■概要
日々受信する大量のメールの中から重要な情報を探し出し、内容を把握して整理する作業に手間を感じていませんか。特に、ChatGPTやBoxを活用していても、手作業での情報の転記や保存が業務を非効率にしているケースは少なくありません。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をChatGPTで自動的に要約し、結果をBoxへ格納します。面倒な手作業をなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTとBoxを連携させ、日々の情報収集や管理を自動化したいと考えている方
- Gmailで受信する問い合わせや通知メールの確認・整理に多くの時間を費やしている方
- チーム内での情報共有のため、メールの内容を手動で要約し転記する作業をなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにChatGPTでの要約からBoxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのコピー＆ペーストや要約作業が不要になるため、情報の転記ミスや要約内容のブレといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの本文を要約します
- 次に、書類発行機能の「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションで、要約内容を記載したファイルを作成します
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意の内容にカスタマイズできます
- ChatGPTのアクションでは、テキストを生成するためのプロンプト（指示文）を自由に編集でき、メールの件名や本文などを変数として利用可能です
- 書類発行機能では、出力するGoogle スプレッドシートの雛形を任意のものに変更でき、ChatGPTの生成結果などの情報をシート内の好きな箇所に設定できます
- Boxへのアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダを指定したり、ファイル名にメールの受信日時といった変数を含めたりすることが可能です
■注意事項
- Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
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