Outlookでファイルを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する

■概要

Outlookで受信する報告書や資料など、添付ファイルの確認と整理に手間を感じていませんか。一つ一つファイルを開いて内容を把握し、要約して所定の場所に保存する作業は、時間もかかり重要な業務を圧迫する一因になりがちです。このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルの内容をChatGPTが自動で要約し、指定のBoxフォルダへ格納します。ChatGPTとBoxを連携させることで、こうした定型業務を自動化し、情報管理を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取る添付ファイルの確認・整理作業を効率化したいと考えている方
• 手作業での要約作成やファイル管理に、手間やヒューマンエラーのリスクを感じている方
• ChatGPTとBoxを連携させ、情報共有やナレッジ蓄積のプロセスを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するだけで、添付ファイルの要約作成からBoxへの格納までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの保存し忘れや、要約内容の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでファイルをダウンロードします。
5. 次に、OCR機能でダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. ChatGPTのアクションを設定し、抽出したテキストを基に要約を生成させます。
7. 書類発行機能のアクションで、用意したGoogle スプレッドシートの雛形に、生成した要約テキストを出力します。
8. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、出力された書類を任意のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
• 分岐機能では、添付ファイルの有無だけでなく、ファイル形式や送信元メールアドレスなど、前段で取得した情報をもとに後続処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• OCR機能では、読み取るファイルの中から、どの箇所のテキストを抽出するかを任意で指定することが可能です。
• ChatGPTにテキストを生成させるためのプロンプトは自由にカスタマイズでき、メールの件名や本文など前段で取得した情報を変数としてプロンプトに含めることも可能です。
• 書類発行機能では、アウトプットに使用するGoogle スプレッドシートのテンプレートを任意で設定でき、生成された要約などをどのセルに出力するかを指定できます。
• Boxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダやファイル名を、固定値だけでなく前段で取得した情報を変数として設定することもできます。

■注意事項

• Outlook、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。