■概要
フォームから送信されるファイル管理に、手間や時間を取られていませんか。一つ一つファイルを開いて内容を確認し、ストレージに保存してから要約を作成する、といった一連の作業は、本来の業務を圧迫する要因になりがちです。このワークフローは、フォーム送信をトリガーに、Boxへのファイル格納、ChatGPTによる内容の要約、そしてNotionへの情報集約までを自動化します。ChatGPTとBoxを連携させることで、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームから受け取ったファイルの管理や整理に課題を感じている方
- BoxとChatGPTを連携させ、情報収集や要約作成を自動化したいと考えている方
- Notionを活用して、チームや個人でのナレッジ・情報管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からファイル保存、要約、情報転記までの一連の流れを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します
- 手動での転記作業が不要になるため、入力ミスや情報の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、ChatGPT、NotionをYoomと連携します
- トリガーで、フォームトリガーを設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、フォームで受信したファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します
- 続いて、オペレーションのOCR機能で、アップロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、抽出したテキスト内容を要約するよう設定します
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、生成した要約などを指定のデータベースにレコードとして追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ファイル添付欄はもちろん、テキスト入力欄などの項目を任意で追加・編集できます
- Boxのアクションでは、ファイルのアップロード先フォルダを固定のフォルダにしたり、フォームの回答内容に応じて動的に変更したりといった設定が可能です
- OCR機能では、読み取りたいファイルの種類や、抽出したい項目などを任意で設定できます
- ChatGPTへ指示を出すプロンプトは自由にカスタマイズでき、OCR機能で抽出したテキストを変数として組み込むことも可能です
- Notionのアクションでは、レコードを追加したいデータベースを指定し、各項目にどの情報を紐付けるかを柔軟に設定できます
■注意事項
- Box、ChatGPT、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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