、ユーザー自身のSalesforceマイドメインURLを任意で設定してください。

■注意事項

• Box、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなります。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍