フォームからファイルが送信されたら、Boxにファイルを格納後、ChatGPTで内容を要約しNotionに追加する

■概要

フォームから送信されるファイル管理に、手間や時間を取られていませんか。一つ一つファイルを開いて内容を確認し、ストレージに保存してから要約を作成する、といった一連の作業は、本来の業務を圧迫する要因になりがちです。このワークフローは、フォーム送信をトリガーに、Boxへのファイル格納、ChatGPTによる内容の要約、そしてNotionへの情報集約までを自動化します。ChatGPTとBoxを連携させることで、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームから受け取ったファイルの管理や整理に課題を感じている方
• BoxとChatGPTを連携させ、情報収集や要約作成を自動化したいと考えている方
• Notionを活用して、チームや個人でのナレッジ・情報管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からファイル保存、要約、情報転記までの一連の流れを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します
• 手動での転記作業が不要になるため、入力ミスや情報の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Box、ChatGPT、NotionをYoomと連携します
2. トリガーで、フォームトリガーを設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします
3. 次に、オペレーションでBoxを選択し、フォームで受信したファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します
4. 続いて、オペレーションのOCR機能で、アップロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、抽出したテキスト内容を要約するよう設定します
6. 最後に、オペレーションでNotionを選択し、生成した要約などを指定のデータベースにレコードとして追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、ファイル添付欄はもちろん、テキスト入力欄などの項目を任意で追加・編集できます
• Boxのアクションでは、ファイルのアップロード先フォルダを固定のフォルダにしたり、フォームの回答内容に応じて動的に変更したりといった設定が可能です
• OCR機能では、読み取りたいファイルの種類や、抽出したい項目などを任意で設定できます
• ChatGPTへ指示を出すプロンプトは自由にカスタマイズでき、OCR機能で抽出したテキストを変数として組み込むことも可能です
• Notionのアクションでは、レコードを追加したいデータベースを指定し、各項目にどの情報を紐付けるかを柔軟に設定できます

■注意事項

• Box、ChatGPT、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。